Dobré riadenie kancelárie je dobré pre vaše zdola
1. Vytvorte rutiny riadenia kancelárií a držte sa ich.
Rutinné úlohy vyžadujú rutinné postupy, ak chcete zostať organizované a udržať veci plynulé.
Nastavte rutiny pre manipuláciu s papierovaním a kancelárskymi systémami. Napríklad, ak je to možné, každý kus papiera, ktorý prichádza do vašej kancelárie, by mal byť spracovaný raz, konal a podal - nie náhodne nahromadený na stole. Podobne by mali byť uprednostňované digitálne komunikácie, ako napríklad e-maily, a ak je to možné, mali by sa okamžite konať alebo by mali byť označené na účely budúcej akcie.
Kancelárske systémy, vrátane stolných počítačov, notebookov, súborových serverov, multifunkčných tlačiarní a mobilných zariadení, budú vyžadovať administratívne aj núdzové postupy. Keď systém zlyhá alebo počítačové zariadenia zlyhávajú, všetci vo vašej kancelárii musia vedieť, kto volá a čo robiť (napríklad sa pokúsiť vyriešiť problém sami). Prečítajte si 3 kroky na ochranu vašich kritických obchodných údajov.
2. Stanovte jasne vymedzené povinnosti.
Správna správa kancelárií závisí od toho, že ľudia vedia, kto je zodpovedný za to, čo - ľudia, ktorí sú zodpovední, ktorí robia veci.
Čo by sa napríklad stalo, keby kúpenie vašej malej firmy vykonávalo ktokoľvek kedykoľvek? Mohli by ste nájsť papier na tlačiareň, keď ste to potrebovali? Uvedenie jednej osoby zodpovednej za objednávanie všetkého vybavenia a spotrebného materiálu vyrieši problém a udrží veci plynulé. Majú zamestnanci zaslať e-mailom určenú osobu akékoľvek žiadosti o dodávky alebo poslať ručne písaný zoznam na viditeľnom mieste, kde ľudia môžu pridať to, čo potrebujú.
Je to rovnaké pri správe (počítačových) systémov. Musíte mať jednu osobu zodpovednú za bezpečnosť vašich počítačových systémov a sledovanie vecí, ako sú účty, heslá a softvér. Použitie systémov založených na cloudových riešeniach pre kancelárske aplikácie, účtovný softvér a ukladanie dát je ideálne riešenie pre malé podniky, ale stále musíte mať dôveryhodnú osobu pridelenú na vykonávanie administratívnych úloh, ako je pridávanie / odstraňovanie používateľov, prideľovanie povolení atď.
3. Zachovať záznamy - a aktualizovať vaše obchodné záznamy.
Uchovávanie záznamov znie ako najjednoduchšia časť správneho vedenia kancelárie - kým neuvažujete o potrebe uchovávať tieto záznamy tak, aby boli prístupné a aktualizované. Ale prvé pravidlo, že ste dobrým správcom kancelárie, vám pomôže získať úchop; aktualizovať záznamy kancelárskej rutiny. Keď získate nového zákazníka alebo klienta, napríklad trvá iba chvíľu, kým ho zadáte do svojej databázy kontaktov. Potom to bude trvať len ďalšiu minútu, kým aktualizujete záznam potom, čo ste s ním hovorili v telefóne.
(Všimnite si tiež, že väčšina jurisdikcií má zákony o ochrane osobných údajov, ktoré regulujú spracovanie informácií o zákazníkoch.)
4. Prejdite sa po svojej kancelárii a posaďte sa.
Je vaša kancelária príkladom správy priestoru alebo nedostatku priestoru?
Keď prechádzate kanceláriou, musíte sa obísť okolo prekážok alebo riskovať, že niečo prekročíte?
Keď sedíte pri stole, môžete tam skutočne pohodlne pracovať? Sú veci logicky usporiadané tak, aby veci, ktoré by ste najviac používali pri stole, sú najbližšie k ruke?
V dnešnej dobe sa do kancelárií veľa stalo, od tlačiarní cez skrinky . Kvôli dobrému kancelárskemu manažmentu musíte mať istotu, že všetky veci v kancelárii sú usporiadané pre maximálnu efektivitu - a maximálnu bezpečnosť. Základy dizajnu malých alebo domácich kancelárií poskytujú tipy na bezpečné uspokojenie potreby napájania, osvetlenia a ventilácie kancelárskych priestorov .
5. Naplánujte únavnú prácu.
Je to príliš jednoduché odložiť veci, ktoré sa vám nepáči a väčšina podnikateľov nemá úlohy, ako je podanie , zasielanie a prijímanie, alebo účtovníctvo - dokonca aj kancelárií.
Bohužiaľ kancelária, podobne ako kuchyňa, nebude dobre fungovať bez toho, aby sa robili.
Ak ste majiteľ malého podniku, ktorý nie je schopný priradiť to, čo považujete za nudnú alebo nepríjemnú prácu niekomu inému, núťte sa, aby ste sa k nemu dostávali pravidelne tým, že plánujete každý týždeň na to. Vezmite si napríklad ráno alebo popoludní, a strávte to studenými hovormi , vrátením neprioritných e-mailových otázok, zverejnením sociálnych médií , dobiehaním účtov alebo aktualizáciou záznamov.
6. Delegovať a zadávať.
V perfektnom svete by všetci robili to, čo má čas a robili dobre. Keďže svet nie je dokonalý, namiesto toho veľa ľudí robí veci, ktoré nemajú čas ani talent, aby sa im dobre darilo.
Delegovanie a outsourcing môže zlepšiť nielen správu kancelárií malého podniku, ale aj to, aby ste sa mohli sústrediť na svoje talenty, a tým aj zlepšiť svoju základňu. Pomoc na čiastočný úväzok alebo virtuálny asistent môže byť schopná zvládnuť mnohé z vašich administratívnych alebo kancelárskych úloh. Viac informácií o delegovaní nájdete v časti Rozhodnutie delegovať .
7. Uprednostniť podnikové plánovanie.
Mnoho majiteľov malých podnikov trávi svojimi dňami konať a reagovať - a potom sa čuduje, prečo sa zdá, že rotujú svoje kolesá. Podnikové plánovanie je dôležitou súčasťou správneho kancelárskeho riadenia a musí byť súčasťou bežnej rutiny riadenia kancelárií.
Úspešní majitelia malých podnikov trávia každý týždeň čas na plánovanie podnikania a mnohí používajú denné obchodné plánovacie zasadnutia ako nástroj na stanovenie cieľov a rast.
Táto príručka podnikového plánovania je skvelým základným prvkom pre prípravu vášho podnikateľského plánovania. stanovuje rámec podnikateľského plánovania pre vaše malé firmy a poskytuje zdroje na všetko, od napísania vyhlásenia o vízii prostredníctvom pravidiel na stanovenie obchodných cieľov .
Ak máte zamestnancov, zapojte ich do podnikateľského plánovania , či už formálne alebo neformálne.
Budete milovať rozdiel
Nedovoľte, aby chaos zasahoval do podnikania. Akonáhle začnete uplatňovať tieto sedem princípov dobrého riadenia kancelárií, budete ohromení rozdielom v správnom riadení kancelárií - a oveľa viac podnikania, ktoré robíte.
Pozri tiež:
Prečo je Cloud Computing ideálny pre malé firmy