Riadenie dobrých obchodných záznamov znamená zníženie daňového stresu
Ale kým väčšina z nás definitívne považuje riadenie obchodných záznamov za prácu a má tendenciu dávať nízku prioritu, dobré riadenie záznamov nielenže uľahčuje náš pracovný život, ale môže nám dať skutočnú stresovú úľavu v daňovom období.
Tu je to, čo môžete urobiť, aby sa správa záznamov ľahko:
1. Udržiavajte svoju firmu a osobné výdavky osobitné
Znie to jednoducho, nie? Ale toto je tá časť správy záznamov, ktorá vyháňa väčšinu ľudí. Ak si napríklad vyberiete potenciálneho klienta na golfové ihrisko, je to osobný náklad alebo obchodné náklady? (Odpoveď je osobná, pretože zelené poplatky nie sú odpočítateľnými nákladmi na podnikanie.) Vozidlá, ktoré používate z osobných aj obchodných dôvodov, sú ďalším trvalým problémom. Potrebujete vedieť, čo sa kvalifikuje ako legitímne obchodné náklady a čo nie, a uistite sa, že vaše obchodné záznamy to odrážajú presne.
2. Získajte dostatočnú dokumentáciu pre všetky obchodné výdavky
Mnohí podnikatelia robia chybu, keď si myslia, že "zoznamy" sú dosť dobré na účely správy záznamov. Napríklad majú zoznam nákupov vo svojich výpisoch z kreditných kariet a myslia si, že je to dosť dobré, pokiaľ ide o nárokovanie týchto nákupov ako obchodných výdavkov.
Nanešťastie, CRA (Agentúra pre príjmy v Kanade) je náročnejšia. Neprijímajú výpisy z kreditnej karty alebo zrušené šeky ako dostatočnú dokumentáciu výdavkov, ak by sa zvyčajne vydávala faktúra alebo potvrdenie . IRS je viac odpúšťajúca a ak chýba účtenka, vo všeobecnosti prijíma výpisy z kreditnej karty a zrušuje šeky ako dôkaz o nárokoch na výdavky.
Pokiaľ ide o vedenie záznamov, je potrebné mať na pamäti dva body:
a) Vždy dostanete potvrdenie . Získajte zvyk požiadať o potvrdenie vždy, keď uskutočníte nákup - bez ohľadu na to, aké malé. Aj malé náklady sa zvyšujú a potrebujete dokumentáciu pre vaše obchodné záznamy.
b) V prípade potreby uveďte svoje príjmy . Stále sú okolo seba podniky, ktoré vydávajú príjmy, ktoré nemajú na nich nič okrem dátumu, kedy bola položka zakúpená a koľko to stojí - čo nie je veľmi užitočné, keď hľadáte na potvrdenie, ktoré sa snaží zistiť, čo predmetná položka bola a na ktorú kategóriu podnikových výdavkov zapadá.
Keď dostanete potvrdenie , pozrite sa na neho a napíšte chýbajúce / relevantné informácie na ňom, napríklad to, na čom je doklad o príjme a kategóriu výdavkov.
3. Získajte samostatný bankový účet pre vaše podnikanie
Zatiaľ čo poplatky za účty obchodných bánk sú notoricky vysoké v porovnaní s osobnými účtami, obchodný bankový účet je absolútne nevyhnutný na dobré riadenie obchodných záznamov. Obchodný bankový účet vám pomáha udržať vaše obchodné a osobné výdavky samostatné. Všetky obchodné príjmy uložíte na firemný účet a všetky výdavky súvisiace s podnikaním alebo platby odoberiete iba z firemného účtu.
Aký druh obchodného bankového účtu by ste mali dostať? Účtovný účet - najlepšie ten, ktorý vám poskytuje mesačné výpisy a vráti vaše zrušené šeky.
Firemné kontroly pomáhajú zjednodušiť správu vašich záznamov, pretože môžete použiť poznámku na prednej strane každej šeky, aby ste dokumentovali obchodný účel nákladov.
4. Používajte a používajte samostatnú kreditnú kartu na prevádzkové výdavky
Použitie vašich osobných kreditných kariet na obchodné účely vás okamžite prepustí do rekordného manažmentu. Podniková kreditná karta značne zjednodušuje správu vašich obchodných záznamov tým, že pomáha udržať vaše osobné a obchodné výdavky samostatné. (To tiež pomáha, aby vaše podnikanie vyzeralo viac profesionálne.)
5. Uchovávajte záznam o kilometroch vášho služobného cestovania
Ak používate ktorékoľvek z vašich vozidiel na obchodné účely , protokol najazdených kilometrov bude veľkou pomocou pri riadení záznamov.
Všimnite si najazdené kilometre na počítadle kilometrov na začiatku roka a potom zadajte najazdené kilometre podľa dátumu pri každom použití vozidla na obchodné účely. Udržiavanie záznamu o najazdených kilometroch v odkladacej schránke vozidla vám to uľahčí. Ak máte viac ako jedno vozidlo, ktoré používate na obchodné účely, v každom z nich uchováva protokol o najazdených kilometroch.
6. Uchovávajte všetky svoje obchodné záznamy pre konkrétny daňový rok spolu
Ak máte svoje obchodné záznamy rozptýlené po celom svete, je to skutočné časové zmietnutie, pokiaľ ide o účtovníctvo alebo príprava daní , a organizovanie vášho systému riadenia obchodných záznamov vo fiškálnom roku vám uľahčí hľadanie obchodných záznamov, ktoré potrebujete, keď potrebujete ne.
7. Udržujte svoje obchodné záznamy na správnu dĺžku času
Z nejakého dôvodu sa zdá, že je veľa zmätok o tom, ako dlho musíte mať svoje obchodné záznamy . Na daňové účely: "ak podáte svoju návratnosť včas, uchovávajte svoje záznamy najmenej šesť rokov po skončení daňového roka, na ktorý sa vzťahujú." Toto šesťročné obdobie začína od posledného používania obchodných záznamov, nie od času, kedy došlo k transakcii.
V prípade daňových priznaní v USA "uchovávajte záznamy 3 roky odo dňa, kedy ste podali svoj pôvodný výkaz alebo 2 roky od dátumu, kedy ste zaplatili daň, podľa toho, čo nastane neskôr, ak po podaní žiadosti o vrátenie podáte žiadosť o úver alebo vrátenie platby. po dobu 7 rokov, ak podáte nárok na stratu z bezcenných cenných papierov alebo zrážky z nedobytných pohľadávok. "
8. Účtovný softvér uľahčuje
Svojím jednoduchým používaním, dostupnosťou z mobilných zariadení a nízkymi nákladmi môžu súčasné balíky účtovníckych softvérových malých podnikov založené na oblakoch značne zjednodušiť správu záznamov . Za približne 10 dolárov / mesiac dodávatelia softvéru, ako napríklad FreshBooks a Zoho, ponúkajú základné balíky pre začínajúcich podnikateľov vhodné pre nezávislých a samostatných vlastníkov vrátane fakturácie , sledovania výdavkov a jednoduchého výkazníctva. Premýšľajte o výhodách, ako napríklad faktúra odoslať priamo z vášho smartfónu, fotografovanie obdarovaného dokladu s klientom a zaznamenanie ako výdavky alebo sledovanie fakturovaného času pomocou zabudovaného časovača.
Týchto osem vecí, ktoré môžete urobiť, aby ste spravili správu vašich záznamov, nie sú ťažké. Podobne ako veľa administratívnych záležitostí súvisiacich s riadením podnikania, vyžadujú len zriadenie dobrých návykov a vytrvalosti. Ak však teraz použijete tieto pravidlá a budete pokračovať, uvidíte obrovský rozdiel v ďalšom daňovom období a vaše účtovanie bude jednoduchšie po celý rok.