Majte si systém podania!
Je veľmi dôležité venovať čas organizovaniu systému podávania. Zatiaľ čo každý by rád mal bezpapierovú kanceláriu , skutočnosťou je, že mnohé malé podniky stále potrebujú ukladať papierové dokumenty, ako sú faktúry , potvrdenia atď., A mali by ich ľahko získať, ak je to potrebné.
Správne podávanie správ je obzvlášť dôležité; neexistujúci alebo špinavý archivačný systém môže pridávať dni mimoriadneho úsilia v oblasti dane z príjmov, pretože nechcete vynechať daňové odpočty z dôvodu chýbajúcich príjmov.
A ak vaše podnikanie niekedy podlieha auditu a nie ste schopní predložiť požadované dokumenty na podporu svojich výdavkov, vaše sťažnosti budú s najväčšou pravdepodobnosťou odmietnuté a vaše daňové priznanie opätovne posúdené .
Ako vlastník malej firmy potrebujete rýchlo a ľahko pracovať na stole . Aj keď nastavenie systému podávania papiera znie ťažko, je to pomerne jednoduchá úloha, ktorú možno uľahčiť niekoľkými tipmi a trikami.
Ako usporiadať systém podávania
(1) Posedieť si na svojom stole za pár minút a zistiť, kam inštinktívne hľadáte veci.
Mám zásuvku napravo od mojej pracovnej stanice. Keď som prvýkrát nastavil svoj systém podávania, nemal som v ňom nič. Keď by som hľadal perá, papierové klipsy alebo moje zošívačka, bolo by to prvé miesto, na ktorom by som sa pozrel, hoci som vedel, že je prázdna. Prirodzene som do tej zásuvky položil perá, papierové klipsy a zošívačku. Pre mňa to bol prírodný domov pre tieto veci.
Každý sa k tomu bude zaoberať inak a to, čo funguje pre jednu osobu, nemusí pracovať pre inú osobu. Vezmite si pár minút na sedenie na primárnom pracovnom priestore a oslovte zariadenie, zásoby a súbory. To vám pomôže vytvoriť ideálne miesto pre podanie týchto položiek pre vás osobne.
(2) Teraz, keď viete, kde budete prirodzene hľadať informácie, musíte určiť, či abecedný, numerický alebo subjektový systém podania bude pre vás najlepšie.
Ako zorganizujete svoju dokumentáciu do kategórií podania (napr. Výdavky, finančné, marketingové )?
Ako nájdete obchodné náklady súvisiace s papierovaním, ako sú výpisy z bánk, účty za účty, výdavky na úradné výdavky, záznamy o kilometroch vozidla atď.? A čo informácie o zákazníkoch - hľadáte veci podľa mena klienta? Podľa referenčného čísla? Toto je kritický krok, pretože určuje, ako budete rozmiestniť svoj systém podávania. Keď určíte, ktoré kategórie budete používať, rozhodnite sa, či potrebujete ísť ďalej a vytvoriť podkategórie. Robte to predtým, než si kúpite čokoľvek pre váš systém podávania.
(3) Ďalej zhruba určite potreby skladovania.
Máte veľký počet súborov, ku ktorým pristupujete denne? Máte prístup k súborom len týždenne? Odpovede určia, či potrebujete držiak na pracovnú plochu, dvoma zásuvkovými skrinkami v blízkosti pracovného stola alebo štyri zásuvkové priehradky v miestnosti.
Vyberte si pozorne. Povoľte rast pri pohľade na kartotéky - kúpte si niečo, čo by vyhovovalo dvom súborom, ktoré si myslíte, že teraz budete mať. Tým sa obmedzí počet prípadov, kedy budete musieť využiť a reorganizovať systém podávania.
(4) Investujte do dobrého systému označovania pre jasnosť a ľahký prístup.
Byť schopný čítať štítky súborov je zrejmé, ale jasnosť pri označovaní vám ušetrí viac času, než si dokážete predstaviť.
Väčšina spoločností, ktoré vytvárajú štítky, poskytuje šablóny, ktoré sa integrujú s najpopulárnejším softvérom na spracovanie textu. Možno budete chcieť zvážiť jeden z malých systémov tvorby štítkov, ktoré teraz môžu vytlačiť aj jednotlivé poštové štítky. Položky, ktoré vykonávajú dvojité dane, sú zvyčajne múdre investície.
(5) Teraz ste pripravení k nákupu zložiek súborov.
Najlepšou investíciou je zakúpenie farebných závesných priečinkov (uistite sa, že sú súčasťou balenia plastových štítkov) a obyčajných priečinkov súborov manila. Farebné visiace priečinky sú najlepšie z dvoch dôvodov:
- sú ľahko dostupné
- uľahčujú rozpoznanie kategórií
Napríklad, ak vložíte všetky klientske súbory do žltých visiacich priečinkov, finančné informácie v modrých priečinkoch a všetko, čo súvisí s marketingom v červených priečinkoch, môžete ľahko vidieť zhruba tam, kde by ste mali hľadať konkrétny súbor.
Jednoduché je najlepšie
Princíp KISS sa týka nastavenia podávacieho systému, ktorý je ľahko použiteľný a ľahko sa pestuje. Majte to jednoduché miláčik! Široké kategórie tém vám umožnia ľahko pridať nové súbory, ktoré rastú, a eliminuje potrebu pravidelne aktualizovať alebo reorganizovať systém podávania.
Zjednodušenie takisto uľahčí integráciu papierových a digitálnych súborov do vášho celkového systému správy dokumentov .
Choďte bezpapierové, ak je to možné
Ak sa pokúšate skonsolidovať svoju firmu a posunúť sa na "kanceláriu bez papiera", môžete skenovať výdavky a uložiť ich spolu s ostatnými digitálnymi účtovnými informáciami. Niektoré z novších aplikácií na účtovníctvo založené na aplikácii Cloud umožňujú toto mobilné aplikácie, ktoré vám umožnia získať doklad o výdavkoch na mobilnom telefóne a zaznamenať ho za behu (pozrite Najlepší softvér pre kanadské malé firmy ).
Majte na pamäti, že kópie na papieri alebo digitálne obrázky výdavkov sú všeobecne prijateľné pre agentúru pre daňové priznanie v Kanade (CRA) za predpokladu, že sú jasne čitateľné. Ak tomu tak nie je, CRA môže požadovať, aby sa počas auditu alebo rutinnej žiadosti o dokumentáciu nachádzali originálne papierové dokumenty, aby sa originály vždy uchovávali v predpísanej lehote. (Viac informácií nájdete v článku Ako dlho mám uchovávať svoje obchodné záznamy? )