Tipy na správu súborov pre digitálne súbory
Okrem ukladania dokumentov lokálne na stolných počítačoch, prenosných počítačoch alebo mobilných zariadeniach čoraz viac podnikov využíva cloud pre základné podnikové aplikácie a ukladanie súborov. (Pozrite sa, prečo je Cloud Computing ideálny pre malé podniky a 5 nevýhody Cloud Computingu. )
Ďalšou komplikáciou problému ukladania je potreba mnohých podnikov zdieľať dokumenty medzi zamestnancami .
V rámci kancelárie sa to spravidla dosahuje použitím súborového servera alebo sieťového pripojeného úložného zariadenia (NAS). Ak je požadovaný zdieľaný mobilný prístup, dokumenty môžu byť uložené v cloude a zdieľané priradením prístupových práv. Výsledkom toho môže byť nočná mora pre správu súborov s niektorými osobnými dokumentmi uloženými v cloude a niektorými lokálne a dokonca aj jednotlivými dokumentmi uloženými iba na jednom mieste alebo druhom.
Organizácia je kľúčom k elektronickému spravovaniu súborov
Tam, kde sú dokumenty uložené, je dôležité, aby boli organizované a aktuálne. Cieľom elektronického spravovania súborov je zabezpečiť, aby ste našli to, čo hľadáte, a to aj vtedy, ak ho hľadáte roky po jeho vytvorení.
Väčšina ľudí v podnikaní bola naraz prítomná v trápnej pozícii, keď telefonovala zákazníkom a nebola schopná rýchlo nájsť relevantnú faktúru alebo iné dôležité dokumenty pre zákazníkov.
Rovnako nepríjemné je, že sa na konci roka pokúša nájsť dokumenty týkajúce sa firemných účtov pre účtovníka alebo dokonca horšie, daňovník .
Správna organizácia digitálnych dokumentov je obzvlášť dôležitá v zdieľanom prostredí - ak jeden z vašich zamestnancov chýba (dočasne alebo natrvalo!), Mali by ste byť schopní ľahko nájsť všetky dokumenty vytvorené alebo spravované touto osobou.
(Všimnite si, že prípadná strata problémov s údajmi s nespokojnými odchádzajúcimi zamestnancami je ďalším dôvodom na ochranu vašich obchodných údajov. Pozri 6 Pravidiel ochrany obchodných údajov ).
Tieto tipy pre správu súborov vám pomôžu udržiavať prístup k súborom:
1. Použite predvolené priečinky inštalácie pre programové súbory.
Pri inštalácii aplikačných programov použite predvolené umiestnenie súborov. V systéme Windows sa podľa súborov konvenčných aplikácií nachádzajú v adresári (Drive Letter:) -> Program Files. Inštalácia aplikácií na inom mieste je mätúca a zbytočná.
2. Jedno miesto pre všetky dokumenty.
Umiestnite všetky dokumenty do jednej zložky "root". Pre jedného používateľa v prostredí systému Windows je predvoleným umiestnením priečinok Dokumenty.
V prostredí zdieľania súborov sa pokúste robiť to isté. Vytvorte jednoduchý koreňový priečinok (nazývaný napríklad "Zdieľané dokumenty") a uložte všetky dokumenty do podadresárov v koreňovom priečinku. Jednoduché umiestnenie všetkých elektronických dokumentov uľahčuje vyhľadávanie a spúšťanie záloh a archívov.
3. Vytvorte priečinky v logickej hierarchii.
Toto sú zásuvky počítačovej schránky, takpovediac. Použite jednoduchý jazyk, aby ste pomenovali svoje priečinky; nechcete sa pozerať na tento zoznam priečinkov v budúcnosti a premýšľate nad tým, čo znamená "TFK" alebo akúkoľvek inú zaujímavú skratku, ktorú ste vymysleli.
4. Nest zložky v priečinkoch.
Vytvorte ďalšie zložky v rámci týchto hlavných priečinkov podľa potreby. Napríklad zložka s názvom " Faktúry " môže obsahovať priečinky s názvom "2018", "2017" a "2016". Priečinok s názvom pre klienta môže obsahovať priečinky "údaje o zákazníkoch" a "korešpondencia". Cieľom je mať každý súbor v priečinku, a nie mať vymenované množstvo siroty.
Nevytvárajte však zložité, hlboko vrstvené zložkové štruktúry. Kdekoľvek je to možné, použite opisné názvy súborov.
5. Dodržujte konvencie pomenovania súborov.
Niektoré operačné systémy (napríklad Unix) nepovoľujú medzery v názvoch súborov alebo priečinkov, preto sa to vyhnite, ak sa zmení vaše počítačové prostredie. Namiesto toho použite znaky podčiarknutia ako oddeľovač (napr. Doe_John_Proposal.doc.) Iné znaky ako /? <> \: * | "^ sú tiež zakázané v názvoch súborov alebo priečinkov pod Windows.
Použite popisné názvy súborov na ľahkú identifikáciu a vyhľadávanie, ale nepúšťajte cez palubu - názvy súborov / ciest majú obmedzenia dĺžky, ktoré sa líšia medzi operačnými systémami. V systéme Windows je maximálna maximálna dĺžka cesty pre súbor (napr. Písmeno jednotky + názvy priečinkov + názov súboru) je 260 znakov. Ak je to možné, používajte bežné skratky, napríklad Jan pre január alebo Corp for Corporation.
6. Byť špecifický.
Dávajte elektronické súbory logické, špecifické názvy a ak je to možné, uveďte dátumy v názvoch súborov. Cieľom pri pomenovávaní súborov je byť schopný rozpoznať, o čom je súbor, bez nutnosti otvárania a prezerania. Takže ak je dokumentom list od zákazníka, ktorý mu pripomína, že platba je oneskorená, zavolajte mi niečo ako "overdue_20180115"; skôr ako niečo ako "list". Ako zistíte, kto je list bez otvorenia?
Ak zdieľate súbory prostredníctvom e-mailu alebo prenosných zariadení, možno budete chcieť, aby názov súboru obsahoval konkrétnejšie informácie, pretože informácie o priečinku nebudú súčasťou zdieľaného súboru. Ak je napríklad dokument umiestnený v priečinku Dokumenty \ Faktúry \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc a súbor je zdieľaný alebo odoslaný e-mailom, všetok príjemca uvidí Doe_John_20170416.doc a nemusí byť schopný povedať, že súbor je zákazníkom faktúry bez otvorenia.
7. Súbor, ako idete.
Najlepší čas na odoslanie dokumentu je, keď ho najskôr vytvoríte. Získajte preto zvyk používať dialógové okno "Uložiť ako" na uloženie dokumentu a jeho pomenovanie, a to na prvom mieste.
8. Objednajte svoje súbory pre vaše pohodlie.
Ak sú zložky alebo súbory, ktoré používate veľa, vynúte ich do hornej časti zoznamu súborov tým, že ich premenujete na! alebo AA na začiatku názvu súboru.
9. Pravidelne odstraňujte súbory.
Niekedy je to zrejmé ako v príklade priečinka s názvom "Faktúry" vyššie. Ak tomu tak nie je, nechajte svoje priečinky prehľadné vymazaním starých súborov.
Neodstraňujte súbory súvisiace s podnikaním, pokiaľ si nie ste úplne istí, že súbor nikdy nebudete potrebovať. Namiesto toho vo svojej hlavnej zbierke zložiek pod koreňovou zložkou vytvorte priečinok s názvom "Starý" alebo "Neaktívny" a presuňte do nej staré súbory, keď ich narazíte.
( Ako dlho musíte mať obchodné záznamy pre CRA alebo IRS?) Vysvetľuje, ako dlho musíte mať obchodné záznamy na splnenie daňových povinností.)
10. Zálohujte súbory pravidelne.
Či už kopírujete súbory na inú jednotku alebo na pásku, je dôležité nastaviť a dodržiavať pravidelný režim zálohovania. Pozrite si 3 kroky k úspešnému zálohovaciemu systému .
Dobrý manažment súborov umožňuje nájsť to, čo chcete ľahko
Správa elektronických dokumentov by mala byť súčasťou celkovej stratégie správy dokumentov pre vaše podnikanie. Správny plán správy dokumentov by mal zahŕňať všetky aspekty manipulácie s dokumentmi vrátane ukladania, vyhľadávania, zálohovania a zabezpečenia.
Vyhľadávacia funkcia je úžasná vec, ale nikdy sa nezhoduje s ľahkosťou, že môžete ísť priamo do priečinka alebo súboru. Ak sledujete tieto tipy na správu súborov dôsledne, aj keď neviete, kde je niečo, viete, kde to má byť - obrovská výhoda, pokiaľ ide o nájdenie toho, čo hľadáte. Dobré postupy správy súborov vám ušetria čas a peniaze .