Uistite sa, že vyhovuje vašim súčasným a budúcim potrebám
Ale pretože budete často používať svoj účtovný softvér , je dôležité zabezpečiť, aby ste vybrali účtovný softvér, ktorý je správny pre vašu firmu a vaše potreby.
Je prístupný pre mobilné zariadenia?
Malý podnikateľský účtovný softvérový trh objavil cloud computing veľkým spôsobom. Väčšina novších dodávateľov, ako sú FreshBooks a Zoho, neponúka verzie pre stolné počítače a tradičný predajca, ako je Intuit (QuickBooks), migroval na internet svoj softvér na stolný počítač a riadil svojich zákazníkov na fakturáciu založenú na predplatnom. Niektorí dodávatelia stále ponúkajú desktopové alebo hybridné verzie desktopov / cloudov.
Online verzie sú ideálne pre mobilných používateľov. Okrem podpory najbežnejšie používaných webových prehliadačov ponúkajú zvyčajne iPhone / iPad a aplikácie pre Android, čo je ideálne pre zasielanie faktúr a zadávanie informácií o výdavkoch bez ohľadu na to, kde sa nachádzate.
Je to vhodné pre vaše účtovné potreby?
Ak ste výhradným vlastníkom / dodávateľom alebo majiteľom veľmi malej firmy bez zamestnancov, môžete sa dostať so základným účtovným balíkom, ktorý sa zaoberá fakturáciou, sledovaním výdavkov a poskytuje základnú sadu správ, ktoré umožňujú zobrazovať karty vo vašej firme.
Zvyčajne tieto lacné ponuky nie sú vlastne skutočné účtovné balíky, pretože nevykonávajú dvojité účtovníctvo ( Pohľadávky , Pohľadávky a Hlavná kniha ).
Väčšie podniky, ktoré majú zamestnancov , sú zapísané alebo inak majú väčšie účtovné potreby, potrebujú robustnejší (a drahý) balík, ktorý môže vykonávať účtovníctvo s dvojitým účtovníctvom a má pokročilejšie funkcie, ako je mzda , riadenie zásob, riadenie projektov, riadenie vzťahov so zákazníkmi CRM), analýzy a oveľa širší výber prehľadov (a možností prispôsobenia prehľadov).
Našťastie väčšina ponúkaných produktov vám umožní začať so základným balíčkom a rozširovať podľa potreby. Existuje tiež veľa doplnkov tretích strán pre populárnejšie účtovné balíky, takže môžete (napríklad) pridať mzdový modul, ak takýto dodávateľ neponúka (pozrite doplnky QuickBooks).
Ďalšou funkciou, ktorá je veľmi užitočná, je účtovný prístup. Napríklad FreshBooks ponúka portál pre účtovníkov, aby váš účtovník mohol pristupovať k vašim výkazom FreshBooks a denníkom, čo vám ukladá ručné výmeny informácií.
Má funkcie pre jednoduché používanie?
- Umožňuje vám softvér odosielať šeky, objednávky a faktúry cez sieť?
- Má možnosť pripojiť sa online na vaše bankové účty?
- Je integrovaný s iným softvérom, ktorý často používate, napríklad s balíkom Microsoft Office?
- Je možné previesť údaje z iných účtovných programov alebo databáz?
- Čo sa stane, ak sa v budúcnosti rozhodnete prejsť na iný softvérový balík - budete môcť ľahko extrahovať a migrovať existujúce údaje?
Inými slovami, bude účtovný softvér schopný splniť všetky vaše potreby, teraz aj v budúcnosti?
Ako strmá je učebná krivka?
Všetok účtovný softvér tvrdí, že je "užívateľsky prívetivý", ale stále budete musieť investovať nejaký čas do učenia, ako ho používať.
Toto je obzvlášť dôležité, ak nemáte žiadne vedomosti o účtovníctve; je softvér zameraný na profesionálov v oblasti účtovníctva, alebo sa s ním môže pomerne rýchlo dostať k rýchlosti?
Pozorne si prečítajte, kým si kúpite. Je používateľské rozhranie intuitívne a pohodlné? Budete (a vaši zamestnanci) schopní sedieť a učiť sa, alebo budete potrebovať ďalšiu investíciu do výcviku? Väčšina predajcov ponúka bezplatné skúšobné obdobie (zvyčajne 30 dní).
Ako dobrý je zákaznícky servis a podpora?
Pokiaľ ide o krivku učenia, on-line pomoc je programom. Obsahuje účtovný softvér funkcie, ako sú tipy na obrazovke, index vyhľadávania, demo a príklady účtov, ktoré vám umožnia začať? Sú k dispozícii tlačové príručky? A ako prístupná je podpora spoločnosti? Prečítajte si recenzie online a získate dojmy ľudí, ktorí softvér používajú.
Je to škálovateľné?
Ako jednoduché alebo drahé prechádzať z jedného používateľa na viacerých používateľov? Najzákladnejšie softvérové ponuky sú prístup pre jedného používateľa alebo pre jedného používateľa + účtovníka. Pridanie používateľov vyžaduje inováciu na drahšie plány. Napríklad Zoho Books "Základný plán" umožňuje jeden užívateľ + účet, "Štandardný plán" umožňuje dvoch užívateľov + účtovníka a "Profesionálny plán" umožňuje neobmedzeným užívateľom (viď plány / ceny Zoho Books).