Ako vytvoriť systém správy dokumentov pre malé podniky
Pre mnohé podniky sa zameranie správy dokumentov zameriava na organizáciu a ukladanie dokumentov. Chcú mať možnosť uložiť dokumenty organizovaným a bezpečným spôsobom, ktoré umožňujú ľahko nájsť dokumenty.
Tento článok vám ukáže, ako vytvoriť systém správy dokumentov, ktorý presne to robí.
Ak zadáte "správu dokumentov" do akéhokoľvek vyhľadávacieho nástroja, získate dlhé zoznamy riešení správy dokumentov, mnoho softvéru alebo aplikácií, ktoré propagujú výhody bezpapierovej kancelárie .
Softvér alebo aplikácie na správu dokumentov sú však navrhnuté tak, aby zlepšili spracovanie elektronických súborov vašou firmou. Problémom je, že mnoho malých podnikov sa musí zaoberať kombináciou staromódnych údajov na papierových a elektronických súboroch - av niektorých prípadoch je podiel papierových údajov oveľa väčší.
Jedným z riešení problému mať zmiešané dátové prostredie by bolo používanie systému na zobrazovanie dokumentov na prevod všetkých dokumentov vašej firmy do elektronickej podoby. To je však príliš nákladné a časovo náročné pre mnohé malé podniky.
Dobrou správou je, že môžete vložiť základy systému správy dokumentov bez toho, aby ste kúpili nejaký špeciálny softvér alebo prechádzali veľkoobchodným zobrazovaním dokumentov.
Systém nemusí byť zložitý; stačí investovať nejaký čas do plánovania a implementácie.
Ako vytvoriť systém správy dokumentov
Nastavenie systému správy dokumentov zahŕňa tri kroky;
- vytvorenie plánu správy dokumentov,
- implementácia plánu riadenia dokumentov,
- a sledovanie.
Prvým krokom pri vytváraní plánu je zodpovedanie týchto štyroch otázok:
Aké sú pravidlá tvorby dokumentov?
Faktúry , listy s upozornením na platbu, predajné brožúry, e-maily, súvahy , tabuľky, správy - všetky podniky vytvárajú v priebehu podnikania a sledovania podnikov rôzne dokumenty. A aby veci boli organizované, musia všetky podniky vytvoriť pravidlá na vytváranie dokumentov.
Existujú napríklad interné šablóny pre niektoré štandardné obchodné dokumenty, ako sú listy a faktúry a kde sa nachádzajú?
Existuje vlastný sprievodca štýlom, ktorý treba dodržiavať?
Mali by mať nové dokumenty dátum a / alebo časové pečiatky?
Aké postupy by sa mali dodržiavať pri zdieľaní alebo preskúmaní dokumentov?
V prípade niektorých malých podnikov je jediným bodom vytvorenia dokumentov, v ktorom sa budú nachádzať šablóny rôznych obchodných dokumentov a ako ich používať. Ak však vytváranie dokumentov v rámci vašej firmy zahŕňa rôzne osoby, ktoré spolupracujú na preskúmaní alebo aktualizácii dokumentov, budete musieť stráviť nejaký čas, kým sa rozhodnete, ako sa majú tieto veci urobiť, aby sa zabezpečila efektívnosť a konzistentnosť.
Ako ukladáme dokumenty?
Na túto otázku sú v skutočnosti dva aspekty.
Prvý zahŕňa fyzické aspekty skladovania. Dokonca aj vtedy, keď vaša malá firma uchováva dokumenty v kartotékach, sú spojené náklady na ukladanie; nielen samotné náklady na podanie kaziet, ale aj náklady na čas, keď ste vy alebo vaši zamestnanci podáte dokumenty alebo ich vyhľadáte. V skutočnosti najväčšie náklady spojené s uskladňovaním, pre väčšinu malých podnikov, sú pravdepodobne náklady na plytvanie času, keď ľudia hľadajú dokumenty.
Druhý aspekt ukladania dokumentov je organizačný; ako budú podané dokumenty? Kľúčom k podávaniu dokumentov je dodržiavať dobré postupy na správu súborov.
Taktiež potrebujete vedieť, ako archivujete dokumenty. Ako spravujete súbory, ktoré sú zastarané alebo práve pripravené na presun do spätného horáka vo vašom systéme správy dokumentov?
Takmer začiatkom každého roka som prechádzal rôznymi súbormi súvisiacimi s prácou na svojom počítači, odstraňovaním tých, ktoré už nie sú aktuálne, a vytvárať nové priečinky označené rokmi a / alebo predmetom, podľa potreby presúvať súbory.
To isté sa dá urobiť aj s papierovými súbormi; nie je ťažké odstrániť staré dokumenty z priečinka súboru a štítok a vytvoriť nový titul s názvom "Starý". Niektorý softvér ponúka automatické možnosti archivovania. Aplikácia Microsoft Outlook vám napríklad umožňuje archivovať staré e-maily.
Ako je možné zjednodušiť vyhľadávanie dokumentov?
Táto otázka je srdcom vášho systému správy dokumentov. V prieskume spoločnosti Leger Marketing pre spoločnosť Xerox Canada uviedli kanadskí majitelia a manažéri SMB v priemere $ 2 152 za rok na správu a ukladanie dokumentov a približne 1 hodinu denne na vyhľadávanie týchto dokumentov (globeandmail.com).
Znova dobré postupy podávania údajov môžu na riešenie tohto problému vyriešiť dlhú cestu. Prehliadanie článkov na správu údajov na týchto stránkach vám umožní začať. Ak budete robiť veci, ako napríklad dôsledne dodržiavať striktné menovacie konvencie , napríklad dokumenty budú oveľa jednoduchšie nájsť.
A či ste jediným vlastníkom, ktorý pracuje so svojím vlastníkom alebo vlastníkom firmy, odporúčam vytvoriť zoznam lokácií súborov , ktorý používateľom pripomenie, kde sa nachádzajú konkrétne typy súborov - a kde nájsť konkrétne dokumenty. Ak vaša firma je ako väčšina, nezabudnite uviesť, či súbor bude alebo nie je vo vašom počítačovom systéme, vnútropodnikovom serveri v cloude alebo v papierovej podobe, ktorá je umiestnená na fyzickom mieste, ako je napríklad skriňa. Predpokladajme napríklad, že v mojom podnikaní používate obrázky, videá alebo dokonca aj papierové fotografie. Položka v zozname lokalít súborov môže byť:
Digitálne obrázky / video: počítač (alebo server) - disk E: / photos - súbor v príslušnej zložke
Papierové fotografie: tabuľka 3 - Fotografie - alfa podľa témy
Zdieľaná sieť alebo jednotky oblačnosti by mali byť označené podľa obsahu, ako by mali byť zásuvky na skrinky.
Ako môžeme zabezpečiť / uchovať naše dokumenty?
Prvou líniou ochrany dokumentov je fyzické zabezpečenie samotných obchodných priestorov . Všetky podniky potrebujú mať nainštalované bezpečnostné systémy, ako sú poplašné systémy, dokonca aj domáce podniky .
Podniky môžu tiež potrebovať alebo chcú investovať do iných bezpečnostných zariadení, ako sú okenné lišty / grily, bezpečnostné kamery a / alebo hliadkové služby. Môžete stráviť celý čas, keď chcete vytvoriť heslá a šifrovať súbory v snahe chrániť vaše elektronické súbory, ale nezáleží na tom veľa, keď niekto môže len vkradnúť a ukradnúť počítač a sprevádzať pevný disk.
Všetky kartotéky by mali byť uzamykateľné a uzamknuté po pracovných hodinách (a uzatvorené v čase obeda, ak nebude v bezprostrednej blízkosti nikto spoľahlivý).
Všeobecné bezpečnostné postupy pre elektronické dokumenty zahŕňajú pravidelné zálohovanie dokumentov a uchovávanie záloh dokumentov niekde inde, ako je ten istý pevný disk, kde sa nachádzajú pôvodné dokumenty. Off-site je najlepšie chrániť pred tým, ako vaše podnikateľské dáta zničia prírodné katastrofy - ďalším dôvodom, prečo je mrak ideálny pre podnikanie .
Malé podniky s kolegami alebo zamestnancami, ktorí zdieľajú rovnakú počítačovú sieť, môžu tiež chcieť obmedziť prístup niektorých používateľov, aby mohli používať alebo zobrazovať iba niektoré zdroje siete. Môžete mať napríklad adresár zdieľania siete alebo cloudového podcastu s názvom Účtovníctvo, ktorého prístup je obmedzený iba na správu. Aj keď je používateľovi umožnený prístup k prostriedku, napríklad k aplikácii, určité dokumenty môžu byť chránené heslom. Obsah dokumentov môže byť tiež zašifrovaný, čo sprístupňuje iba tým, ktorí majú požadovaný šifrovací kľúč.
Krádež zamestnancov je ďalšou hrozbou pre bezpečnosť údajov. Malé podniky so zamestnancami by mali robiť kontrolu stavu faktúry a získať kontrolu zamestnancov v záležitostiach politiky.
Implementácia systému na správu dokumentov
Po vytvorení plánu správy dokumentov odpovedaním na vyššie uvedené otázky ste pripravení ho implementovať a uistiť sa, že všetci vaši pracovníci poznajú podrobnosti o systéme správy dokumentov vašej firmy a dodržiavajú pri vytváraní, ukladaní a vyhľadávaní dokumentov vhodné postupy.
Budete tiež musieť byť istí, že každý, kto pristupuje a používa dokumenty v rámci vašej organizácie, sleduje, robí veci, ako je pomenovanie a ukladanie dokumentov primerane. Pravidelne skontrolovať, či je možné ľahko nájsť konkrétne súbory a chrániť pred nesprávnym nastavením.
Môžete nastaviť systém správy dokumentov za jeden deň, ale dôsledne ho implementovať v priebehu času bude kľúčom k jeho úspechu. Odmeny sú obrovské - môžeme nájsť to, čo chcete nájsť, keď to chcete, a pokoj.