Objednávanie dodávateľského reťazca môže byť jednoduché alebo zložité.
Nákupný profesionál musí usilovať o úspešné vyjednávanie s dodávateľmi s cieľom získať najlepšiu cenu za najlepších podmienok pre každú zakúpenú položku.
Menší dodávateľský základ a dlhodobé zmluvy
Proces vyjednávania sa stal dôležitejším odvetvím v procese dodávateľského reťazca, keďže spoločnosti chcú znížiť svoje výdavky a zároveň zvýšiť svoju kúpnu silu. To znamená, že nákupní odborníci musia vyjednávať čoraz lepšie sadzby s dodávateľmi pri zachovaní alebo zvyšovaní kvality a služieb.
Spoločnosti v minulosti mali dlhý zoznam dodávateľov, ktorí by nakupovali rôzne položky, z ktorých požadovali nákupné prostriedky, aby trávili obmedzený čas na rokovania o najnižších cenách. Najlepším riešením bolo porovnať ceny z katalógov a vybrať predajcu na základe týchto informácií. Trendom za posledné desaťročie bolo racionalizácia dodávateľskej základne a uzatváranie dlhodobých dohôd s jedným zdrojom. To ponúka spoločnostiam možnosť rokovať o výrazne nižších cenách za predmety, ktoré kupovali od viacerých predajcov.
Dodávatelia sú partneri
Dôraz pri rokovaniach prešiel od scenára najnižšej ceny až po rokovanie s menším počtom predajcov s cieľom získať najnižšiu cenu s najlepšími službami, kvalitou a podmienkami. Cieľom pre spoločnosti bolo znížiť celkové výdavky skôr ako vyjednať najnižšiu cenu s veľkým počtom predajcov, čo nedalo najlepší celkový výsledok.
Dohodnuté dlhodobé zmluvy s menšou dodávateľskou základňou vytvorili viac partnerského vzťahu medzi kupujúcim a dodávateľom. Vzťah môže byť menej protivníkom, ktorý prináša prospech kupujúcemu a predajcovi. V partnerskom type alebo vzťahu kupujúci bude nabádať predajcu k zvýšeniu kvality a servisu a predajca vie, že partnerstvo bude pokračovať s obnovenou zmluvou so zaručenými predajmi.
Vyjednávanie alebo RFQ
Neštátne oddelenia nákupu naďalej ponúkajú škále predkvalifikovaných dodávateľov požiadavku na cenovú ponuku (položka RFQ) pre položky alebo služby, ktoré si želajú kúpiť. Súťažný proces môže priniesť množstvo ponúk a podmienok, ktoré oddelenie nákupu vyhodnotí a potom udelí podnik. To môže alebo nemusí zahŕňať nejakú formu rokovania.
Väčšina obchodných rokovaní bude zahŕňať položky alebo služby, ktoré nie je nevyhnutne definovateľné RFQ. Oddelenie nákupu a predajca budú rokovať viac ako cena. Vyjednávanie bude zvyčajne zahŕňať to, čo má byť vyrobené alebo aký je rozsah poskytovanej služby, záruka, dopravné služby, technická pomoc, baliaca alternatíva, platobné plány atď.
Nákup tovarov alebo služieb s významnými nákladmi si vyžiada rozšírené rokovania s cieľom dospieť k záverečnej zmluve.
Profesionálni nákupcovia sú povinní zúčastňovať sa na týchto druhoch rokovaní s cieľom zabezpečiť, aby ich spoločnosti získali najlepšiu cenu za najpriaznivejších podmienok a že zamestnanci môžu byť pripravení na metódy rokovania, pretože sa stáva bežnejším v ťažkej ekonomickej klíme.
Ciele rokovania
Nákupní zamestnanci by mali vstúpiť do všetkých rokovaní s jasne stanovenými cieľmi. Bez cieľov je významne zvýšená možnosť nákupu odborníka na cenu, kvalitu alebo službu. Vyjednávač by mal začať diskutovať s predávajúcim s presnými cieľmi, ktoré chcú dosiahnuť pre svoju spoločnosť.
Cieľ by nemal byť absolútny a mal by umožňovať určitú flexibilitu.
Vyjednávajúci by však mal tiež zabezpečiť, aby sa neodchyľovali od cieľov a nedovolili rokovať o oblastiach, ktoré neboli súčasťou diskusie. Napríklad, vyjednávač mohol spolupracovať s predávajúcim na svojich cieľoch týkajúcich sa cien a služieb, ale nie kvality. Keď predajca začne diskutovať o kvalite, vyjednávač by sa mal zdržať akejkoľvek dohody tam, kde nie je stanovený cieľ.
Rokovanie je dôležitou súčasťou úlohy nákupného profesionála. Je to zručnosť, ktorá sa naučí a školenie môže pomôcť nákupu zamestnancov pri pochopení toho, čo je potrebné pri rokovaní s predajcami.