Formulár W-2 obsahuje informácie o mzdách zamestnancov vyplatených v predchádzajúcom kalendárnom roku a zrážke z týchto miezd, ako aj informácie o dávkach a iných odpočtoch z miezd.
Kedy sú formuláre W-2 Due?
W-2s majú zamestnancom do konca januára za predchádzajúci kalendárny rok. Ak je 31. január víkend alebo sviatok, správy budú splatné nasledujúci pracovný deň. Tu sú najdôležitejšie dátumy splatnosti oznámenia o daniach zo mzdy ku koncu roka v bežnom roku.
Formuláre W-2 sú od 31. januára zaplatené administratíve sociálneho zabezpečenia . Po zadaní formulárov W-2 zamestnancom musíte tieto formuláre spolu s formulárom W-3 zaslať aj SSA (Social Security Administration).
Januárový termín je pokusom obmedziť daňový podvod, ale to znamená, že by ste mali zamestnancom poskytnúť formuláre W-2 skôr v januári, takže majú možnosť pozrieť sa na ne skôr, než budú podané. Skoršia distribúcia zamestnancov znižuje chyby vo formulároch W-2 , takže nemusíte podať opravu W-2.
Zhromažďovanie informácií na prípravu formulárov W-2
Informácie pre tento formulár pochádza z vášho výkazu miezd , ktorý zobrazuje celkový súčet medzi jednotlivými zamestnancami za mzdu a zrážky spolu so zrážkami na zdravotné plány, zdravotné sporiteľné účty a iné položky.
Tu je bližšie informácie o potrebných informáciách na prípravu týchto formulárov W-2.
Obtiažnosť: Priemer
Požadovaný čas: Závisí od počtu zamestnancov a počtu zrážok a dodatočných platieb
Tu je návod na prípravu formulára W-2
Informácie pre zamestnávateľa
Pri každej príprave W-2 budete musieť uviesť informácie o vašej firme: číslo zamestnávateľa (EIN) a meno a adresa zamestnávateľa.
Kontrolné číslo
Možno budete chcieť pridať číslo internej kontroly na každom W-2, ak platite veľa zamestnancov. Číslo môžete vygenerovať sami, alebo váš softvér na prípravu mzdového účtu môže vygenerovať toto číslo.
Zisk zamestnancov Budete tiež potrebovať
- Celkové mzdy, tipy a iné náhrady (rámček 1). Toto je hrubá mzda pre všetkých hodinových a platových zamestnancov.
- Celková suma zrážky (rámček 2)
- Celkové mzdy v sociálnom zabezpečení (do maximálnej výšky sociálneho zabezpečenia ) (rámček 3). Niektoré mzdy nie sú zahrnuté v mzdách sociálneho zabezpečenia , takže budete musieť znížiť vstup o tieto sumy.
- Celková nezdanená daň z dôvodu sociálneho zabezpečenia (rámček 4)
- Celkové mzdy a tipy Medicare (rovnaké ako celkové mzdy) (rámček 5)
- Zdanená daň z Medicare (rámček 6). Táto čiastka zahŕňa sumu dodatočnej dane Medicare pre vyšších zamestnancov.
- Tipy sociálneho zabezpečenia (rámček 7) a pridelené tipy (rámček 8)
Ďalej budete potrebovať informácie o zamestnancoch a celkových mzdách a zrážkach pre každého zamestnanca za minulý rok:
Ostatné platby. Možno ste zaplatili zálohové platby z EIC (výnosový kredit) (rámček 9) a dávky závislej starostlivosti (rámček 10), ktoré sa vyplácajú zamestnancom.
Informácie o účasti na dôchodkovom pláne, zákonných zamestnancoch
Na každom W-2 musíte skontrolovať príslušné políčko, ak sa zamestnanec podieľa na dôchodkovom pláne (rámček 13) alebo nekvalifikovaný plán (rámček 11), ak je tento zamestnanec štatutárnym zamestnancom (rámček 13), alebo ak zamestnanec prijatá nemocenská odmena tretej strany (kolónka 13.
Kolónka 12
Kolónka č. 12 sa vzťahuje na sumy na iné kompenzácie alebo výkazy, na vstup do 1-4 políčok. Niektoré z najbežnejších informácií pre rámček 12:- Nezabudnuteľné sociálne zabezpečenie, RRTA (železničný dôchodok) alebo daň z Medicare, na tipy alebo skupinové životné poistenie
- Voliteľné odklady do 401 (k), 403 (b) a iné kvalifikované dôchodkové plány
- Nezdaniteľné nemocenské mzdy
- Zlaté padákové platby
- Výdavky, ktoré sa nemusia hradiť
- Príspevky na lekárske sporiteľné účty alebo zdravotné sporiteľné účty
- Neštatové opcie na akcie zamestnancov
- Určené príspevky spoločnosti Roth podľa 401 (k) alebo 403 (b)
- Náklady na zdravotné pokrytie sponzorované zamestnávateľom s použitím kódu DD podľa požiadaviek na poskytovanie informácií podľa zákona o dostupnej starostlivosti
Kolónka 14
Záznamy v kolónke 14 sa týkajú iných zrážok alebo kompenzácií, ktoré musia byť oznámené zamestnancom za ich daňové priznania. Napríklad- Penzión po zdanení
- Automatické úhrady
- Osobitné dane pre Kalifornia, New York, New Jersey a Washington
- Charitatívne príspevky odpočítané zo mzdy zamestnanca
- Zdravotné poistenie a zrážky z odstupného
- Jednotné zrážky ( náklady na uniformy )
- Úľavy na úľavách Únie
- Nezdaniteľné príjmy
- Výdavky na vozidlá zahrnuté v mzdách (100% z nájomnej ceny vozidla poskytnutého zamestnancovi a zahrnutých do platu v boxe 1)
- K dispozícii je tiež políčko pre položky "Iné - nie na zoznam", ktoré ste odpočítali od zamestnancov
Štátnych a miestnych informácií
V tejto časti zadáte informácie o štátnych a miestnych mzdách a zadržaní. Enter:Upozorňujeme, že vo formulári je priestor pre dva stavy a dve lokality. Ak niekto počas roka pracoval vo viac ako dvoch štátoch alebo lokalitách, použite druhý W-2 na zahrnutie ďalších informácií.
- Váš dvojpísmenový kód štátu a štátne číslo daňového identifikačného čísla vašej firmy (prečítajte si príjmy oddelenia štátneho oddelenia) (rámček 15)
- Štátna mzda (rámček 16)
- Zadržaná daň z príjmov štátu (rámček 17)
- Miestne mzdy, ak existujú (rámček 18)
- Zdanená miestna daň z príjmov (rámček 19)
- Názov lokality (políčko 20)
Skontrolujte presnosť
Strávte čas, aby ste si boli istí, že informácie, ktoré poskytujete zamestnancom (a nakoniec správnemu oddeleniu sociálneho zabezpečenia a IRS), sú presné. Skontrolujte, či sú mzdové registre celkom za rok a spustite W-3, aby ste zaistili správnosť všetkých informácií, ktoré predkladáte.Predtlačené formuláre
Ak tlačíte vlastné formuláre W-2, môžete ich získať z viacerých zdrojov:W-2 je viacdielna forma. Tu sú stránky tohto formulára:
- Internetová stránka objednávky IRS Forms (trvá 7-15 dní)
- Online dodávateľ formulárov alebo kancelársky obchod.
- Kópia A sa dostane do Správy sociálneho zabezpečenia. Kopírovanie A sa zvyčajne vytlačí na červenú podobu.
- Kopírovanie 1 je pre mesto, štát alebo lokalitu
- Kopírovanie B je pre podanie s federálnym daňovým priznaním zamestnanca
- Kopírovanie C je pre záznamy zamestnanca
- Kopírovanie 2 je ďalšia kópia pre iné mesto, štát alebo lokalitu
- Kopírovanie D je pre záznamy zamestnávateľa.
Tlač W-2s
Vytlačte formuláre a skontrolujte, či sú zarovnané s predtlačeným formátom, ak ich máte.Rozdeľte W-2
- Zamestnancovi: Kópie B, C, 1 a 2
- Pre administráciu sociálneho zabezpečenia - kópia A. SSA vyžaduje, aby ste do konca februára zaslali kópiu A z W-2 zamestnanca spolu s formulárom W-3 .
- Uložte kópiu D pre svoje záznamy.
Stále zmätený o formulári W-2? Odpovede na vaše otázky o formulári W-2 2011
Tipy na prípravu formulára W-2
- Štátne daňové identifikačné číslo vašej firmy NIE je vaše štátne identifikačné číslo dane z predaja. Mnohé štáty používajú federálne číslo daňového identifikačného čísla (EIN) a pridať číslice na koniec. Informujte sa na štátnom oddelení o príjmoch .
- Príjem z konta. Zamestnanecké výnosy podliehajú daniam zo sociálneho zabezpečenia a daniam z Medicare, vrátane dodatočnej dane Medicare.
- Kolónka 12 - Viac ako 4 položky
Ak máte pre Box 12 viac ako 4 položky, budete musieť položiť ďalšie položky na druhom W-2. Nezahŕňajú však mzdu zamestnanca a zadržanie tohto doplnkového W-2. - Formulár W-3 , spolu s kópiou A zo všetkých zamestnancov W-2 formulárov, je v dôsledku administratívy sociálneho zabezpečenia do 31. januára. Keď ste dokončili W-3 a máte všetky formuláre W-2, pošlite ich zamestnancom čo najskôr, aby mali možnosť preskúmať formuláre. Ak nájdu chyby, môžete ich opraviť pred odoslaním konsolidovanej správy do SSA do 31. januára.
- dementi
Informácie uvedené v tomto dokumente "Ako na to" sú určené na všeobecné účely, ktoré vám pomôžu zbierať informácie, ktoré potrebujete na prípravu a tlač formulárov W-2. Nie je určený na to, aby bol daňovým poradenstvom a v žiadnom prípade sa tieto informácie nepokúšajú byť komplexné, ani vám neposkytnú všetky informácie, ktoré musia byť zahrnuté vo formulároch W-2 . Porozprávajte sa so svojím daňovým poradcom o informáciách o vašej konkrétnej situácii.