Predvídanie je predzbrojené. Pred odoslaním formulárov W-2 zamestnancom a zložte tieto formuláre v Administration Social Security (spolu s formulárom W-3 ), prečítajte si tieto bežné chyby, aby ste predišli problémom.
Podanie formulára W-2 neskoro
Počnúc daňovým rokom 2016 sa lehota na podanie formulárov W-2 (a 1099 formulárov) presunula až do 31. januára. Preto sa vaše formuláre 2017 W-2 pre zamestnancov musia predložiť správnemu orgánu sociálneho zabezpečenia najneskôr do 31. januára , 2018.
Existujú sankcie za oneskorené podanie. Prečítajte si viac o nových lehotách pre formuláre W-2 a 1099.
Použitie formulára W-2 Wrong Year
Použite formulár W-2 pre rok, v ktorom bol príjem zdanený, a nie rok, v ktorom podávate formulár. Napríklad pri mzdách zamestnancov v roku 2015 použite formulár 2016 W-2 ; tento formulár bude poskytnutý zamestnancom a bude podaný v roku 2017 na úrade sociálneho zabezpečenia.
Chýbajú termíny na podanie. Formuláre W-2 musíte poskytnúť zamestnancom najneskôr do konca januára a tieto formuláre musíte odovzdať správnemu orgánu sociálneho zabezpečenia najneskôr do konca februára. Konečné termíny sa menia každý rok v závislosti od toho, kedy k dátumu uplynie kalendár. Ak je konečný termín na víkend alebo na dovolenku, dátum sa presunie do nasledujúceho pracovného dňa. Tu sú presné termíny pre dane zo mzdy na konci roka pre bežný rok.
Nepoužívajte schválený formulár W-2
Formulár W-2 nemôžete stiahnuť, skopírovať a používať.
Červená farba na A je špeciálny atrament. Formuláre, ktoré sú schválené, musíte získať od spoločnosti poskytujúcej kanceláriu, od IRS alebo od softvérovej spoločnosti. Prečítajte si viac o tom, kde môžete získať schválené formuláre W-2.
Neschopnosť zastaviť odmietnutie sociálneho zabezpečenia
Zrážka zo sociálneho zabezpečenia musí byť zastavená na maximálnej zdaniteľnej mzde sociálneho zabezpečenia za každý rok.
(Toto maximum sa vo väčšine rokov mení tak, aby odzrkadľovalo životné náklady.) Hoci to nie je konkrétne chyba W-2, je to bežné a spôsobí, že dôjde k prečerpaniu mzdy sociálneho zabezpečenia zamestnanca. Potom musíte vrátiť preplatok zamestnancovi a opraviť tak W-2, ako aj formulár 941 , štvrťročný výkaz o mzdách a daniach pre všetky štvrťroky, ktoré odrážajú prebytok. Napríklad, ak zamestnanec v septembri dosiahol maximum pre zadržanie sociálneho zabezpečenia, musíte zmeniť Formulár 941 pre tretí štvrťrok.
Odoslanie formulárov W-2 do IRS
Formuláre sociálneho zabezpečenia musia byť zamestnancom poskytnuté do konca januára a musia byť do konca februára podané do Správy sociálneho zabezpečenia spolu s formulárom W-3, ktorý zhromažďuje všetky informácie zo všetkých W-2.
Nepodarí sa získať oslobodenie od IRS za neuskutočnenie e-flotácie
Zamestnávatelia, ktorí podávajú 250 alebo viac formulárov W-2, musia získať výnimku, ak si neželajú e-súbor. Prečítajte si viac informácií o tom, ako získať odpustenie od podania formulárov W-2 elektronicky (PDF).
Vytvorenie týchto bežných chýb formulára na formulári W-2
Medzi najčastejšie chyby formulára vo formulároch W-2 patria:
- Nepodarilo sa zahrnúť desiatky a centy na sumy
- Nepoužívajte čierny atrament (príliš svetlé zápisy)
- Príliš veľké alebo príliš malé záznamy. IRS navrhuje použiť 12 pt. Typ písma Courier pre tlač W-2s.
- Nesprávne formátované meno zamestnanca. Krstné meno zamestnanca a stredné počiatočné číslo sa nachádza v prvom políčku, v druhom poli sa nachádza priezvisko zamestnanca a každá prípona (napríklad "Jr.") sa nachádza v treťom poli.
Použitie finančného softvéru vám môže pomôcť vyhnúť sa mnohým z týchto chýb na formulároch W-2, a to najmä v podobe chýb a váš softvér vás môže varovať, keď dosiahnete výšku maximálnej mzdy sociálneho zabezpečenia. Pozrite si tento článok o účtovných softvérových programoch 2012 od Rosemary Peavlerovej, Sprievodca podnikateľskými financiami, so zameraním na programy, ktoré zahŕňajú mzdové funkcie.
Ako opraviť formulár W-2
Formulár W-2 musíte každému zamestnancovi predložiť do konca januára každého roka (za predchádzajúci kalendárny rok), ale tieto formuláre nemusíte predkladať správnemu orgánu sociálneho zabezpečenia (SSA) do konca februára. Toto oneskorenie poskytuje čas na opravu chýb.
Ak môžete opraviť chybu pred podaním s SSA, len vykonajte opravu a odošlite opravený formulár.
Ak zistíte chybu po tom, ako ste podali SSA, musíte odoslať opravený formulár W-2 spolu s opraveným formulárom prenosu W-3c).
Prečítajte si viac podrobností o tom, ako vykonať opravy formulára W-2 po tom, čo ste ho odoslali do správy sociálneho zabezpečenia.