5 spôsobov, ako znížiť čas strávený podaním
Ale bohužiaľ, nenávidím alebo nie, keď spravujete malú firmu, podanie sa musí vykonať, alebo čoskoro zistíte, že váš stôl sa zrúti pod váhu celého papiera, ktorý sa stále hromadí. Čo je to nenávist podania?
Existujú dva prístupy k problému, ktoré môžu pomôcť.
Môžete sa pokúsiť, aby ste čo najkratšiu dobu podali (metódu, ktorú som prakticky dokázal v priebehu niekoľkých rokov behu kancelárie), alebo aby sa váš čas podaril čo najviac zábavy (niečo, čo sa pokúšam dosiahnuť). Poďme sa pozrieť na tipy na zníženie množstva času, ktorý ste vlastne strávili prvé.
Ak je to možné, skartujte a recyklujte
Prvá otázka týkajúca sa akéhokoľvek kusu papiera, ktorý na vás čaká na podanie, je: "Musí sa tento dokument podať?"
Veľa dokumentov, ktoré prichádzajú do pošty, môže ísť priamo do drviča. Aký je zmysel napríklad pri podávaní reklám alebo informačných listov od iných spoločností? Keď sa zaoberáte poštou, čítajte jeden kus e-mailu raz, rozhodnite sa, či budete potrebovať rok odteraz a zaobstarať alebo roztrhnúť podľa toho.
Je pravdepodobné, že podávate aj veľké množstvo kópií dokumentov, ktoré nepotrebujete podávať - a nemali by ste ani tlačiť na prvom mieste.
Nie je potrebné vytvárať papierové kópie faktúr alebo listov, napríklad ak sú vaše elektronické súbory organizované a postupujete podľa správnych postupov zálohovania.
Takže keď sa zbavujete toho hromady podania, roztrhnete "papier, ktorý môžete žiť bez".
Použite systém podávania, ktorý zjednodušuje ostatné kancelárske práce, nie je ťažšie.
Väčšina práce, ktorú potrebujem predkladať, súvisí s procesom podnikania - a tieto dokumenty je potrebné vložiť do účtovného systému skôr, než sa s nimi bude robiť čokoľvek.
Takže namiesto toho, aby som prevzal doklad o kazetách s tonerom do tlačiarne a podal ho pod "P" v mojom hlavnom systéme, podával to v mojom "prvom" evidenčnom systéme, sériu priečinkov označených mesiac a rok.
Napríklad, ak som kúpil kazetu s tonerom v septembri 2017, ide o súbor, do ktorého vstupuje, spolu so všetkými ostatnými účtami, príjmami a ďalšími obchodnými dokumentmi, ku ktorým došlo v danom mesiaci. Potom je jednoduché pracovať so zložkou na konci mesiaca a urobiť všetky účtovné položky, ktoré je potrebné vykonať (alebo ak to neurobíte sami, odovzdať mesačnú zložku svojmu účtovníkovi alebo účtovníkovi) ,
Všimnite si, že prevádzkujeme podnikanie v oblasti služieb , nie maloobchod, takže sedieť a pracovať na účtoch raz mesačne pracuje pre mňa. Ak potrebujete aktualizovať účty aktuálnejšie, budete musieť upraviť nápad na mesačné adresáre.
Zamyslite sa pred podaním
Čo sa stane potom, ako som použil mesačné zložky na účtovanie? Dokumenty je potrebné presunúť do hlavného systému podávania . Ale skôr ako len podanie každého dokumentu individuálne v závislosti na jeho názve, súbor logicky podľa skupiny, postup podania nájdem oveľa rýchlejšie.
Pozrime sa na ďalší príklad kazety s tonerom tlačiarne.
Namiesto podania tohto dokladu pod "P" pre kazetu s tonerom do tlačiarne by som podala túto zásielku v dokumente Office Supplies - Receipts, na tom istom mieste, kde by som podal doklady, ako napríklad potvrdenie o zbierke poznámok po úprave alebo dokladu pre tlačiareň papiera. Nie je to len rýchlejšie ukladanie, ale aj oveľa jednoduchšie nájsť dokumenty potom.
Použite celé slová a frázy na štítkoch s priečinkami, nielen písmenami
Neexistuje žiadne pravidlo, ktoré by hovorilo, že pri vytváraní divízií vášho systému podania sa obmedzuje len na jednotlivé písmená. A ak tak urobíte, robíte zbytočne pomalé a komplikované podanie. Prispôsobte si systém podávania, aby ste mohli mať prospech z podania skupinou a nájsť správne miesto na rýchlejšie umiestňovanie dokumentu.
Napríklad, namiesto toho, aby som mal časť svojho systému podania označenú ako "C", mám aj sekciu s názvom "Súbory klientov".
Súbory v "Klientských súboroch" sú usporiadané abecedne. Krása prispôsobenia vášho registračného systému týmto spôsobom je, že ho môžete vždy ďalej rozdeliť a usporiadať, ak to potrebujete. Takže veľký klient by mohol mať oddeľovač súborových systémov označený jej menom v sekcii "Klientské súbory", aby zjednodušil hľadanie dokumentov súvisiacich s ňou.
V tomto príklade by teda štítky na systéme archívu čítali "B", "C", "Súbory klientov", "D" ... Pozrite sa, ako ľahšie sa vaše podanie stane?
Ďalšie tip na uľahčenie podania: Nezabudnite prispôsobiť aj abecedu. Namiesto toho, aby ste mali sekciu "M", označte aj "Mc".
Udržujte svoj "prvý" systém evidencie blízko a pohodlný
Ďalšou skvelou vecou, pokiaľ ide o používanie dvojstupňového archivačného systému, ako je ten, ktorý som opísal vyššie, je, že sa stáva oveľa jednoduchšie udržiavať prvú fázu vášho systému podávania (mesačných priečinkov) fyzicky blízko vášho pracovného priestoru . Budete oveľa viac inklinovať k podávaniu dokumentov ihneď namiesto toho, aby ste ich nechali hromadiť, ak máte blízko, organizované miesto na podanie.
Takže vložte svoje posledné, aktuálne a budúce mesiace mesačné zložky do zásobníka, alebo použite súbor concertina a vložte ho do pracovného priestoru. Väčšina vášho systému podania ("hlavný" systém podávania, ako sme to nazvali vyššie, môže byť v celej miestnosti alebo dokonca v inej miestnosti úplne, ale v záujme šetrenia času by ste nemali musieť vstať urobte svoju prvú fázu podania.
Ako urobiť podanie Zábava
Tipy na podávanie, ktoré som vám doteraz poskytli, by vám mali pomôcť znížiť čas strávený podaním a zabrániť zmrazeniu mozgu. Ale čo robiť čas na podanie viac zábavy?
V skutočnosti, jediná stratégia, s ktorou som tu prišla, je úplný úplatok, ktorý sa odmeňuje cookie, ak podávam nejaký čas. To bude fungovať, ale môže viesť k tomu, že si vezmete veľa libier, ak máte veľa podaní.
Alebo by ste mohli mať viac umelecký prístup, používať všetky rôzne farby pre vaše zložky súborov a používať neobvyklé fonty alebo kaligrafické pre štítky. Bez ohľadu na to, či to spôsobí, že vaše podanie bude zábavnejšie, určite to urobí atraktívnejším.
A kto vie? Možno práve skutočnosť, že vaše podanie je oveľa rýchlejšie, keď je to tak organizované, to urobí oveľa zábavnejšie.