Musíte mať denník, aby ste dokázali svoje nároky na výdavky na automobily
Ako udržiavať protokol o najazdených kilometroch
Služba IRS (Internal Revenue Service), ako aj agentúra pre daňové priznanie v Kanade (CRA) uvádzajú, že udržiavanie presného denníka cestovných dokladov, ktoré sa uchováva počas celého roka, je najlepší dôkaz, ktorý môžete mať na podporu nárokov na výdavky na motorové vozidlá.
Nasledujúce informácie by sa mali zaznamenať do denníka vždy, keď sa vozidlo používa na obchodné účely:
- dátum,
- východiskový bod,
- miesto určenia,
- účel vašej cesty;
- vozidlo začína najazdených kilometrov,
- vozidlo končiace najazdených kilometrov,
- celkový počet kilometrov (alebo kilometrov v Kanade).
Ukážka protokolu o najazdených kilometroch
Záznamy o kilometroch sú zvyčajne k dispozícii v obchodoch s kancelárskymi potrebami alebo môžete použiť nasledujúcu šablónu, ktorú je možné skopírovať do Word, Excel alebo podobného kancelárskeho dokumentu výberom textu a kopírovaním / vkladaním (pomocou systému Windows, načrtnutím textu, myš a stlačte CTRL-C na kopírovanie a CTRL-V na vkladanie).
| dátum | Spustenie najazdených kilometrov | Koniec kilometrov | Celkový počet kilometrov | Obchodný účel | park $ | mýto $ | Ostatné $ |
Automatické sledovanie najazdených kilometrov
Manuálne zadávanie informácií o zájazde do denníka je zdĺhavé, najmä ak podniknete veľa služobných ciest. Našťastie je k dispozícii niekoľko aplikácií na sledovanie najazdených kilometrov pre inteligentné telefóny Apple a Android, ktoré využívajú telefóny GPS na sledovanie každej míle / kilometra poháňaného na obchodné účely.
Za malý mesačný poplatok aplikácia pripojí informácie o vašej služobnej ceste a umožní vám prevziať súhrnný prehľad o najazdených kilometroch. Niektoré z najpopulárnejších aplikácií na sledovanie najazdených kilometrov zahŕňajú:
- MileIQ (IOS a Android)
- Denník výdavkov na najazdených kilometrov (IOS)
- TripLog (IOS a Android)
Obchodné použitie verzus osobné
Tak IRS, ako aj CRA si dávajú pozor na nadmerné nároky na obchodné používanie osobných vozidiel - tvrdia, že väčšina alebo všetko kilometre vášho vozidla pre podnikateľské účely je istým spôsobom, ako získať ďalšie kontroly od daňových orgánov a možný audit . (Pozrite si 10 červených vlajok, ktoré budú kontrolovať vaše kanadské malé firmy .)
Preto keď príde čas na nárok na vaše obchodné náklady na motorové vozidlá, budete potrebovať vedieť, koľko kilometrov alebo kilometrov, ktoré ste nevyužili, a najjednoduchší spôsob, ako to dosiahnuť, je zistiť, koľko kilometrov alebo kilometrov ste a to v priebehu roka porovnaním čítania kilometrov vášho vozidla na konci daňového roka s tým, čo bolo na začiatku roka.
Potom, ak máte svoje údaje za rok, vypočítajte nárok na výdavky na motorové vozidlo , musíte v priebehu roka počítať všetky míle / kilometre, ktoré ste riadili pre podnikateľské účely.
Vaše osobné použitie je potom celkový kilometrový rok za rok mínus kilometráž podnikania.
Dobrá správa pre kanadských daňových poplatníkov - Môžete použiť zjednodušený protokol o kilometroch CRA ako dôkaz
Kanadská daňová agentúra teraz umožňuje malým podnikom znížiť počet záznamov v lodnom denníku a používať trojmesačný denník vzoriek na extrapoláciu obchodného využitia počas celého roka.
Použitie zjednodušeného denníka:
- Musíte si už predtým udržiavať denný kilometrový den na jeden rok, aby ste stanovili obchodné používanie vozidla v základnom roku.
- Musíte mať tento lodný denník jeden úplný rok v roku 2009 alebo neskôr.
- Vaše podnikateľské využitie vášho vozidla za rok, v ktorom používate zjednodušený denník, musí byť v rozmedzí 10% z výsledkov vášho podnikateľského využitia vozidla, ktoré ste zaznamenali pre základný rok.
CRA tiež tvrdí, že podniky budú musieť preukázať, že používanie vozidla v základnom roku zostáva reprezentatívne pre jeho bežné používanie.
Všetky tieto skutočnosti sú pravdivé, potom by ste mohli udržiavať lodný denník len tri mesiace a potom vypočítať vaše obchodné využitie vozidla vynásobením obchodného využitia stanoveného v základnom roku pomerom obdobia výberu vzorky a obdobia základného roka , pomocou tohto vzorca:
(Obdobie vzorky za rok% ÷ obdobie základného roka%) × ročný základný rok% = vypočítané ročné obchodné využitie
Všimnite si, že k tomu budete musieť vedieť, aké percento vášho podnikania používa v konkrétnom trojmesačnom období v roku, ktorý používate ako základný rok, aby ste ho mohli porovnať s novým obdobím výberového obdobia.
Takže ak som si napríklad v januári, februári a marci posledného daňového roka vydal zjednodušený protokol o kilometroch CRA, takisto potrebujem vedieť, aké je moje percento obchodného využitia môjho vozidla v januári, februári a marci počas môjho základného roka keď som po celý rok udržiaval protokol o najazdených kilometroch.
Tu je príklad:
Predpokladajme, že v prvých troch mesiacoch roka som zostal zjednodušený lodný denník a zistil som, že môj obchodný podiel na vozidle je 64%.
Vrátim sa k úplnému celkovému počtu kilometrov za rok 2015, ktorý som sa rozhodol použiť ako môj základný rok, pozrieť sa na záznamy za január, február a marec a zistiť, že moje podnikanie používa percento vozidla počas tohto obdobia bolo 68%. Moje percento používania môjho vozidla na obchodné účely pre celý celý základný rok bolo 70%.
Potom použite vzorec na extrapoláciu troch mesiacov údajov v mojom zjednodušenom denníku, ktorý pokryje celý rok:
(64% ÷ 68%) x 70% = 65%
Takže 65% predstavuje každoročné obchodné využitie percentuálneho podielu vozidiel, o ktoré tvrdím, že používam svoje zjednodušené údaje z lodného denníka - číslo, ktoré bude prijateľné pre agentúru pre daňové priznanie v Kanade, pretože spadá do rozmedzia 10% povoleného rozsahu.
Viac informácií o nárokoch na výdavky spojené s používaním vášho vozidla na získanie príjmu z podnikania nájdete v časti Výdavky na motorové vozidlá, ktoré si môžete uplatniť v Kanade?
Náklady na nákup vozidiel a príspevok na kapitálové náklady v Kanade
Ak ste si kúpili vozidlo na použitie vo vašej firme, budete si tiež chcieť prečítať výdavky na motorové vozidlá súvisiace s nákupom vozidla a ako si nárokovať CCA (kapitálové náklady) na vozidle kúpené pre obchodné použitie, čo vysvetľuje, ako sa má odpísať náklady na váš automobil prostredníctvom príspevku na kapitálové náklady .
Pozri tiež:
Pravidlá pre stravovanie a výdavky na zábava na dani z príjmov v Kanade
Najviac prehliadané daňové úľavy pre kanadské malé firmy