Pozrite sa na výhody a nevýhody kancelárie bez papiera
Tu je pohľad na výhody a nevýhody bezpapierovej kancelárie, ktoré vám pomôžu rozhodnúť, či idete bez dokladov, je to chytré rozhodnutie pre váš malý podnik.
Profesia kancelárie bez dokladov
1. Ekologicky šetrné - podľa denníka Green Green sa papier tvorí 25% odpadu zo skládok a ak by Spojené štáty znížili spotrebu kancelárskych papierov o 10%, zabránili by emisiám 1,6 milióna ton skleníkových plynov. A to je len papier, neberúc do úvahy výrobu a likvidáciu atramentových kaziet a energiu používanú tlačiarňami. Chystáte sa bez papiera, je to rozhodnutie šetrné k životnému prostrediu.
2. Nákladovo efektívne - rovnako ako výhody kancelárie bez papierov pre životné prostredie, existujú aj výhody pre rozpočet malých podnikov. Premýšľajte o tom, koľko strávite každý mesiac na papieri, atramente, poštách a iných dodávkach, ktoré podporujú papierovú kanceláriu. Potom zvážte priestor, ktorý potrebujete na uloženie všetkých vašich fyzických dodávok a skutočných dokumentov. Môže to byť dosť nákladné. Postupom času by bezpapierové mohlo mať za následok obrovské úspory pre váš malý podnik.
3. Jednoduchý prístup - Bezpapierové znamená, že všetky vaše dôležité dokumenty sú digitalizované. Môžete ich zálohovať do cloudu alebo ich sprístupňovať prostredníctvom aplikácie vzdialenej pracovnej plochy, ktorá vám umožní pracovať z mobilnej kancelárie alebo kdekoľvek, a zostať produktívna.
4. Organizácia súborov - ak ste niekedy premrhali čas, ktorý prechádzal cez neorganizovanú knižnicu alebo stohy papiera, aby ste našli to, čo hľadáte, viete, aké ťažkopádne papierové dokumenty môžete spravovať.
Pri vytváraní bezpapierovej kancelárie vytvoríte digitálny súborový systém, ktorý sa dá časom usporiadať, vyhľadávať a vylepšovať. To robí to, čo bol kedysi bolestivý proces vyhľadávania dokumentu tak jednoduchým ako vykonávanie vyhľadávania.
Nevýhody kancelárie bez papiera
1. Porucha systému - digitálny môže byť rýchly prístup, ale to tiež znamená rýchlu stratu. Zvážte, čo sa stane so všetkými vašimi obchodnými dokumentmi, ktoré sú v počítači uložené lokálne, ak sa zlyhá váš systém. Môžete stratiť všetko. Je dôležité, aby každý malý podnik, najmä ten, ktorý je bezpapierový, mal systém na zálohovanie a ochranu údajov mimo pracoviska.
2. Zabezpečenie - digitálne súbory nemôžu byť chránené zámkom na skrinke alebo kancelárskych dverách, takže bezpečnosť dokumentov a citlivých informácií je vážnym problémom pre kancelárie bez papierových dokumentov. Riešenia zahŕňajú šifrovanie, lokálne servery a obmedzený prístup, všetky majú svoje vlastné náklady a výhody. Navyše je dôležité zvážiť povahu niektorých podnikov a citlivosť materiálov, s ktorými sa zaobchádza denne (myslite na svojho účtovníka), jednoducho nemusíte chodiť bez papiera.
3. Revampové procesy - súčasťou prechodu na bezpapierovú kanceláriu je preskúmanie všetkých vašich súčasných prevádzkových procesov a hľadanie adekvátnych alternatív.
Môže byť napríklad potrebné začať používať službu elektronického podpisu, online fakturačné a platobné služby a iné aplikácie, ktoré nahrádzajú potrebu fyzických dokumentov. Všetci vaši zamestnanci budú tiež musieť byť vyškolení v novom systéme, akonáhle bude na svojom mieste.
4. Intenzívny čas - Chod bez papiera nie je proces cez noc; existuje veľa faktorov, ktoré je potrebné zvážiť. Trvá to čas, aby ste zvážili všetky dôsledky opustenia papierového sveta za sebou a rovnako dlho, aby ste vykonali všetky zmeny vo vašich operáciách, ktoré podporujú bezpapierové.
Rozhodnutie ísť bezpapierové je ten, ktorý sa líši od podnikania k podnikaniu, a to určite nie je univerzálne rozhodnutie, ktoré je pre každú spoločnosť správne. Najdôležitejšou súčasťou rozhodovania o tom, že idete bez dokladov, robí váš výskum, aby ste sa mohli rozhodnúť, či výhody prevažujú nad výzvami.
Potom vytvorte systematický proces, ktorý vám nielen umožní získať výhody bez papierovej tlače, ale zároveň pomôže zlepšiť vašu produktivitu súčasne.