Ako chrániť vaše kritické obchodné údaje
Strata údajov
Aby ste parafrázovali Pavla Simona, existuje 50 spôsobov, ako stratíte svoje údaje:
- Zlyhanie alebo poškodenie vášho mobilného zariadenia na pevnom disku počítača alebo notebooku môže spôsobiť, že vaše údaje nebudú obnoviteľné
- Váš počítač alebo telefón môže byť odcudzený - obchodné prestávky sú bežné a podľa štatistík FBI 97% ukradnutých notebookov / desktopov nie je nikdy obnovené
- Údaje môžu byť omylom odstránené (alebo úmyselne vymazané nespokojným zamestnancom)
- Váš počítač môže byť unesený škodlivým softvérom
- Vaše úložné účty online môžu byť napadnuté
- Rázový útok by mohol spôsobiť, že vaše súbory budú nedostupné, kým sa nezaplatí značný poplatok
Režim zálohovania dát je povinný
Na zabezpečenie primeranej ochrany údajov je potrebné vytvoriť systém na zálohovanie údajov, ktorý bude nasledovať tieto tri kroky:
- Zálohovať obchodné údaje pravidelne
- Vytvorte zálohy na spoľahlivom médiu alebo v cloude
- Ak používate médium na zálohovanie, uchovávajte zariadenia na bezpečnom mieste mimo lokality
Základným pravidlom pre ochranu obchodných údajov je to, že ak stratí údaje, bude to viesť k narušeniu podnikania, zálohujte ho.
Softvérové programy pre stolné počítače je možné v prípade potreby preinštalovať, ale vrátenie podrobností o transakciách alebo obchodnej korešpondencii nie je možné, ak sú tieto súbory stratené alebo poškodené.
Archív údajov vs zálohovanie dát
Zálohovanie je zvyčajne periodické, krátkodobé obrázky údajov na účely obnovy po havárii.
Archivácia sa vo všeobecnosti vzťahuje na dlhodobé ukladanie údajov, ktoré už nie sú v bežnom používaní, ale môžu byť obnovené v prípade potreby (napríklad hotový projekt alebo dáta od bývalého klienta).
Záložné kritické obchodné údaje
Existujú dva kroky k úspešnej zálohovaní údajov.
- Identifikácia kritických údajov, ktoré je potrebné zálohovať
- Implementácia zálohovanie údajov v pravidelnom rozvrhu
Čo musí byť v zálohovaní údajov?
Všetky súbory, ktoré ste vytvorili a / alebo upravili, by mali byť pravidelne zálohované. Pre mnohé firmy to zahŕňa všetko od účtovných súborov cez e-mail.
Stále viac aplikácií pre podnikanie je k dispozícii prostredníctvom cloudu. Ak však používate aplikácie pre stolné počítače (bez prehliadača), je možné ich preinštalovať z médií alebo prevziať, takže nemusíte zálohovať.
Cloud-ové úložisko
Používanie služieb zálohovania online umožňuje ľahké zálohovanie vašich dát - čo je len jeden z dôvodov, prečo je cloud computing ideálny pre malé podniky . Služba cloudových služieb však môže byť ešte zraniteľná voči strate údajov prostredníctvom hackingu alebo sabotáže zamestnancov (zvážte nedávny prípad American College of Education v Indianapolise, ktorý po vypálení zamestnanca v oblasti informačných technológií zistil, že pred odchodom zmenil administratívne heslá na on-line účty, ktoré bránia univerzite v prístupe k jej údajom).
Nejde o zlý nápad robiť príležitostné lokálne zálohovanie dát z cloudu.
Lokálne zálohovanie dát
Ak lokálne uložíte svoje údaje (napr. Nepoužívate úložisko v cloude), môžete zálohovať zjednodušiť tak, že všetky súbory, ktoré budú musieť archivovať na jednej jednotke počítača, musia byť uchované. Predpokladajme napríklad, že je potrebné zálohovať účtovné súbory, dokumenty na spracovanie textu, tabuľky, fotografie a e-mail. Jednoduché účtovanie, Microsoft Office (vrátane Outlooku) a Paintshop Pro všetko na samostatnom disku alebo v samostatnom priečinku uľahčuje archiváciu všetkých súborov, ktoré ste vytvorili alebo upravili pomocou týchto programov. Jediné, čo musíte urobiť, je zálohovať jednotku alebo priečinok.
Po výbere dôležitých údajov, ktoré chcete archivovať, je jednoduché nainštalovať a použiť záložný softvérový program na archiváciu údajov o firme v pravidelnom rozvrhu.
Zálohovanie dát v noci sa odporúča. Existuje veľa zálohovacích softvérových programov, ktoré umožňujú nastaviť plán, ktorý automaticky zálohuje vaše dáta. Zálohovací softvér, ktorý tiež zipsy a šifruje súbory šetrí miesto na disku a zvyšuje bezpečnosť dát.
Majte zálohovanie údajov iba na mieste, ak sú uložené v protipožiarnom, nezničiteľnom trezore. Investovanie do páskovej jednotky alebo externého pevného disku a starostlivé dodržiavanie bežného plánu zálohovania údajov nepomôže, ak sú všetky vaše záložné kópie údajov na jednom mieste a toto miesto je postihnuté katastrofou. Ak chcete mať skutočnú bezpečnosť, zálohy by mali byť uložené mimo miesta. (Zálohovanie v cloude úplne neodstráni túto obavu, ale určite je lepšie ako veľa fyzických miest.)
Niektoré firmy uchovávajú svoje zálohy dát v bezpečnostných schránkach v bankách. (Poplatok za bezpečnostnú schránku je daňovo odpočítateľný, ak potrebujete ďalší stimul.) Ostatní majitelia malých podnikov uchovávajú viacnásobné záložné kópie svojich záznamov v domoch rôznych priateľov alebo rodinných príslušníkov. Nezáleží na tom, kam si sa rozhodnete udržať ich, pokiaľ je stránka, ktorú si vyberiete pre zálohovanie mimo lokality, bezpečná a máte k nej pravidelný prístup.
Zálohovacie zariadenia
Online zálohovacie služby
Pre maximálnu bezpečnosť používajte silné heslá, pravidelne ich zmeňujte a uistite sa, či sú zálohované súbory zašifrované (pretože zdieľanie úložiska v cloude je, poskytovatelia oblačnosti obvykle šifrujú používateľské údaje).
Jednotky USB (palec)
USB pamäte neustále zvyšujú kapacitu a sú ideálne pre rýchle zálohovanie dát. Zatiaľ čo nemajú kapacitu externých pevných diskov, majú rýchle prenosové rýchlosti a sú vysoko prenosné. Jednoducho môžete zálohovať dáta na jednotku USB a zobrať ju mimo miesta. Keďže nemajú žiadne pohyblivé časti, USB jednotky sú veľmi spoľahlivé.
Externé pevné disky
Pre malé podniky je odporúčaná metóda nákupu a používania externého pevného disku na zálohovanie dát. Externé pevné disky sú lacnejšie v porovnaní s páskovými systémami. Sú tiež ľahko použiteľné; jednoducho zapojte pevný disk do portu USB vášho počítača. Väčšina externých pevných diskov je vybavená záložným softvérom.
Ukladanie lokálnej siete (LAN)
Ak máte lokálnu sieť (LAN), môžete tiež zálohovať súbory na iný počítač alebo server. Ak sa záložný počítač nachádza na tom istom mieste, môže byť ohrozený krádežou alebo poškodený požiarom alebo záplavou. Kvôli zabráneniu krádeže môže byť server nainštalovaný v uzamknutej klietke, skrinke alebo skrini.
Skladovanie pásky
Ak máte veľké množstvo dát na zálohovanie (alebo chcete vytvoriť a uchovávať pravidelné kompletné archívy dát pre dlhodobé ukladanie) zálohovanie pásky je najlepšou voľbou. Sú veľmi spoľahlivé a dokážu ukladať veľké množstvo dát.
Späť to alebo riziko, že to stratí
Nehrozí riziko straty vašich firemných údajov. Najlepšou obranou proti takejto katastrofe je správna ochrana údajov. Vytvorením záložného systému, ktorý zahŕňa pravidelné a správne archivovanie a zálohovanie vašich firemných údajov, zabezpečíte, že vaša firma bude môcť čeliť všetkým búrkam, ktorým čelí a bude pokračovať. Pamätajte - nikdy nemôžete mať príliš veľa dátových záloh!