Prečo platiť v hotovosti je zlý nápad
Aj keď nie je nezákonné platiť zamestnancom a nezávislým dodávateľom v hotovosti, nie je to z mnohých dôvodov dobrá obchodná prax. Niektoré podniky používajú hotovosť na zaplatenie zamestnancov v snahe zabrániť plateniu dane z miezd a niektorí zamestnanci požadujú platby v hotovosti, aby sa vyhli daní z príjmov.
Tento článok sa zaoberá právnymi a daňovými otázkami a federálnymi zákonmi týkajúcimi sa daní z príjmov, daní z miezd a ďalších daňových záležitostí.
Mzdové a daňové problémy pri platení zamestnancov v hotovosti
- Zamestnávatelia musia zraziť dane zo mzdy (federálna a štátna daň z príjmov a daň FICA (Sociálna poistka / Medicare)) z platov zamestnancov;
- Zamestnávatelia musia tiež oznámiť a zaplatiť dane z miezd, vrátane zamestnancovi a zamestnávateľskej časti dane FICA, IRS
- Ostatné dane z pracovnej činnosti sa musia vyplácať z príjmov zamestnancov , vrátane daní z nezamestnanosti , a odmien od štátnych zamestnancov
- Zamestnávatelia musia každý rok oznamovať príjem zamestnancov na formulári W-2 . Patrí sem aj peňažný príjem.
- Zamestnávatelia musia overiť pracovnú spôsobilosť novoprijatých zamestnancov pomocou formulára I-9 alebo systému E-Verify. Týmto overením zamestnanec vo federálnom systéme a ak sú títo zamestnanci vyplácaní v hotovosti, krížové kontroly agentúry môžu odhaliť pokusy vyhnúť sa dani z miezd platbou v hotovosti.
Vplyv hotovostných platieb na zamestnancov
- Zamestnanci zaplatený v hotovosti, ktorí nemajú zadržané dane z FICA, sú zamietnuté zárobky sociálneho zabezpečenia, ktoré mohli byť použité pri výpočte ich potenciálnych dávok sociálneho zabezpečenia.
- Rovnako zamestnanci, ktorí nie sú "na mzdách", nie sú oprávnení na náhradu pracovníkov alebo dávky v nezamestnanosti.
CPA Gail Rosen hovorí o platení zamestnancov v hotovosti:
Neoprávnené vyplácanie pracovníkov v hotovosti môže viesť k vážnym problémom okrem daňových problémov. Keď je pracovník "nie v knihách", môžete zrazu mať potenciálne záväzky, ktoré môžu byť naozaj katastrofálne.
Ak sa pracovník zrania pri práci a pristane v nemocnici, budú sa pýtať, či sa na pracovisku zranili. Ak poškodený pracovník odpovie áno, budú sa na ne vzťahovať pracovníci. Máte vážne problémy, ak ste neplatili v odškodnení pracovníkov, pretože ste im zaplatili v hotovosti. To isté platí aj v prípade, že sa nezaplatíte do štátneho fondu zdravotného postihnutia a nezamestnanosti. Ak napríklad vypršíte pracovníka a požiadate o nezamestnanosť, potom budete mať audítorov klepanie na vaše dvere.
Platenie detí, manželov alebo rodinných príslušníkov v hotovosti
Mzdy detí do 18 rokov, ktoré pracujú vo vašom podnikaní, podliehajú rovnakým požiadavkám na zadržanie, dane z miezd a dani z povolania ako ostatní zamestnanci. Ak zamestnávate vlastné deti, nemusia podliehať daniam FICA, ale ich mzdy musia byť hlásené IRS. Prečítajte si viac o tom, ako zamestnať vaše deti ako zamestnanci.
Prijímanie vášho manžela / manželky alebo iných rodinných príslušníkov, aby ste mohli pracovať pre svoju firmu a platiť v hotovosti, môže tiež túto osobu zbaviť dávok sociálneho zabezpečenia.
A všetky ostatné uvedené otázky, vrátane vašej zákonnej zodpovednosti oznamovať a platiť dane z miezd, sa vzťahujú.
Platenie nezávislých dodávateľov v hotovosti
Mnohé podniky platia zmluvných pracovníkov (príležitostná práca, letní pracovníci, zatiaľ čo platby nezávislým dodávateľom majú menej problémov ako zamestnanci, treba si všimnúť dve veci:
- Platby zmluvným pracovníkom sa musia každoročne vykazovať na formulári 1099-MISC a
- Musíte overiť totožnosť daňových poplatníkov pre nezávislých dodávateľov; ak ID daňového poplatníka nemôže byť overená, musíte vykonať zálohovanie z platu zhotoviteľa.
Platby v hotovosti uskutočnené predajcom a iným osobám, s ktorými obchodujete, musia byť ešte podložené, ak chcete, aby tieto platby v hotovosti boli odpočítané ako výdavky na vaše daňové priznanie . Aj malé platby v hotovosti by sa mali vyplácať prostredníctvom malého peňažného fondu s príslušnou dokumentáciou.