Systém CCRRA - zachytenie, kontrola, kontrola, záznam, správa
Tu je päť jednoduchých krokov pri vytváraní jednoduchého finančného systému vedenia záznamov : Capture, Check, Record, Review, Act.
Najskôr zistite informácie.
Ak tam nie je, neexistuje. Pri začatí podnikania si zvyčajne zachyťte všetko, takže sa stáva automatickou. "Capture" je najťažšia a najdôležitejšia časť procesu; je to záležitosť formovania zvyku zbierať informácie. Sledujte každú sumu, ktorú ste vynaložili pre vašu firmu, a každú sumu, ktorú ste prijali ako predaj. Nerobte si starosti v tomto bode o tom, čo robiť s informáciami. Stačí sa ubezpečiť, že všetko, čo zachytilo, zahŕňa a) opis položky, b) sumu a c) dátum.
Po druhé, skontrolujte, či sú informácie úplné a správne.
Každé dva týždne strávte hodinu prechádzaním všetkým a kontrolou. Skontrolujte, či sú všetky informácie, ktoré máte k dispozícii, pripravené na nahrávanie.
Uistite sa, že ste uviedli dátum a sumu a dostatok podrobností o tom, aké náklady boli na to, aby ste ich mohli presne zaznamenať. Napríklad poznámka na "papier, 3,55 dolárov, 7/12" nemusí byť dostatok informácií. Prečo bol papier? Boli to noviny, ktoré ste si kúpili pre kanceláriu? Alebo si kúpil papier pre počítač?
Nastavte si konkrétny čas na schôdzku so sebou na konci striedajúcich sa týždňov (napríklad každý druhý piatok), aby ste skontrolovali všetko. Nečakajte príliš dlho; čím dlhšie to budete čakať, tým ťažšie bude pamätať a zbierať informácie.
Po tretie, zaznamenajte informácie, ktoré chcete uložiť.
Nahrávanie znamená uvedenie vašich finančných informácií do využiteľnej formy. Potom, čo je všetko zaškrtnuté, prepnite ho na účetníka, aby ste ho mohli nahrávať alebo ho zaznamenať sami. Robte to mesačne. Zadajte informácie do tabuľkového procesora alebo do účtovného softvéru. Môžete tiež zistiť, že on-line softvér pracuje pre vás, takže vy a váš účtovník môžete vidieť informácie a diskutovať o nich. Stačí sa ubezpečiť, že všetko zaznamenáte každý mesiac, takže ho môžete skontrolovať.
Po štvrté, zjednotiť a prehodnotiť informácie.
Po nahlasovaní finančných informácií každý mesiac vytlačte štyri prehľady:
- súvaha
- výkaz ziskov a strát (p & l)
- - správa o starnutí pohľadávok a
- účtovná závierka.
Pre každú správu uveďte porovnanie s rovnakými informáciami z minulého mesiaca. Venujte zvláštnu pozornosť špecifickým informáciám v rámci týchto správ.
A nakoniec ACT, na základe toho, čo poznáš.
Vo väčšine prípadov môže "ACT" znamenať nerobiť nič, ak všetko vyzerá dobre.
V iných prípadoch to môže znamenať zmenu. Vytvorte "spúšťacie body", kde vás informácie nútia konať. Tu sú navrhnuté spúšťacie body:
- Súvaha . Ak vidíte, že záväzky sa zvyšujú každý mesiac na tri mesiace (čo pravdepodobne znamená, že sa tiež zvyšujú aktíva a / alebo výdavky), znížte výdavky.
- Výkaz ziskov a strát . Ak vidíte, že určitý náklad sa zvyšuje ako percento predaja, opýtajte sa sami seba, prečo sa zvyšuje. Ak je potrebné zvýšenie, možno budete chcieť znížiť výdavky na iné výdavky, aby ste udržali svoju úroveň zisku.
- Pohľadávky voči starnutiu . Buďte asertívni, keď idete po pomalých platiteľov. Čím dlhšie necháte dlh nevyplatený, tým menej je pravdepodobné, že dostanete peniaze. Nastavte systém zbierok, ako som už uviedol vyššie, aby ste sa uistili, že ste zaplatený okamžite a že pomalí plátci nemusia predpokladať, že nechcete, aby vaše peniaze.
- Splatné účty . Zaplať čo môžete čo najrýchlejšie. Pokúste sa zaplatiť skôr, aby ste dostali zľavy. Ak nemôžete zaplatiť všetky svoje účty, zaplaťte tie, ktoré vám spôsobia sankcie alebo ktoré ovplyvnia váš kreditný rating. Aj keď je za platenie účtov zodpovedný niekto iný, ste osoba, ktorá je nakoniec zodpovedná za to, aby ste sa uistili, že vaše dlhy z podnikania sú platené.
Aj keď nie ste oboznámení s finančnými systémami, mali by ste byť schopní nastaviť tento systém v pohybe a udržať ho v prevádzke. Najťažšou časťou je zhromažďovanie informácií. Akonáhle ste vytvorili "zvyk zberu", zistíte, že zvyšok príde spolu s ním.
Nezabudnite, CCRRA - Zachyťte finančné informácie pre svoju firmu, skontrolujte ju každý druhý týždeň, Zaznamenávajte a prezerajte informácie mesačne, potom konajte podľa potreby, aby sa vaša finančná situácia udržala hladko. Ak budete postupovať podľa tohto jednoduchého päťstupňového systému, minimalizujete "odpadky" a problémy, ktoré s ňou súvisia a maximalizujete svoju finančnú situáciu.
Dobre organizovaný finančný systém udrží vašu firmu finančne životaschopnú už mnoho rokov.