Než budete pripravovať a distribuovať formuláre W-2

01 - Uistite sa, že ste správne klasifikovali pracovníkov ako zamestnancov

Zamestnanec je pracovník, ktorý vykonáva prácu pod vedením zamestnávateľa. Všeobecne platí, že ktokoľvek, kto vykonáva služby pre organizáciu, je zamestnanec, ak organizácia môže kontrolovať, čo sa bude konať a ako sa to urobí.

Na druhej strane, nezávislým dodávateľom je fyzická osoba alebo podnik, ktorý poskytuje služby inej osobe alebo podniku. Nezávislý dodávateľ je samostatný podnikateľský subjekt a nepovažuje sa za zamestnanca. Niektoré príklady nezávislých dodávateľov sú konzultanti, agenti alebo makléri. Práca nezávislých dodávateľov je často vedľajšia alebo nepodstatná pre podnikanie; napríklad čistiace služby, mzdové procesory alebo služby IT.

Prečítajte si viac o klasifikácii pracovníkov ako zamestnancov alebo nezávislých dodávateľov a požiadajte o pomoc právneho zástupcu.

02 - skontrolovať dátumy distribúcie a podania pre aktuálny rok

V procese W-2 sa podieľajú dva kroky. Prvým krokom je distribúcia formulárov W-2 zamestnancom. Druhým krokom je podanie týchto formulárov do Správy sociálneho zabezpečenia. (SSA)

Konečný termín pre rozdelenie zamestnancov a podanie s SSA je 31. január nasledujúceho roka. Toto je nový skorší termín pre podanie SSA, ktorý bol vytvorený s cieľom zabrániť daňovým podvodom. Prečítajte si viac o termínoch W-2 a 1099.

Zabezpečte, aby ste zamestnancom poskytli svoje formuláre začiatkom januára, takže majú čas na ich preskúmanie, aby sa predišlo chybám.

03 - Kontrola formulárov zamestnancov W-4

Zamestnávatelia sú povinní mať vždy k dispozícii formulár W-4 pre všetkých zamestnancov. Formulár W-4 obsahuje informácie potrebné na určenie výšky zrážky dane z federálnej dane z príjmov zamestnanca, s použitím rodinného stavu, počtu závislých a akýchkoľvek dodatočných súm, ktoré sa majú zadržať.

Formulár W-4 musí byť vyplnený na požičanie a kedykoľvek si zamestnanec želá vykonať zmenu. Zamestnanec by mal zmeniť formulár W-4, ak dôjde k zmene osobných údajov zamestnanca (vrátane rodinného stavu a počtu závislých osôb) alebo ak sa zmení adresa zamestnanca. Zamestnanec môže kedykoľvek zmeniť formulár W-4, aby zmenil výšku zadržania.

Každý rok pred koncom roka by mali zamestnávatelia požiadať všetkých zamestnancov o preskúmanie formulára W-4, aby sa ubezpečili, že osobné údaje sú presné.

Zabezpečenie toho, aby zamestnanci mali presné a aktuálne informácie o formulári W-4, vám pomôže pripraviť a distribuovať formuláre W-2.

04 - zhromažďovanie informácií o mzdách pre formuláre W-2

Najskôr budete potrebovať základné informácie o vašej spoločnosti pre všetky formuláre W-2:

• Identifikačné číslo zamestnávateľa vašej spoločnosti
• Meno, adresa a poštové smerovacie číslo podniku
• A daňové identifikačné číslo vašej spoločnosti

Potom budete musieť zhromažďovať informácie o každom zamestnancovi, a to ako osobné informácie, tak údaje o mzdách:

• Meno a adresa zamestnanca a číslo sociálneho poistenia alebo iné daňové identifikačné číslo
• Suma vyplatená tomuto zamestnancovi: celkové mzdy, tipy a iné náhrady
• Výška zrazenej federálnej dane z príjmov
• Mzdy v sociálnom zabezpečení (do maximálnej výšky sociálneho zabezpečenia za rok)
• Medicare mzdy a tipy a Medicare daň zrazená, vrátane dodatočnej Medicare dane pre high-príjem zamestnancov.
• Pridelené rady zamestnancov boli vyplatené
• Vyplatené dávky závislej starostlivosti a iné dávky zdaniteľné zamestnancovi
• Za každý štát, v ktorom pracovník pracoval, boli vyplatené štátne mzdy a poplatky a štátna daň z príjmu zrazená
• Platby miestnych miezd a platieb a zadržanie miestnej dane z príjmov.

05 - Recenzia spracovania W-2 - Ako vznikne W-2?

Ak je vaša spoločnosť novinkou v oblasti spracovania miezd alebo ak sa vaša mzdová situácia nedávno zmenila, je dobré prehodnotiť proces vyhľadávania, dopĺňania a distribúcie výkazov na konci roka zamestnancom. Formuláre W-2 môžete získať z obchodu s kancelárskymi potrebami, vašej CPA, z daňového alebo účtovného softvéru alebo od IRS.

Poznámka: Formuláre W-2 sa nedajú stiahnuť z IRS alebo inde na internete. Kópia A formulára W-2 je v špecifickej farbe červeného atramentu a nedá sa duplikovať. Musíte zložiť konkrétny formulár IRS kópie A so správou sociálneho zabezpečenia (toto je kópia, ktorú si ponecháte a zložte so sociálnym zabezpečením koncom februára).

Tu je niekoľko možností na prípravu formulárov W-2:

• Používanie účtovného softvéru . Ak máte len niekoľko zamestnancov a používate účtovný softvér, môžete si pomocou tohto softvéru zakúpiť doplnok na prípravu formulárov W-2.
• Pomocou softvéru na prípravu daní. Ak používate jeden z bežných softvérových programov na prípravu daní, či už online alebo vo verzii pre stolné počítače a ste si zakúpili obchodnú verziu tohto softvéru, skontrolujte, či je zahrnuté spracovanie W-2. Shirley Elmblad, sprievodca pre finančný softvér, obsahuje článok o daňových recenziách softvéru
• Použitie zakúpených formulárov W-2 . Najdôležitejšie spoločnosti poskytujúce kanceláriu majú predtlačené formuláre W-2 na použitie so softvérom na disku CD, ktoré vám umožňujú manuálne zadávať informácie pre tieto formuláre a vytlačiť ich na vašu tlačiareň.

Bez ohľadu na to, akú metódu použijete na vyplnenie a tlač formulárov W-2, mali by mať aj formuláre W-3 .

06 - Rozhodnite sa, ako distribuovať formuláre W-2 zamestnancom

Akonáhle ste vytvorili formuláre W-2, vaše ďalšie rozhodnutie je, ako ich rozdeliť zamestnancom. Pamätajte na to, že termín na rozdelenie formulárov W-2 zamestnancom je 31. január roku nasledujúceho po daňovom roku. Napríklad zamestnávatelia, ktorí museli distribuovať daňový rok W-2s do roku 2016, mali do 31. januára 2017 rozdeliť.

Máte dve možnosti distribúcie tlačených formulárov W-2 zamestnancom: buď ich pošlite alebo ich osobne rozdeľte zamestnancom. Ak zamestnanec osobne vyberie formulár W-2 osobne, možno budete chcieť, aby zamestnanec podpísal, že sa formulár zdvihol, aby sa predišlo otázkam, či sa to stalo.

07 - Kontrola chýb pred odoslaním formulárov W-2 zamestnancom

Ak chcete minimalizovať problémy a musíte znovu odoslať formuláre W-2, použite tento kontrolný zoznam na formuláre W-2 pre chyby. Bežné chyby W-2 zahŕňajú použitie formulára nesprávneho roka, nezaradenie informácií, vloženie informácií do nesprávneho poľa a nezastavenie sociálneho zabezpečenia v maximálnej miere.

08 - Zaobchádzanie so žiadosťami zamestnancov o duplicitné formuláre W-2

Zamestnanci často strácajú alebo strácajú formuláre W-2 a môžu prísť na oddelenie výplatnej listiny a požiadať o duplikátovú kópiu formulára W-2. Pred distribúciou formulárov W-2 zvážte, ako budete riešiť tieto požiadavky:

• Ak ste vytlačili formuláre interne, môžete jednoducho vytlačiť formulár W-2 a dať ho alebo pošlite ho zamestnancovi.
• Ak bol formulár pripravený externou mzdovou službou, môžu vám účtovať náklady na opätovné vytlačenie a odoslanie formulára. Možno budete chcieť účtovať zamestnancom prvý duplicitný formulár alebo druhý duplikát za rok (stane sa to!).

Bez ohľadu na to, čo sa rozhodnete, je dobré oznámiť svoje pravidlá týkajúce sa duplicitných formulárov zamestnancom. Obvinenie z duplicitných formulárov sa môže zdať extrémne, ale môže znížiť počet stratených formulárov, s ktorými sa musíte vyrovnať.

09 - Podanie formulárov W-2 a W-3 so správou sociálneho zabezpečenia

Po tom, čo ste sa rozhodli, ako pripraviť formuláre W-2 a distribuovali tieto formuláre zamestnancom (do 31. januára nasledujúceho roka), je ďalším rozhodnutím určiť, ako tieto formuláre podať s SSA (Social Security Administration) ,

Všetky formuláre W-2 sa musia podať spolu s vysielacím formulárom W-3 so správou sociálneho zabezpečenia. Dve možnosti odosielania týchto formulárov:

• Môžete sa prihlásiť online na sekcii Obchodné služby online na webovej stránke sociálneho zabezpečenia. Najprv sa musíte zaregistrovať a potom vyplniť príslušné formuláre online. Ak prihlásite online s BSO, nemusíte obsahovať formuláre W-3.
• Môžete tiež poslať vyplnené formuláre W-2 spolu s formulárom W-3 do správy sociálneho zabezpečenia.

Tu je viac informácií o tom, ako pripraviť formulár W-3 .

10 - Kontrola štátnych predpisov pre distribúciu formulárov W-2

Po vyplnení formulára W-2 pre zamestnanca je jedna časť tohto formulára (kópia 1) určená na predloženie štátu, v ktorom zamestnanec pracuje. Ak zamestnanec pracuje vo viacerých štátoch, musíte každému štátu predložiť kópiu formulára W-2.

Každý štát má odlišné požiadavky na predloženie formulárov W-2 a akýchkoľvek formulárov prenosu. Ak sa chcete dozvedieť, či sú požiadavky štátu, obráťte sa na daňový úrad štátu alebo štátne oddelenie príjmov.

UPDATE: Mnohé štáty sú v súlade s novým termínom 31. januára na podanie W-2 s SSA.

Prečítajte si viac o štátnych daniach zo mzdy.