Pokiaľ ide o riadenie času , zisťovanie toho, ako čas využiť produktívnejšie, je často výzvou. Dobré miesto na začiatok je správa e-mailov; toto je jedna oblasť, ktorá vedie zoznam časomilátorov pre mnohých vlastníkov malých podnikov.
Pretože e-mail je prebiehajúca forma komunikácie a nemáme úplnú kontrolu nad prichádzajúcim tokom, musíme pracovať na zlepšovaní našej produktivity v tom, ako prijímame, organizujeme, odpovedáme na e-maily a dokonca ich premýšľame. Tipy uvedené nižšie vám pomôžu vytvoriť systém na správu e-mailov spôsobom, ktorý podporuje produktivitu, namiesto toho, aby sa na to vyhli.
1. Vypnite upozornenia.
E-mail má tendenciu prichádzať po celý deň a večer, takže je dôležité, aby ste riadili to, ako prúd prichádzajúcich správ zapadá do vášho dňa. Vypnite upozornenia na nové správy na vašom počítači aj na inteligentnom telefóne, aby ste zabránili neustálemu rozptýleniu a narušovaniu vášho plánu a skontrolujte, či máte poštu, keď je to pre vás výhodné.
2. Rozhodnite sa, ako používať doručenú poštu.
Existuje mnoho rôznych filozofií, pokiaľ ide o správu e-mailovej schránky. Môžete používať priečinok doručenej pošty ako prílohu, obmedziť ju iba na správy s vysokou prioritou alebo ju vytvoriť ako pracovný zoznam úloh.
Kľúčom je vybrať jeden účel pre vašu schránku a držať sa s ním.
3. Vytvorte zoznamy povolených e-mailov a čierne zoznamy.
Väčšina e-mailových klientov a poskytovateľov elektronickej pošty umožňujú používateľom vytvárať zoznamy bezpečných adries, aby sa tieto správy dostali, zatiaľ čo pri čiernej listine alebo blokovaní, čo považujete za spamové adresy. Urobte si čas aktualizovať tieto zoznamy často, aby sa vaše prichádzajúce e-maily čisté.
4. Nastavte časovač a dávkový proces.
Niektorí majitelia malých firiem majú prospech z toho, že majú čas na to, aby si ich dali len na e-mail. Ak to pre vás funguje, nechajte v priebehu dňa určitý čas na odpoveď na správy, presuňte položky do zoznamu úloh, odstráňte nevyžiadané správy a získajte okamžitú predstavu o tom, čo potrebuje vašu pozornosť ďalej.
5. Použite pravidlá na automatizáciu procesu.
Ak chcete ešte viac zefektívniť proces správy e-mailov, použite pravidlá vo svojom e-mailovom klientovi, ktorý zoraďuje, označuje, presúva a usporadúva správy. Aj keď bude trvať určitý čas na vytvorenie pravidiel, ktoré podporujú spôsob, akým používate e-maily, po ich vytvorení môžete obmedziť značnú časť času spracovania e-mailu.
6. Získajte hlavný štart zo svojho smartphonu.
Mnoho majiteľov malých podnikov má inteligentné telefóny, takže môžu zostať v kontakte a na vrchole práce, aj keď sú mimo kanceláriu. Ak často kontrolujete e-maily vo svojom mobilnom zariadení, môžete ušetriť značné množstvo času čítaním a spustením spracovávania správ počas mobilnej komunikácie. Dokonca aj keď ste zvykli mazať nevyžiadanú poštu a správy, ktoré nemusíte šetriť, môžete získať zjednodušenú doručenku po návrate do kancelárie.
7. Ak ju nečíst, odhláste sa!
E-mailové spravodajstvo a iné e-mailové marketingové správy môžu byť skvelým spôsobom, ako zostať v kontakte s klientmi, kolegami, partnermi a ďalšími podnikmi, o ktoré máte záujem, ale tieto správy sa môžu rýchlo zhromaždiť.
Ak ste nečítali konkrétnu opakovanú poštu v niekoľkých problémoch, zastavte predplatné. Obmedzenie e-mailových spravodajcov a iných automatizovaných správ iba na tie, ktoré pravidelne čítate, môže byť jednoduchým spôsobom, ako znížiť hromadnú dávku v doručených.
Pre ešte viac nástrojov, ktoré vám pomôžu stať sa produktívnejšími vo vašej malej firme, preskúmajte tento zoznam 101 aplikácií na zvýšenie produktivity.