Aké náklady na zamestnancov by ste mali platiť
Najlepšie je držať sa náhrady iba tých pohyblivých nákladov schválených IRS ako zrážky z daňového priznania zamestnancov.
Podľa IRS , odpočítateľné pohyblivé výdavky pre zamestnancov sú len
"primerané náklady na:
- premiestňovanie domáceho tovaru a osobných vecí z bývalého domu do nového domova a -
Cestovanie (vrátane ubytovania) z bývalej domácnosti do nového domova.
Náhrady neodpočítateľných výdavkov sú vždy účtované zamestnancovi, a to aj vtedy, ak by náhrada mohla byť kvalifikovaná ako zodpovedný plán (ako je uvedené nižšie).
Daňové dôsledky preplácania cestovných nákladov zamestnancov
Všeobecne platí, že každá platba, ktorú robíte zamestnancom, je zdaniteľná a platenie pohyblivých nákladov zamestnancov sa považuje za zdaniteľnú dávku. Existuje však spôsob, ako sa dá výhoda zdaniť zamestnancovi.
Ak chcete, aby sa pohyblivé výdavky zamestnanca nepodliehali dani zamestnancovi (IRS používa termín "vylúčený" z daní), musíte ich zaplatiť cez to, čo IRS zavolá zodpovedný plán .
V takomto prípade zamestnanec zaplatí výdavky a vyplatí ich.
Aby boli splnené kritériá pre zodpovedný plán, výdavky musia byť rozčlenené a môžu sa vyplácať len špecifické výdavky. Výdavky musia byť tiež na obchodné účely.
Zamestnanec musel zaplatiť alebo vynaložiť odpočítateľné výdavky pri výkone služieb ako zamestnanec vašej spoločnosti. Možno budete musieť preukázať, že váš podnik požaduje presun.
Existuje tiež niekoľko účtovných postupov, ktoré treba dodržať, aby bol plán splátok
- Zamestnanec musí " adekvátne účtovať tieto výdavky v primeranej lehote." To znamená, že zamestnanec vám musí dať príjmy za všetky výdavky.
- Ak dáte zamestnancovi zálohu na tieto výdavky, zamestnanec musí v primeranej lehote vrátiť všetky nadbytočné peniaze.
Napríklad, povedzme, že vyplatíte 5 000 dolárov za presun výdavkov a zamestnanec vám doručí príjmy za 3 660 dolárov. Zamestnanec vám musí dať šek na zostatok (1350 dolárov). Ak nie sú splnené všetky kritériá zodpovedného plánu, plán nie je zodpovedným plánom. A " úhrady za nevyžiadané výdavky " (zamestnancovi) a príspevky na rôzne alebo neurčené výdavky sú zdaniteľné zamestnancovi.
Len aby sme boli absolútne jasní: akékoľvek náhrady poskytované zamestnancom na základe nezodpovedateľného plánu sa musia považovať za zdaniteľné (vrátane zrážky), aj keď sú úhrady výdavkov, ktoré sú zamestnancovi odpočítateľné. A všetky platby, ktoré nie sú doložené príjmami, aj keď sú súčasťou zodpovedného plánu, sú zdaniteľné a podliehajú zrážkam.
Zadržanie dane z miezd na pohyblivé výdavky zamestnancov
Ak boli platby uskutočnené na základe kritérií pre zodpovedný plán a všetky potrebné podmienky boli splnené, platby zamestnancom na sťahovanie výdavkov nepodliehajú zrážkam.
Pohyblivé platby, ktoré sa nevykonávajú podľa kritérií pre zodpovedný plán (opísané vyššie), podliehajú zrážkam za federálne dane z príjmu, dane FICA (sociálne zabezpečenie a Medicare) a federálne dane z nezamestnanosti.
Nahlásenie pohyblivých výdavkov na formulári W-2 zamestnanca
Ak úhrada zamestnancovi spĺňa všetky podmienky zodpovedného plánu, ako je uvedené vyššie, nemusíte tieto náhrady zahrnúť do W-2 zamestnanca. Ak vám zamestnanec poskytne primerané účtovníctvo výdavkov, ale preplatok nie je vrátený, budete musieť skontrolovať vo svojej mzdovej službe alebo v príprave daňových poplatníkov, aby ste určili, ako môžete nahlásiť zdaniteľné a nezdaniteľné sumy. Musíte ohlásiť výšku tejto výhody po vyplnení ročnej daňovej správy W-2 pre zamestnanca za predchádzajúci rok.
Patriot Software poskytuje ďalšie objasnenie toho, ako sa tieto náklady zapisujú do formulára W-2 zamestnanca. Použijeme príklad uvedený vyššie, kde zamestnanec dostane 5 000 dolárov za pohyblivé výdavky, má príjmy za 3 660 dolárov a zostávajúci 1 350 dolárov. Suma, ktorú zamestnanec uchováva, je zdaniteľná pre zamestnanca. Predpokladáme, že táto platba sa uskutočňuje podľa požiadaviek na zodpovedný plán, ako je uvedené vyššie:
- Zdaniteľný 1 350 USD je zahrnutý v rámčeku 1 W-2 (av kolónkach 3, 5 a 16, ak sú zdaňované štátom alebo mestom).
- Federálne a štátne zrážky dane z príjmov a dane FICA musia byť vypočítané pre zdaniteľné 1 350 dolárov a zahrnuté v príslušných poliach na W-2.
- V kolónke 12 formulára W-2 musíte použiť kód "L." vo výške 3 660 USD (čiastka rovnajúca sa zdôvodnenej čiastke (napríklad nezdaniteľnej časti)).
Ďalšie podrobnosti o tom, ako funguje, nájdete v publikácii IRS 15 (obežník E).
Poskytnutie zamestnancovi navyše peniaze na presun výdavkov
Niektoré firmy dávajú zamestnancom stanovenú sumu na presun výdavkov v závislosti od druhu pohybu a vzdialenosti. Platba môže byť ešte odpočítateľná vo vašom podniku ako náklady na podnikanie.
Ak chcete dať zamestnancovi peniaze na presun výdavkov a nechať zamestnanca rozhodnúť, ako budú tieto peniaze vynaložené, máte nezodpovedaný plán podľa predpisov IRS. V tomto prípade, ako je uvedené vyššie, ak nechcete, aby zamestnanec musel vykazovať príjmy, je všetka platba zdaniteľná zamestnancovi ako dávka. Okrem toho musí byť pri platbe zrazená federálna daň z príjmu a daň FICA.
V tomto prípade možno budete chcieť pridať ďalšiu sumu na platbu, aby ste pomohli zamestnancovi s dodatočnými daňami, ktoré musia byť zaplatené. Toto sa nazýva "doplácanie" šeku a je to vykonané, aby zamestnanec poskytol presnú sumu platby po zdanení.
Napríklad, ak zaplatíte zamestnancovi 2 000 dolárov za pohyblivé výdavky, môžete urobiť výpočet gross-up, aby ste získali viac ako 2 000 dolárov na pokrytie dodatočných daní. Patriot Software má kalkulačku, ktorá vám môže pomôcť.
Zamestnanecké náklady sú odpočítateľné
Platba cestovných nákladov zamestnancov je odpočítateľným nákladom na podnikanie. Zamestnanecké odpočty nákladov na zamestnancov by mali byť obmedzené na tie, ktoré zamestnanec mohol odpočítať na svojom vlastnom daňovom priznaní. To znamená iba náklady na prepravu tovaru pre domácnosť a cestovné náklady na nové miesto pre zamestnanca a jeho rodinu.
Informovanie zamestnancov o pláne náhrady cestovných nákladov
Rovnako ako pri akejkoľvek inej zamestnaneckej dávke, všetci zamestnanci musia byť zaobchádzaní rovnako. Môžete nastaviť kritériá pre kvalifikáciu na plán podľa typu zamestnanca (napr. Platné / hodinové), ale nemôžete dať jednému zamestnancovi v rovnakej klasifikácii viac tejto výhody ako inej.
Je vždy dobré, aby ste tento druh prospechu písomne vložili do komunikácie so zamestnancami. Vaša príručka pre zamestnancov alebo príručka o pravidlách a postupoch je dobrým miestom na popísanie plánu. Nezabudnite uviesť informácie o daňových dôsledkoch tejto výhody.
Pomáhať zamestnancom s ich sťahovaním
Pokiaľ nie ste kvalifikovaným daňovým spracovateľom , poskytovanie daňového poradenstva zamestnancom o zrážkach z dane z príjmov nie je dobrá vec. Povzbudzujte svojich zamestnancov, aby získali profesionálne daňové poradenstvo alebo používali profesionálny daňový softvér . Tu je niekoľko vecí, ktoré môžete urobiť, aby zamestnancom pomohli porozumieť tejto výhode pohyblivých výdavkov a ako to ovplyvní ich dane:
- Poskytnite zamestnancom balík na premiestnenie pracovných miest, ktorý vysvetľuje, ako a kedy bude vaša spoločnosť hradiť náklady na presun.
- Poskytnite zamestnancom príležitosť zmeniť svoje zrážky (vo formulári W-4 ) na účtovanie úhrady počiatočnej úhrady.