Spodný riadok je: Ak nemôžete dokázať, neodpočítajte to.
Je skvelé, aby ste mohli odpočítať všetky svoje výdavky na podnikanie, ale je lepšie dokázať tieto odpočty v rámci auditu IRS. Ak máte príslušného daňového spracovateľa, táto osoba požiada o zobrazenie všetkých dokumentov týkajúcich sa vašich daňových odpočtov.
Takže predtým, než pôjdete k vášmu daňovému spracovateľovi s vašou dokumentáciou ( nie v škatuli , prosím!)
V tomto článku sa pozrieme na niektoré jednoduché výdavky na podnikanie a stále sa pýtame na otázku: "Ako môžem dokázať, že ide o skutočné výdavky na podnikanie?" A budeme sa vždy pozerať na tieto transakcie z pohľadu IRS a vášho daňového spracovateľa.
Najdôležitejšou skutočnosťou, ktorú si musíte pamätať, je, že MUSÍte byť schopní ukázať nielen to, že transakcia prebehla, ale že ide o OBCHODNÝ ÚČEL.
Nákup majetkových alebo platobných nákladov
Kúpite si všetko v jednej tlačiarni od spoločnosti Best Buy pre svoju firmu. Napíšete šeky z firemného účtu alebo používate firemnú kreditnú kartu. Takže to stačí na to, aby ste ukázali, že ide o obchodné náklady, nie? Vlastne nie. Uloženie zrušenej šeku alebo potvrdenia o kreditnej karte je len jednou časťou vášho dôkazu. Zrušená šek nezobrazuje to, čo ste si kúpili. Použitie kreditnej karty je lepšie, pretože doklad o kúpe zobrazuje.
Zahrnutie pokladničného dokladu so zrušenou šekom je tiež potrebné, aby ste ukázali, čo ste skutočne zakúpili.
Platba z osobného účtu
Platba výdavkov z vášho firemného bankového účtu alebo z podnikovej kreditnej karty funguje rovnakým spôsobom. Samozrejme, mali by ste používať samostatný obchodný kontrolný alebo úsporný účet alebo obchodnú kreditnú kartu.
Zatiaľ čo vaše osobné účty nie sú nevyhnutne problémom, je ťažšie preukázať, že táto osobná kontrola bola použitá na obchodné účely.
Pri prvom spustení firmy budete musieť použiť niekoľko položiek osobného účtu. Napríklad som nedávno vytvoril novú LLC a musel som použiť osobnú kontrolu na registráciu v mojom štáte. Keď používate osobný účet na obchodné účely, uistite sa, že máte dostatok dokumentácie. V tomto prípade som vytlačil potvrdenie od štátneho tajomníka štátu, ktoré ukázalo, že som zaplatil za registráciu spoločnosti LLC. V tomto prípade bolo dosť ťažké uveriť, že ide o osobné použitie.
Použitie denníkov výdavkov
Niektoré náklady sú ťažšie dokázať ako iné. Dva veľké príklady tohto druhu sú cestovné výdavky, vrátane najazdených kilometrov a vymenovaných nehnuteľností. Za obidvoch okolností je najlepším spôsobom, ako uspokojiť požiadavku IRS na dokladovanie výdavkov, zostať denníkom.
IRS uprednostňuje dôkaz "v čase" . To znamená, že poznámka, ktorú urobíte na výdavkovej knižke alebo doklade alebo v kilometrovom denníku v čase, keď sú peniaze použité, je lepšia ako zoznam, ktorý napíšete na konci roka.
Udržiavanie protokolu o najazdených kilometroch je, viem, udržiavanie kilometrového logu je obrovská bolesť. Znamená to, že zakaždým, keď sa dostanete do svojho auta (nezáleží na tom, či si podnik zaplatil za auto, mimochodom), musíte zaznamenať:
- Dátum
- Najazdené kilometre
- Kde ste chodili
- Účel - podnikanie alebo osobné - čo najpresnejšie.
Ak to chcete uľahčiť, berte na vedomie najazdené kilometre na vozidle 1. januára tohto roku a potom si všimnite kilometrový výkon len na obchodné účely.
Ak chcete odpočítať výdavky na kilometrovú prevádzku pomocou štandardného odpočtu najazdených kilometrov alebo skutočných výdavkov, musíte ukázať, že ste použili auto aspoň 50% času na podnikanie.
Tip: Ak ste pripojení k svojmu smartfónu, vyskúšajte aplikáciu s najazdenými kilometrami alebo aplikáciu s nákladmi. Ušetrí vám veľa papiera a zabezpečí online výkazy výdavkov.
Nakoniec, pamätajte na to, že dochádzanie do zamestnania l (chodiť tam a späť do práce) sa nepovažuje za odpočítateľné cestovné náklady. Zatiaľ čo môžete sledovať výdavky na dochádzku, nezapočítajte ich do denníka pracovných ciest.
Použitie príjmov z cestovného ruchu
Okrem protokolu o najazdených kilometroch, ak cestujete pre podnikanie, budete musieť sledovať príjmy za výdavky.
Tieto výdavky, napríklad najazdené kilometre, sa podrobne zaoberá audítorom IRS, pretože je ľahké zahrnúť osobné cestovné náklady do služobných ciest.
Najlepší spôsob, ako dokázať výdavky na cestovné v cestovnom ruchu (vrátane hotelov, letov, autopožičovní, jedál a zábavy), je použitie schránky kreditnej karty (samozrejme pomocou vašej vizitky) s ďalšími poznámkami na obchodné účely. Vytvorte si poznámku v čase, keď ste vynaložili náklady. Môžete tiež použiť denný plánovač, knihu schôdzok alebo kalendár, aby ste zaznamenali udalosti služobnej cesty, a potom ich spojte s príjmami.
Nákup nehnuteľností uvedených na zozname
Pozrime sa bližšie na zakúpenú tlačovú jednotku typu všetko-v-jednom. Tlačiareň môže byť tiež použitá na osobnú tlač a IRS kategorizuje tieto typy vlastníctva ako vlastnosť uvedená v zozname . Sú na zozname, pretože môžu byť použité na osobné alebo obchodné účely. IRS vyžaduje vyššiu mieru dôkazu o obchodnom používaní.
Musíte konkrétne dokumentovať, ako používate uvedené vlastnosti. Najlepšou cestou je udržiavať protokol s majetkom (ako napríklad denník výdavkov popísaný nižšie). Pokaždé, keď používate tlačiareň alebo inú uvedenú vlastnosť, všimnite si dátum, použitie (počet kópií, napríklad), konkrétnu úlohu (tlač kópií brožúry pre podnikanie) a či je použitie podnikateľské alebo osobné. spojené s tlačiarňou, ako sú kazety.
Na konci roka by ste mali byť schopní ukázať percentuálne využitie pre podnikanie a potom priradiť toto percento k nákladom. Napríklad, ak zistíte, že ste použili tlačiareň 60% času na podnikanie, 60% nákladov si môžete vyzdvihnúť ako zľavu z podnikania.
Pripomíname, že ak máte majetok vo vašom sídle (nie v domácej kancelárii ), nemusíte mať záznam. Všetko použitie na mieste podnikania sa považuje za obchodné účely.
Používanie výpisov účtov
Povedzme, že ste stratili úchytku kreditnej karty alebo nemáte zrušenú kontrolu nákupu tlačiarne. Pomocou výpisu z bankového účtu alebo výpisu z kreditnej karty môžete dokázať obchodný nákup, ale budete potrebovať aj ďalšie overovanie z knižnice s termínmi, kalendára alebo denného plánovača.
Neexistuje žiadna taká vec ako príliš veľa dôkazov
Ak existujú pochybnosti o tom, či sú niektoré náklady na obchodné účely, je najlepšie mať niekoľko spôsobov, ako dokázať náklady.
Váš systém obchodných záznamov
Nakoniec, záznamy, ktoré si ponecháte na týchto obchodných nákladoch, by mali byť súčasťou vášho celkového systému vedenia záznamov.