Ak vaša firma má zodpovedný plán, náhrada určitých nákladov na podnikanie nie je zdaniteľná pre zamestnanca. Ak váš plán splácania podnikov nezodpovedá požiadavkám IRS pre zodpovedný plán, tieto úhrady sú zdaniteľné zamestnancovi a pri týchto platbách sa musí zrážať dane z federálnych daní a dane zo mzdy.
Okrem toho vy ako zamestnávateľ musíte tieto výkazy nahlásiť na formulári W -2 zamestnanca.
Zodpovedné plány môžu zahŕňať preplatenie viacerých rôznych výdavkov zamestnancov vrátane:
- Cestovné výdavky na zamestnancov, vrátane stravovania a zábavy,
- Nákup nástrojov a zariadení a
- Zamestnanecké náklady na domáce kancelárie.
Zodpovedný plán musí zahŕňať aj postup vyžadujúci, aby zamestnanci vrátili zamestnávateľovi nadmerné náhrady (vyššie ako prípustné sumy). Ak zamestnávateľ zriadi a udržiava zodpovedný plán, cestovné výdavky zamestnanca sa nemusia považovať za zdaniteľný príjem.
Prípustné požiadavky na plán
Aby bolo IRS považované za "zodpovedný plán", vaše usporiadanie musí zahŕňať VŠETKY nasledujúce:
- Výdavky musia mať obchodné spojenie ; to znamená, že musia byť zaplatené alebo vynaložené počas výkonu služby ako zamestnanec.
- Zamestnanec musí primerane účtovať zamestnávateľovi tieto náklady v primeranej lehote. Musíte od zamestnancov vyžadovať, aby vám poskytli podrobné informácie o týchto výdavkoch vrátane dátumu, času, miesta, sumy a obchodného účelu na úhradu nákladov.
- Musíte požiadať zamestnanca, aby vrátil nadmerné úhrady v primeranej a presne stanovenej lehote v závislosti od okolností
Ak nie sú splnené všetky tri z týchto požiadaviek, plán je určený tým, že IRS nezodpovedá a akékoľvek výdavky preplatené zamestnancovi vašej spoločnosti sú zdaniteľné zamestnancovi.
Nadmerné náhrady
Nadmerná náhrada je náhrada vyššia ako prípustné sumy. Ak zamestnanec nevráti nadmerné úhrady v primeranej lehote, tieto prebytky sú zdaniteľné zamestnancovi. Najčastejšou okolnosťou by bola situácia, v ktorej zamestnancovi poskytnete zálohu skôr, ako odíde na cestu, a jej výdavky počas cesty sú nižšie ako výška.
Primeraná lehota na vrátenie nadmernej úhrady určuje IRS ako napríklad:
- Preddavok získaný do 30 dní od času výdavku
- Zamestnanec poskytne primeraný účet výdavkov do 60 dní od ich vyplatenia alebo vynaloženia.
- Zamestnanec vráti akúkoľvek nadmernú úhradu do 120 dní po jej zaplatení alebo vynaložení.
- Zamestnancovi je poskytnuté vyhlásenie (najmenej štvrťročne), ktoré žiada o vrátenie alebo primerané zúčtovanie nesplatených záloh a zamestnanec sa presvedčí do 120 dní od prijatia vyhlásenia.
Predloženie zodpovedného plánu IRS
Nie, nie je žiadna požiadavka, aby ste IRS predložili písomný plán. Ale mali by ste byť schopní preukázať, že ste definovali svoje požiadavky na úhradu nákladov zamestnancov. Budete potrebovať niečo písomne, aby ste preukázali IRS, že rozumiete tomu, čo je zodpovedný plán a že prevádzkujete svoju firmu podľa požiadaviek.
Po prvé, tieto požiadavky musíte písomne predložiť ako súčasť manuálu o zamestnancoch a postupoch.
Po druhé, mali by ste dokumentovať všetky transakcie so zamestnancami o ich úhrade nákladov, vedenie záznamov, ktoré ukazujú, že boli dodržané všetky požiadavky zodpovedného plánu.
Zodpovedný plán ovplyvňuje a dane z podnikania
Či sú tieto výdavky vykonané v rámci zodpovedného plánu, nemajú priamy vplyv na vašu schopnosť odpočítať tieto výdavky vo vašom podnikateľskom daňovom priznaní. Musíte však poskytnúť dostatočnú dokumentáciu, aby ste dokázali, že tieto výdavky súvisia s podnikaním.
Napríklad pri úhradách cestovných nákladov môžete odpočítať náklady na príslušnom riadku v daňovom priznaní. Napríklad pri jedlách a výdavkoch na pohostenie použite riadok 24b prílohy C (pre osoby s jediným vlastníkom alebo pre jednu spoločnosť s LLC).