Získajte informácie o kľúčových informáciách, ktoré sa nachádzajú v zdrojovom dokumente
Prečo sú zdrojové dokumenty dôležité
Zdrojový dokument je dôležitý pre účtovné a účtovné postupy, pretože je dôkazom, že došlo k finančnej transakcii.
Ak je spoločnosť kontrolovaná, zdrojové dokumenty zálohujú účtovné časopisy a hlavnú knihu ako nesporný audit trail.
Uchovávanie zdrojového dokumentu pre podnikanie je rovnako ako vedenie príjmov pre daňovo odpočítateľné položky pre vaše osobné dane. Ak sú vaše dane kontrolované, poskytujú dôkaz, že ste tieto nákupy vykonali. To isté platí pre vašu firmu, ale v obchode nemáte účty len na daňovo odpočítateľné výdavky. Uchovávate originálne dokumenty pre každú finančnú transakciu.
Čo poskytujú zdrojové dokumenty
Zdrojový dokument opisuje všetky základné fakty transakcie, ako napríklad sumu transakcie, ktorej bola transakcia vykonaná, účel transakcie a dátum transakcie.
Tu je niekoľko príkladov bežných zdrojových dokumentov:
- zrušená šek
- faktúra
- pokladničný doklad
- počítačom vygenerovaný príjem
- dobropis za vrátenie zákazníka
- pracovná doba zamestnanca
- vkladový lístok
- nákupná objednávka
Ako zaobchádzať s zdrojovými dokumentmi
Zdrojový dokument by mal byť zaznamenaný v príslušnom účtovnom denníku čo najskôr po transakcii. Po nahrávaní by mali byť všetky zdrojové dokumenty uložené v nejakom systéme, kde je možné ich načítať, ak sú potrebné.
V určitých prípadoch môže byť dokonca dôležité poskytnúť reťazec starostlivosti, aby bolo možné určiť, že príslušný zdrojový dokument zostal vo vašej kontrole.
Zdrojové dokumenty vs. fotokópie
Vo väčšine prípadov sú fotokópie zdrojových dokumentov právne prijateľné. Vnútorná daňová služba napríklad prijala fotokópie potvrdení od roku 1997, ak sú čitateľné, obsahujú všetky informácie obsiahnuté v origináli a v rámci skenovacieho procesu predstavujú tieto informácie vo formáte zhodnom s originál.
Príjem materiálu, ktorý špecifikoval nakúpené predmety a zaplatenú cenu, ale ktorý bol skenovaný bez mena dodávateľa, by nebol kvalifikovaný. Dokument, v ktorom boli uvedené všetky informácie v pôvodnom doklade, ale ktorý bol opätovne zadaný vo formáte Word alebo Excel, by nebol kvalifikovaný.
Štandard IRS - úplný, čitateľný a presná reprodukcia originálu - je rovnaký štandard používaný v mnohých firmách a vládnych agentúrach. Ostatné inštitúcie však dopĺňajú tieto všeobecné požiadavky.
Napríklad univerzita vo Washingtone akceptuje ako náhradu za originálne fotokópie dokumentov skenovaných s minimálnou hustotou 300 bodov na palec (dpi) a prezentovaných vo formátoch PDF alebo TIFF; neprijíma fotokópie JPEG.
Ak plánujete skenovať účtovné alebo právne dokumenty na uľahčenie ukladania, obráťte sa na príslušnú inštitúciu, aby ste si boli istí, že akceptuje dokumenty vo formáte, ktorý plánujete používať.