Plánovanie auditu
Poisťovateľ poistenia vášho pracovníka pravdepodobne začne proces auditu hneď po vypršaní platnosti politiky odškodnenia pracovníka.
Môžete dostať list od svojho poisťovateľa alebo telefónny hovor od osoby poverenej vykonaním vášho auditu. Váš priradený audítor by mal naplánovať audit v čase, ktorý je pre vás vhodný. Dátum by mal byť do budúcnosti dosť ďaleko, že budete mať dostatok času na zhromažďovanie informácií, ktoré audítor bude potrebovať. Požiadajte audítora, aby vám poskytol súhrn údajov, ktoré bude vyžadovať na vykonanie auditu.
Upozorňujeme, že váš priradený audítor môže alebo nemusí byť zamestnancom poisťovateľa. Niektorí poisťovatelia majú vlastné oddelenie auditu, ktoré je vybavené vlastnými zamestnancami. Niektorí externí audítorské funkcie outsourcujú nezávislú audítorskú firmu. Proces by mal byť rovnaký, či je audit vykonávaný zamestnancom poisťovateľa alebo dodávateľom.
Záznamy, ktoré budete potrebovať
Audítor bude potrebovať rôzne finančné informácie za časové obdobie, na ktoré sa vzťahuje kontrolovaná politika . Tu je typ informácií, ktoré môžete požiadať o poskytnutie:
- Účtovná kniha
- Daňové formuláre, najmä formuláre 941 a 944, federálne daňové priznanie zamestnávateľov (štvrťročné a ročné)
- Záznamy o vyplatení hotovosti
- Platby za služby poskytované nezávislými dodávateľmi. Audítor bude musieť overiť, či títo pracovníci nie sú vaši zamestnanci.
- Platby za služby poskytované subdodávateľmi
- Potvrdenie o poistení každého subdodávateľa, ktorý ste si najali
- W-2 a 1099
- Popis práce pre každého pracovníka. Uistite sa, že presne popisuje povinnosti pracovníka.
- Popis vašich obchodných činností
- Mzdové záznamy za obdobie politiky. Audítor bude musieť overiť všetky zdroje odmeny poskytované každému pracovníkovi (plat, bonusy atď.).
- Mzdové obmedzenia vzťahujúce sa na riadiacich pracovníkov, partnerov, živnostníkov atď., Ktoré sú zahrnuté v politike
- Pracovný list s hodnotením skúseností
Akonáhle ste zhromaždili potrebné údaje, musíte ich usporiadať. Vložte všetky svoje výkazy miezd (ako sú formuláre W-2, výplatné záznamy a záznamy o nadčasoch) tak, aby boli informácie ľahko dostupné. Podobne umiestnite na jednom mieste všetky informácie týkajúce sa subdodávateľov vrátane platobných súm a poistných osvedčení. Vaše úsilie sa vyplatí, čím sa zjednoduší a urýchli.
Čo obsahuje mzda?
Prémia za odškodnenie vášho pracovníka sa vypočíta vynásobením sadzby vo vašej mzde a následným vydelením výsledku o 100. NCCI a väčšina štátnych kompenzačných úradov sa týka mzdy ako odmeny . Tieto výrazy sa často používajú zameniteľne. Obaja znamenajú peňažnú hodnotu služieb poskytovaných vašimi zamestnancami vašej organizácii.
Náklady, ktoré sú zahrnuté v odmeňovaní, sa v jednotlivých štátoch mierne líšia. Vo všeobecnosti však zahŕňajú:
- Hrubé mzdy a mzdy, vrátane spätných platov a miezd
- Provízie. Zahŕňa to celkové provízie, ktoré pracovník obdržal, a všetky čerpané provízie.
- Bonusy vrátane plánov bonusových akcií
- Dovolenka, dovolenka a nemocenské
- Nadčas platiť. Vo všetkých členských štátoch, okrem niekoľkých štátov, odmena zahŕňa nadčasy vypočítané priamou sadzbou. Predpokladajme napríklad, že pracovná normálna hodinová sadzba je 20 USD za hodinu. Ak by pracovník dostal 600 dolárov za 20 hodín nadčas, zarábal by ste len 400 dolárov nadčas.
- Platby, ktoré ste urobili, ktoré by inak boli zrazené zo mzdy zamestnancov, ako to vyžaduje zákon pre sociálne zabezpečenie, Medicare alebo penzijný plán
- Platba zamestnancom na inom ako odpracovanom čase. Príklady sú práca na kusy, zdieľanie zisku alebo motivačné plány.
- Platby alebo príplatky za ručné nástroje alebo ručné elektrické náradie, ktoré pracovníci používajú na vykonávanie svojej práce
- Nájomná hodnota bytu alebo domu poskytnutého zamestnancovi. Tiež hodnota iných ubytovaní a jedál prijatých pracovníkom ako súčasť jeho mzdy
- Platby odpočítané z hrubej mzdy pracovníkov za dôchodok, kaviareň alebo plány úspor
- Mzdové účtovníctvo pre zamestnancov nepoistených subdodávateľov (pozri poznámky nižšie)
Čo je vylúčené z miezd?
Existuje niekoľko nákladov, ktoré sú zvyčajne vylúčené, keď sa výpočet miezd vypočítava na účely odmeňovacieho poistenia. Zatiaľ čo sa líšia podľa štátu, často obsahujú nasledujúce:
- Tipy a iné odmeny prijaté zamestnancami
- Odstupné (iné ako za odpracovaný čas)
- Zľavy na tovar zakúpený od zamestnávateľa
- Náklady na náhradu
- Zaplať za aktívnu vojenskú službu
- Jednotné prídavky
Triedenie
Jednou z hlavných úloh audítora je zabezpečiť, aby bol poistený podnik správne klasifikovaný. Systémy klasifikácie odmeňovania pracovníkov sú navrhnuté tak, aby kategorizovali podniky , nie individuálnych zamestnancov. Audítor prekontroluje činnosť vašej spoločnosti, aby určil, či je základná klasifikácia uvedená vo vašich pravidlách správna.
Základná klasifikácia je klasifikácia, ktorá najlepšie popisuje vašu celkovú činnosť. Toto je často rovnaké ako riadiaca klasifikácia (klasifikácia priradená najviac mzdy). Predpokladajme napríklad, že prevádzkujete strojárstvo. Niektorí tvoji zamestnanci pracujú so sústružnicami, zatiaľ čo iní pracujú s vrtnými lisami alebo raziacimi strojmi. Konkrétne činnosti vykonávané vašimi zamestnancami sa môžu líšiť od pracovníka po pracovníka. Napriek tomu všetky vyhovujú vašej základnej klasifikácii, Machine Shop.
Niektorí zamestnanci môžu vykonávať úlohy, ktoré vyžadujú samostatné klasifikácie. Napríklad vaša strojárna zamestnáva administratívneho pracovníka, ktorý vykonáva svoju prácu v uzavretom úrade mimo ostatných pracovníkov. Tento zamestnanec bude pravdepodobne priradený klasifikácii Kancelársky zamestnanec skôr ako strojový obchod.
Systémy klasifikácie pracovníkov na kompenzáciu sú veľmi zložité. Váš audítor môže reklasifikovať vašu firmu spôsobom, ktorý nerozumiete alebo vám nedáva zmysel. V takom prípade požiadajte audítora o vysvetlenie. Ak ste ešte stále zmätení o zmenách, požiadajte o pomoc svojho agenta alebo makléra .
Stretnutie s audítorom
Pri audite sa audítor bude musieť stretnúť s vami alebo s dôveryhodným zástupcom vašej firmy. Ak delegujete túto úlohu na niekoho iného, uistite sa, že on alebo ona:
- dobre vie vaše podnikanie
- rozumie všetky fázy operácií vašej firmy
- vie, aké úlohy vykonáva každý zamestnanec
- chápe politiku odmeňovania zamestnancov vašej spoločnosti vrátane klasifikácií, ktoré obsahuje
- rozumie finančné záznamy vašej firmy, vrátane údajov o mzdách, aby mohol odpovedať na otázky audítora
Pri stretnutí s audítorom by ste mali vy alebo váš zástupca spolupracovať a odpovedať na otázky audítora, rovnako ako môžete. Neposkytujte informácie, ktoré neboli vyžiadané.
Podobne ako veľa firiem, vaša firma môže prenajímať vedenie účtovníctva mimo kancelárie, aby zvládla vaše účtovné a mzdové funkcie. Mal by sa váš účtovník stretnúť s auditom vo vašom mene? Odpoveď je nie. Váš účtovník môže audítorovi poskytnúť finančné záznamy, ktoré potrebuje na vykonanie auditu. Audítor však bude musieť navštíviť vaše priestory na vykonanie fyzického auditu.
subdodávatelia
Mnoho štátov má zákony, ktoré ukladajú zodpovednosť dodávateľom, ktorí zamestnávajú nepoistených subdodávateľov. Tieto zákony sa vzťahujú na vás, ak vaše podnikanie funguje ako dodávateľ a subdodávate prácu ostatným.
Predstavte si napríklad, že Vaša spoločnosť, ABC Construction, najme subdodávateľa s názvom P & J Plumbing, aby vykonal potrubné práce v budove, ktorú renovujete. Zamestnanec spoločnosti P & J je v práci zranený a pokúša sa podať žiadosť o odškodnenie pracovníkov. Spoločnosť P & J však nezakúpila pokrytie nákladov pracovníkov. Vo väčšine štátov môže poškodený pracovník požiadať o dávky podľa politiky odškodnenia pracovníka.
Poisťovatelia sú podľa zákona povinní poskytovať výhody zamestnancom nepoistených subdodávateľov. Váš audítor teda preskúma vaše daňové dokumenty a vyhľadá 1099 formulárov vydaných subdodávateľom. On alebo ona sa skontroluje, či ste získali potvrdenie o poistení od každého subdodávateľa, ktorý ste si najali. Ak ste nejakým subdodávateľom, ktorý ste si najali, neposkytli dôkaz o poistení zamestnancov, audítor vám bude účtovať dodatočnú prémiu za poistné krytie tohto zmluvného partnera.
Sadzba účtovaná za nepoisteného subdodávateľa závisí od typu práce vykonanej subdodávateľom. Ak napríklad subdodávateľ vykoná strešnú prácu, použije sa sadzba pre príslušnú klasifikáciu strešnej krytiny. Sadzba sa bude uplatňovať na celú alebo časť nákladov na subdodávateľskú prácu. Ak peniaze, ktoré ste vyplatili subdodávateľovi, boli len za prácu, potom sa ako základ prémie použijú celkové náklady (vydelené 100).
Dodávateľ verzus subdodávateľ
Ak vaša firma nie je dodávateľom, ste zodpovední za úrazy, ktoré utrpeli zamestnanci nezávislých dodávateľov, ktorých ste najali? Odpoveď zvyčajne nie je. Dodávateľ prevádzkuje podnik, ktorý je nezávislý od vášho. Preto je dodávateľ zodpovedný za poskytovanie náhrad zamestnancom svojim vlastným poškodeným zamestnancom.
Predstavte si napríklad, že vlastníte obchod. Môžete si najať Fabulous Flooring, dodávateľa podlahy, aby ste roztrhli starú linoleovú podlahu vo vašom obchode a nahradiť ju novým. Môžete načrtnúť výsledok, ktorý chcete (nová podlaha) a Fabulous robí prácu. Báječný supervízor dohliada na pracovníkov v oblasti podlahových krytín. Vedúci stanovuje pracovné plány a diktuje, ako zamestnanci vykonávajú svoju prácu. Ak je počas inštalácie nového podlažia zranený báječný zamestnanec, Fabulous (nie vaša firma) by mal byť zodpovedný voči pracovníkovi.
Existuje niekoľko situácií, kedy by spoločnosť mohla byť zodpovedná za zranenia zamestnancov nezávislého dodávateľa. Preto by ste mali trvať na tom, aby ste všetci nezávislí dodávatelia, ktorí ste najali, poskytli dôkaz o tom, že si zakúpili náhradné poistenie pracovníkov.