W-4, I-9, žiadosť o zamestnanie, štátnu registráciu a ďalšie
Vaša prvá zodpovednosť za papierovanie a predpisy pre nových zamestnancov prichádza hneď po nálete. Predtým, ako zamestnanec začne pracovať a dostane svoj prvý plat , existujú niektoré formuláre, ktoré musíte mať zamestnanec kompletný. Tieto formuláre musia vyplniť každý zamestnanec podľa federálnych a štátnych zákonov.
vo väčšine prípadov nemusíte formuláre vrátiť nikomu, musíte ich však ponechať. Keď sa tieto formuláre dokončia, mali by ste ich uchovávať na konkrétnom mieste, k dispozícii zamestnancom a ostatným, ktorí ich potrebujú vidieť. Ministerstvo práce USA (v rámci divízie mzdy a hodiny) má osobitné požiadavky na výkazy o mzdách a zamestnaní, ktoré musia byť uchovávané pre všetkých zamestnancov.
Federálne, štátne a miestne úrady môžu tiež kontrolovať vaše záznamy zamestnancov z rôznych dôvodov, takže vedenie záznamov je dôležité.
01 - Formulár W-4 pre zrážku dane z príjmov spolkových krajín
Všetci noví zamestnanci musia vyplniť formulár W-4 predtým, ako dostanú prvú výplatnú lehotu. Tento formulár obsahuje informácie o rodinnom stave, počte vyživovaných a určených dodatočných sumách zrážok. Používa sa na výpočet zrážky za federálne dane z príjmov. Nemusíte uchovávať kópie všetkých formulárov W-4, len tých najnovších.
Zamestnávatelia by nemali poskytovať zamestnancom rady, ako vyplniť tento formulár, ale môžete ich nasmerovať na článok IRS, ktorý im pomôže vyplniť tento formulár.
Uistite sa, že ste použili najnovšiu verziu formulára W-4. Zákon z roku 2017 o znížení daní a pracovných príležitostí vykonal významné zmeny v zadržaných tabuľkách a zamestnanci môžu chcieť zmeniť svoje zrážky, aby sa vyhli prílišnému zdaneniu daní zo svojich výplat. Mali by ste používať formulár 2018 W-4 pre nových zamestnancov a pre zamestnancov, ktorí chcú vykonať zmeny vo svojej forme.
Zamestnanci môžu zmeniť svoj formulár W-4 tak často, ako sa im páči. Napríklad zamestnanec môže dostať bonus a chcú zmeniť zrážku. Je vašou povinnosťou ako zamestnávateľ sledovať najnovšie zmeny a zabezpečiť, aby výplaty zamestnancov odrážali želania zamestnanca na zadržanie.
02 - Formulár I-9 a systém E-Verify for Employment Eligibility
Ako zamestnávateľ musíte preukázať spôsobilosť nových zamestnancov pracovať v USA. Dokument, ktorý musíte použiť, je F orm I-9 , Overovanie oprávnenosti zamestnania, ktorý musí byť vyplnený každým novým prenájmom. Nový zamestnanec musí poskytnúť dokumentáciu o (a) totožnosti a (b) spôsobilosti na prácu.
Existujú dva kroky k procesu I-9. Po prvé, zamestnanec vyplní formulár a uvádza, aké doklady o oprávnenosti sa budú používať. Potom sa ako zamestnávateľ musíte pozrieť na tieto dokumenty a uistiť sa, že sú primerané a vhodné.
Tento formulár musíte mať v zázname zamestnanca, ale nemusíte ho nikomu posielať. Ak prichádza imigrant dôstojník do vašej spoločnosti alebo chce skontrolovať vaše zamestnancov doklady, formulár je vaším dôkazom, že ste overili oprávnenosť práce zamestnanca.
Väčší zamestnávatelia (s mnohými zamestnancami) sa môžu zaregistrovať v systéme E-Verify a použiť ich na kontrolu oprávnenosti nových zamestnancov pracovať v USA. Systém používa informácie na formulári I-9 na porovnanie s federálnymi databázami.
03 - Formulár žiadosti o zamestnanie
Každý nový zamestnanec musí vyplniť formulár žiadosti o zamestnanie, a to aj v prípade, že táto osoba už predložila životopis pre túto prácu. Formulár žiadosti o zamestnanie obsahuje informácie o novom zamestnancovi, ktoré možno overiť, ako predchádzajúci zamestnávatelia a vzdelávanie. Zahŕňa aj niekoľko vyhlásení, ktoré musí žiadateľ podpísať.
Jedno vyhlásenie o formulári žiadosti potvrdzuje, že informácie o žiadosti sú pravdivé a správne, zatiaľ čo iné vyhlásenia umožňujú zamestnávateľovi vykonávať referenčné kontroly a kontroly pozadia.
Umiestnenie formulára žiadosti pre každého zamestnanca vás chráni ako zamestnávateľ od žiadateľa podávajúceho podvodné tvrdenia a umožňuje vám podniknúť kroky, ak formulár žiadosti nie je presný.
04 - Zrážka štátu a registrácia
Zamestnávatelia musia zaregistrovať nových zamestnancov v novom systéme notifikácie ich prenájmu štátu. táto registrácia umožňuje štátu zbierať príspevky na podporu od týchto zamestnancov. Zoznam štátnych oznamovacích systémov je uvedený v tomto článku.
Každý štát, ktorý zhromažďuje dane z príjmov, má pre zamestnávateľov požiadavky na vykazovanie a platenie daní. Ak chcete získať informácie o tom, ako sa zaregistrovať ako zamestnávateľ v štáte, kontaktujte štátne oddelenie o príjmoch (alebo ekvivalentoch). Táto štátna agentúra vám tiež poskytne informácie o zrážkových formulároch a požiadavkách na podávanie správ a vyplácaní zadržaných čiastok.
Pre štáty, ktoré majú daň z príjmov, musíte tieto dane odpočítať od výplaty zamestnancov a poslať zrážané dane príslušnej štátnej agentúre.
05 - Kontrolný zoznam pre prijímanie nových zamestnancov
Tu je 12-krokový kontrolný zoznam nových procesov prenájmu, takže nezabudnite na nič. Zahŕňa získanie identifikačného čísla zamestnávateľa (federatívne identifikačné číslo zamestnávateľa), ktoré sa zaregistruje u IRS pre daňové výkazy a platby a registruje sa na daňovom subjekte vášho štátu (ak sa vyžaduje daň z príjmov štátu). Ďalšie registrácie a požiadavky sú tiež uvedené.
06 - Jedna vec - Vaša príručka pre zamestnancov
Ak má vaša firma niekoľko zamestnancov, mali by ste mať príručku pre zamestnancov alebo manuál a postupy. Príručka môže obsahovať popri pravidlách a postupoch popisy a výhody pracovných procesov.) Všetci noví zamestnanci by mali dostať kópiu tejto príručky a mali by podpísať, že ju prečítali a pochopili.
Príručka pre zamestnancov sa stáva právne záväzným dokumentom pre vás aj vašich zamestnancov. Zamestnanci, ktorí si prečítajú príručku zamestnancov, môžu pomôcť zabrániť nespokojným zamestnancom, nesplneným očakávaniam a možným súdnym sporom.