Federálny zákon vyžaduje, aby ste mali záznamy o výplatách a inú dokumentáciu
Aké platobné záznamy sú zamestnávateľom povinné uchovávať?
Zvyčajne by ste mali väčšinu záznamov požadovaných zákonom práve v priebehu podnikania, takže dodržiavanie pravidiel by nemalo veľa spôsobiť ďalšie kroky alebo prácu.
Skontrolujte záznamy, ktoré už máte, aby ste sa uistili, že ste v súlade s požiadavkami IRS a FLSA.
Záznamy je možné uchovávať v akejkoľvek forme, vrátane elektronickej podoby. Pre všetkých zamestnancov, ktorí nie sú oslobodení od dane, a zamestnanci, na ktorých sa vzťahujú požiadavky na minimálnu mzdu, sa musia dodržiavať:
- Osobné údaje vrátane mena, bydliska, zamestnania, pohlavia a dátumu narodenia, ak je mladšie ako 19 rokov
- Hodina a deň, kedy začína jeho pracovná týždeň
- Celkový počet odpracovaných hodín každý pracovný deň a každý pracovný týždeň
- Celkový denný alebo týždenný priamy zárobok
- Pravidelná hodinová mzda za každý týždeň, keď je odpracovaná nadčas
- Celková nadčasová výplata za pracovný týždeň
- Celkové mzdy zaplatili každé platobné obdobie
- Dátum platby a platné obdobie platenia.
Zamestnancom, ktorí nie sú oslobodení od dane, musí byť vyplatená najmenej minimálna mzda a prijímať nadčasy za všetky odpracované hodiny viac ako 40 týždenne. Zamestnanec môže byť oslobodený od dane, ak je vyplácaný najmenej 455 dolárov týždenne na základe mzdy a ak vykonáva určité pracovné povinnosti, spravidla administratívne, výkonné alebo riadiace.
Priame odmeňovanie je to, čo sa vypláca počas prvých 40 hodín v pracovnej týždni.
Záznamy požadované pre zamestnancov oslobodených od dane sa líšia od záznamov pre pracovníkov, ktorí nie sú oslobodení od dane, a osobitné informácie sa vyžadujú pre zamestnancov domácnosti, pre zamestnancov pracujúcich v neobvyklých platových režimoch pre zamestnancov, ktorým sa poskytujú ubytovanie alebo iné zariadenia, a pre zamestnancov, ktorí dostávajú nápravné vzdelávanie.
Ak niektorý z vašich pracovníkov patrí do týchto kategórií, obráťte sa na právneho zástupcu.
Formuláre, ktoré musíte mať
Okrem záznamov o výplatnej páske by ste mali uchovávať niekoľko ďalších dokumentov v spise pre každého zamestnanca.
- Podpísaná kópia formulára W-4 s federálnym zrážkom. Tento formulár je možné meniť mnohokrát, takže sa uistite, že máte na začiatku najnovší formulár.
- Kópia akejkoľvek formy, na ktorej zamestnanec povolil zrážky zo mzdy, vrátane dávok a špeciálnych darov, ako je United Way alebo iné charity
- Kópia pôvodného formulára žiadosti zamestnanca a všetky podporné dokumenty, ako napríklad životopis alebo prepisy.
- Záznamy o zmenách v platových úrovniach vrátane propagácie alebo democií a dôvody týchto krokov.
Aký je najlepší spôsob, ako udržať výkazy platieb?
Záznamy o výplatných výkazoch, vrátane tých, ktoré dokumentujú všetky odpracované hodiny, zmeny stavu odmeňovania a miery platenia, by sa mali uchovávať v samostatnom súbore.
Musíte tiež viesť evidenciu všetkých zmien, ktoré sa týkajú miezd a výhod zamestnancov, vrátane súhlasu zamestnancov. Musíte mať písomný súhlas v spise o akomkoľvek odpočítaní z odmeny zamestnanca s výnimkou dane a pokuty FICA .
Susan Heathfield, odborník na ľudské zdroje, má podrobnejšie informácie o tom, čo by sa malo uchovávať v osobnom spise zamestnanca.
Kto je oprávnený pozrieť záznamy zamestnancov?
Väčšina podnikov vedie záznamy zamestnancov v obmedzenom priestore a umožňuje prístup iba jednotlivcom, ktorí by mohli potrebovať zobraziť záznamy v dôsledku ich zamestnania alebo pozície. Záznamy o zamestnancoch by sa nikdy nemali odstraňovať zo záznamovacej miestnosti. Ak máte viac ako niekoľko zamestnancov, možno budete chcieť nastaviť politiku osobného prístupu k súborom, aby zamestnanci ľudských zdrojov vedeli, ako reagovať na požiadavky.
- Zamestnanci by mali mať možnosť vidieť svoje vlastné záznamy. Možno budete chcieť, aby niekto zostal v miestnosti so zamestnancom počas prezerania vlastného záznamu.
- Určiť, ktorí zamestnanci spoločnosti vidia záznamy zamestnancov. Prístup je zvyčajne obmedzený na zamestnancov v oddelení ľudských zdrojov a manažérov a vedúcich pracovníkov nad určitú úroveň.
- Rôznym federálnym a štátnym audítorom môže byť povolený prístup k záznamom zamestnancov na účely auditu. Môžete požiadať o oprávnenie, skôr než povolíte audítorovi prístup k záznamom zamestnancov.
- Advokáti zastupujúci zamestnancov v súdnych sporoch môžu mať prístup v určitých špecifických prípadoch. Úrad najvyššej úrovne alebo právny zástupca spoločnosti by mali skontrolovať žiadosť právneho zástupcu pred tým, ako povolia zobrazenie záznamov.