Pred, počas a po audite alebo kontrole
- Miestne orgány , pre požiarne inšpekcie, stavebné predpisy, otázky zdravia a bezpečnosti a prípadné porušenia zákona o osobách so zdravotným postihnutím (ADA)
- Štátnych agentúr , za daň z predaja, registráciu podnikov a otázky zamestnanosti
- Federálne agentúry, vrátane OSHA, ADA, oddelenia Mzdy a hodiny a imigračné / colné (ICE).
Tu je zoznam štátnych a federálnych agentúr, ktoré môžu auditovať alebo kontrolovať svoje podnikanie.
Typy auditov a inšpekcií
- Niektoré agentúry potrebujú nahliadnuť do vašej firmy, keď sa otvoria. Jedná sa zvyčajne o miestne firmy, ako je zdravotné oddelenie alebo stavebné oddelenie.
- Niektoré agentúry kontrolujú pravidelne . Miestni inšpektori požiaru a zdravia majú zvyčajne rotujúci plán.
- Niektoré agentúry nemôžu prísť do vášho podnikania bez ohľadu na dôvod . OSHA je jednou z týchto agentúr.
- Niektoré agentúry prichádzajú v reakcii na sťažnosť od zamestnanca, zákazníka alebo inej osoby. Imigrační inšpektori, inšpektori ADA a inšpektori OSHA reagujú na sťažnosti od zamestnanca alebo zákazníka. Audítori IRS alebo štátni audítori dane z miezd môžu dostať odpoveď na sťažnosť od nezávislého dodávateľa.
Byť pripravený pred auditom alebo inšpekciou
Urobte si čas na prípravu na prípadné audity alebo inšpekcie:
- Vytvorte zoznam možných agentúr, ktoré môžu skontrolovať vašu konkrétnu firmu. Zahrňte agentúry, ktoré sa môžu zobraziť kvôli špecifickej povahe vašej firmy. Napríklad potravinárske podniky môžu mať inšpektor zdravia.
- Poznajte svoje práva pre každý typ kontroly. Môžete požiadať inšpektora, aby sa vrátil neskôr, keď je pre vás vhodnejšie? Máte právo sprevádzať inšpektora alebo audítora?
- Posaďte sa s vaším advokátom a diskutujte o svojich právach a povinnostiach počas týchto auditov a inšpekcií.
- Nastavte postupy pre vás a vašich zamestnancov, aby ste sa riadili, keď sa objaví inšpektor alebo audítor, a trénujte svojich zamestnancov v tom, čo robiť. Možno by bolo dobré umiestniť tieto procesy do notebooku niekde.
- Rozhodnite, kto by mal byť informovaný, keď príde inšpektor. Čo by mali vaši zamestnanci robiť, ak nie ste k dispozícii? Kto bude ďalšou zodpovednosťou? Mali by ste oznámiť svojho advokáta a kedy?
- Skontrolujte svoje firemné záznamy, ktoré sa týkajú tejto kontroly, aby ste sa uistili, že sú presné, úplné a v súlade so zákonom. Napríklad, federálny alebo štátny mzdový a hodinový inšpektor si bude chcieť prezrieť časové listy alebo iné časové záznamy.
Čo je najdôležitejšia vec počas inšpekcie alebo auditu:
Byť zdvorilý a užitočný. Váš postoj by mal byť: "Chceme poslúchnuť laikov a robiť to správne, pomôžte nám vedieť, čo to je." Ak sa vyskytnú problémy, chceme ich napraviť.
- Overte totožnosť inšpektora a uistite sa, že inšpektor má v prípade potreby správnu papierovú dokumentáciu vrátane príkazu. Falošní inšpektori niekedy prejavujú snahu zastrašiť zamestnávateľov, aby sa podrobili inšpekciám, potom platili pokuty alebo pokuty alebo kupovali súpravu dodržiavania predpisov.
- Potom dajte svoj plán na svojom mieste.
- Sledujte fotografie alebo si nechajte záznam o kontrole alebo audite. Sledujte inšpektora alebo sa opýtajte, či sa môžete zúčastniť auditu.
- Nepodporte nič . Ak sa vám položí otázka, odpovedzte na to. Na svoju odpoveď nič nepridávajte.
- Na konci auditu alebo kontroly požiadajte o preskúmanie. Väčšina inšpektorov alebo audítorov sa nebude zaviazať k niečomu konkrétnemu, ale mali by vám poskytnúť všeobecnú predstavu o tom, či došlo k porušeniu a čo očakávať neskôr.
Po audite alebo kontrole
Ak inšpektor uviedol porušenie pravidiel, môžete mať právo na odvolanie. Spôsob spracovania tohto kroku závisí od konkrétnej agentúry. V nadväznosti na to by vás akákoľvek agentúra mala poskytnúť písomný záznam o porušeniach, či už ide o opravu a ako a aké pokuty a sankcie sa ukladajú.
V tomto okamihu pravdepodobne budete chcieť kontaktovať svojho právneho zástupcu a diskutovať o odpovedi.
Ak z inšpekcie nedôjde k žiadnemu porušovaniu, prediskutujte so svojimi zamestnancami, čo sa stalo dobre, čo ste počuli alebo videli, a čo sa naučiť lepšie urobiť nabudúce.
Pre takmer každý obchod bude nabudúce.