Vo väčšine štátov sa zďaleka najväčší počet sťažností spotrebiteľov, sankcie za provízie a pozastavenia a zrušenia licencií týkajú správy nehnuteľností . Nie je to tak, že títo držitelia licencií, ktorí robia správu nehnuteľností, sú hlúpi.
Je to to, že je to veľmi transakčná transakcia. Zatiaľ čo priemerný zástupca môže robiť tucet predajných transakcií ročne s kúpnou zmluvou a súvisiacimi dokumentmi, priemerný správca nehnuteľností môže robiť stovky menších transakcií.
Skutočnosť, že sú menšie, neznamená, že tieto transakcie sú menej dôležité a neznižuje riziko spojené s týmito transakciami. Ako správca nehnuteľností uzavriete zmluvu s vlastníkom, ktorý si prenajíma a prenajíma svoj majetok, vyberá nájomné a odovzdáva ich vlastníkovi a spravuje majetok, od údržby až po vymáhanie pravidiel nájomcu.
Týmto postupujete s majiteľmi, nájomníkmi, opravárenskými spoločnosťami, reklamnými médiami, dodávateľmi a ďalšími. Každá z týchto transakcií predstavuje určité riziko pre vaše podnikanie. Nie je to nevyhnutne veľa rizika v každom prípade, ale je to kumulatívne.
Finančné funkcie sú zďaleka najpravdepodobnejšie pre makléra.
Finančné funkcie zahŕňajú:
- marketingová a finančná funkcia vyžaduje záznamy výdavkov a príjmov, ako aj daňové záznamy, reklamné faktúry a ďalšie,
- správa nájomcu zahŕňa záznamy o všetkých ich žiadostiach, histórii platieb nájomného a porušovaní pravidiel a
- údržbu a opravy zariadenia vyžadujú plány údržby, opravy záznamov o záruke a záznamy zamestnancov a subdodávateľov.
Komponent riadenia rizika je samozrejme veľmi dôležitý. Veľká katastrofa môže ohroziť hospodársky prežitie majetku. Zachované záznamy sú súčasťou toho, pretože akékoľvek súdne konanie, ktoré prijali iní, môže byť zmarené, ak existujú podrobné záznamy, ktoré vyvracajú svoje tvrdenia.
Súčasťou riadenia rizika je určenie rizika v porovnaní s odmenou. Dobrým príkladom je vírivka alebo bazén na objekte. Správca nehnuteľností a vlastník musí vyvážiť hodnotu fondu s rizikami, ktoré vznikli. Keď sa identifikuje takéto riziko, existujú tri spôsoby, ktorými sa dá riešiť:
1. Vyhýbanie - je možné rozhodnúť o odstránení horúcej vane alebo bazéna, pretože dodatočný príjem z nájmu nestojí za náklady na poistenie alebo súvisiace riziká.
2. Ovládanie - Ak sa zachová horúca vaňa, možno by sa nainštaloval kódovaný zámok a oplotenie, aby sa zabránilo mladším deťom.
3. Rizikový prevod - Najčastejším spôsobom riešenia rizika je zakúpenie poistenia na prevod rizika na poisťovateľa.
Úspešný správca nehnuteľností plánuje problémy, udržiava vynikajúce súbory a záznamy o každej činnosti a priebežne posúdi tieto funkcie, aby zistil, či je zmena nevyhnutná.
Dokumenty a e-mail
V mnohých štátoch sa vyžaduje len udržiavať záznamy transakcií počas šiestich rokov.
Odporúča sa však ich dlhšie, najmä ak máte povolené to v elektronickom formáte. Môžete sa staviť, že ak niektorá zo strán môže mať nárok, niekto, kto vás chce žalovať za niečo šesť rokov a desiatich dní, bude stále mať kópiu dokumentu. Je to oveľa ťažšie, ak ste už zničili vaše kópie.
Pokiaľ ide o e-mail, akékoľvek súdne konanie zahŕňajúce federálne garantovaný úver (v podstate všetky naše rezidenčné obchody), môže vás prinútiť produkovať e-maily týkajúce sa transakcie a komunikácie s vaším zákazníkom / klientom. Existuje mnoho spôsobov a softvérových produktov na ukladanie súvisiacich e-mailov, ale prečítajte si niektoré z článkov tu o Evernote, riešení z mnohých dôvodov. Tu je postup spracovania e-mailov pomocou Evernote a archívov služby Gmail.
Zmeňte svoje riešenie e-mailu.
- Nastavte automatické presmerovanie v každom e-maile do alebo z vášho zákazníka / klienta v službe Gmail.
- Pôjdu do notebooku v transakcii Evernote.
- Niekoľko týždňov po uzavretí vytiahnite všetky e-maily v Evernote a vytlačte ich v chronologickom poradí do súboru PDF.
Vzhľadom na to, že sú súbory PDF prehľadávateľné, môžete rýchlo vytiahnuť ľubovoľný e-mail, ktorý môže niekto chcieť pomocou kľúčových slov Funguje to celkom dobre.