Odoslaním profesionálnej e-mailovej správy sa vytvárajú návyky zamerané na jasnú, stručnú a vhodnú komunikáciu.
1. Použite obchodnú e-mailovú adresu
Keď ste vlastníkom firmy, ktorý vykonávate podnikanie v mene vašej spoločnosti, uistite sa, že používate firemnú e-mailovú adresu. V ideálnom prípade to znamená, že máte obchodnú adresu (napr. Yourname@yourbusiness.com), ktorú používate pre všetky obchodné komunikácie.
Ak to nie je možné, môžete vytvoriť bezplatnú e-mailovú adresu, ktorá obsahuje názov vašej firmy (napr. Yourbusinessname@gmail.com). Použitie osobnej e-mailovej adresy, ktorá jasne nesúvisí s vaším podnikaním, môže v najhoršom prípade poškodiť vašu profesionalitu av mnohých prípadoch vás nemusí brať vážne.
2. Udržujte správy krátke a sladké
Nie je nič zlého vysvetľovať veľa detailov; môže poskytnúť jasnosť a znížiť nedorozumenia. Keď však e-mailová správa začne vyzerať ako román, môžete rýchlo stratiť pozornosť príjemcu a zamieňať problém s irelevantnými informáciami. Ak tomu chcete zabrániť, držte sa jedného predmetu na e-mail a keď potrebujete viac informácií, použite tučné podkapitoly, aby boli jasné najdôležitejšie detaily.
3. Použite popisné predmety
Už ste niekedy otvorili e-mailovú správu založenú na tejto téme a skončili ste úplne zmätený a trochu naštvaný, keď sa jednalo o niečo úplne iné? Vzhľadom na to, že už zadávate každý e-mail, ktorý napíšete len na jeden predmet na uvedený tip, mali by ste sa tiež uistiť, že predmetová téma odráža túto tému a nič iné.
Pomôže to nielen príjemcovi, ale aj vám pomôže uľahčiť správu vlastnej e-mailovej schránky .
4. Tone It Down
Je ľahké nechať veci lietať, keď posielate e-mail, pretože môžete mať pocit, že ste chránený obrazovkou počítača, ale niektoré konverzácie môžu byť ľahko nepochopené v e-maile. V skutočnosti bez toho, aby verbálne komunikačné signály zmiernili posolstvo, ktoré posielate, môže byť ľubovoľný e-mail prijatý nesprávnym spôsobom. Ak posielate správu, ktorá môže byť sporná, prečítajte ju pred odoslaním a ak si stále nie ste istí, pravdepodobne by ste mali lepšie vyzdvihnúť telefón.
5. Urobte svoj e-mailový podpis užitočným
Zaznamenávanie cenových ponúk, propagačných a informačných letákov v e-mailovom podpisu môže byť účinné v niektorých situáciách, ale tieto položky by nikdy nemali vôbec využívať svoj e-mailový podpis na to, na čo sa má použiť - poskytnutie vašich kontaktných informácií. Váš prvotný e-mail alebo odpoveď by mali obsahovať minimálne podpisový e-mail s celým menom, spoločnosťou a adresou URL. Telefónne číslo, názov a opätovné zadanie e-mailovej adresy neublíži.
6. Skontrolujte pravopis a korektúru
Kontrola pravopisu je jednoduchá. Nastavte si predvolené nastavenie vo vašom e-mailovom klientovi, aby ste skontrolovali všetky správy pred odoslaním.
E-mail je neformálnejší a dochádza k trochu viac zhovievavosti s pravopisnými a gramatickými chybami, ale vyzerá hrozne, že posielame správu s chybami. Posledná vec, ktorú chcete, je urobiť zlý dojem, pretože ste sa ponáhľali posielať e-mail a preskočili kontrolu pravopisu a gramatiky.
E-mail je dôležitá metóda komunikácie v podnikaní, aj keď to nie je vaša prvá preferencia. Nasledujúce osvedčené postupy týkajúce sa obchodných e-mailov vám pomôžu udržiavať vašu e-mailovú komunikáciu profesionálnu a produktívnu a môžete si byť istí, že dojem, ktorý robíte, je dobrý.