Aké sú pohľadávky?
Pohľadávky (niekedy nazývané "pohľadávky" alebo "A / R") sú tie sumy, ktoré spoločnosť dlhuje svojim zákazníkom. Možno ich považujete za "platby z dôvodu mojej firmy."
Pohľadávky sa považujú za majetok podniku, pretože majú hodnotu ako celkovú sumu, ktorú dlhuje vaša firma.
Pohľadávky sú zaradené na vysokej úrovni v zozname aktív, pretože sú schopné konvertovať na hotovosť. Pohľadávky sa zobrazujú v súvahe spoločnosti , pretože tieto dlžné sumy sa považujú za aktíva. Akonáhle sa vyplatia - dúfame - sa stanú hotovosťami.
Niektoré hotovostné firmy alebo podniky, ktoré sa vo veľkej miere spoliehajú na používanie kreditných kariet zákazníkom, nemusia mať veľa pohľadávok. Ak však máte obchod, v ktorom účtujete zákazníkom a ponúkate im termíny (platba v priebehu času, budete musieť mať možnosť spustiť správu o starnutí A / R, aby ste videli, čo je potrebné od každého zákazníka.
Účtovná metóda a pohľadávky
Ak vaša firma má zákazníkov, ktorí neplatia okamžite, pravdepodobne používate metódu účtovania na základe časového rozlíšenia (na rozdiel od hotovostného účtovníctva). Táto účtovná metóda vykazuje výnosy vtedy, keď sú účtované, a nie pri vyberaní peňazí. To znamená, že musíte zaplatiť daň na základe príjmov, ktoré ste pravdepodobne nedostali.
Proces zhromažďovania peňazí od zákazníkov v tomto type podnikania začína faktúrou - faktúrou zákazníkovi. Na faktúre sa uvádza splatná čiastka a kedy je splatná, vrátane platobných podmienok. Platobné podmienky niekedy zahŕňajú zľavu za predčasnú platbu.
Správa o pohľadávkach je založená na výške a podmienkach uvedených na faktúre pre daného zákazníka.
Čo je to správa o starnutí účtovníctva?
Zúčtovanie pohľadávok (niekedy nazývané zosúladenie pohľadávok) je proces kategorizácie všetkých čiastok, ktoré dlhujú všetci zákazníci, vrátane času, v ktorom boli sumy vyplatené (neplatené), a preto uvažujete o ich veku alebo o "starnutí" informácie. Štandardné kategórie pre tento typ správy sú:
- Aktuálny - okamžite splatný
- 1 - 30 dní - splatnosť v priebehu nasledujúcich 30 dní
- 31-60 dní - mesiac po lehote splatnosti
- 61 - 90 dní - dva mesiace po lehote splatnosti
- 91 a viac - viac ako dva mesiace po lehote splatnosti
Ak má zákazník niekoľko faktúr, ktoré vznikli v rôznych časoch, v správe sa ukáže, koľko sa má zaplatiť za aký čas. Napríklad pre Jim Jones:
- 230 dolárov 30 dní
- 120 dolárov 60 dní
- 390 dolárov za 90 dní.
Účelom tohto starnutia pohľadávok je preukázať majiteľovi podniku, aké pohľadávky je potrebné riešiť naliehavejšie, pretože boli oneskorene dlhšie.
Správa o starnutí pohľadávok je štandardná správa poskytnutá so všetkými programami softvérového účtovníctva vrátane online systémov.
Prečo je správa o starnutí účtovníctva dôležitá?
Pravidlo č. 1 pri vymáhaní pohľadávok je: "Čím dlhší dlh je dlhší, tým menej je pravdepodobné, že ho budete môcť zbierať." Získavanie informácií o vašich zákazníkoch a ich dlhoch je preto nevyhnutné.
Jedným z vašich najdôležitejších nástrojov na vymáhanie pohľadávok je správa o starnutí pohľadávok.
Ako môžem čítať a používať správu o starnutí A / R?
Prečítajte si správu o starnutí pohľadávok z pamäte na základe pravidla č. 1 kolekcií / Tu je niekoľko usmernení, ktoré treba zvážiť pri čítaní správy o starnutí a / r:
Po prvé, pozrite sa na najväčšie sumy peňazí dlhovaných všetkými zákazníkmi. Sú tieto sumy aktuálne? Je to 30 dní? Alebo majú tieto účty nevyrovnané 120 dní alebo viac? Práca na princípe 80/20 vás prinesie najvyššiu návratnosť, a to po najväčších páchateľoch (samozrejme s využitím systému riadenia kolekcií). Určite, ako zvládnete každú z týchto veľkých účtov, napíšete plán a začnite pracovať správca pohľadávok.
Ďalej sa pozrite na tie účty, ktoré boli dlhšie zaplatené. Určte, či ste pripravený prevziať tohto zákazníka do ďalšieho kroku procesu inkasa: inkasná agentúra alebo súd na drobné pohľadávky .
Alebo si myslíte, že tento účet nie je splatný?
Nakoniec použite systém kolekcií, aby ste zistili, ako budete kontaktovať všetkých zákazníkov s účtami 30 dní po lehote splatnosti alebo viac. Nechajte systém viesť, ale neváhajte robiť výnimky. Môžete napríklad vedieť, že manželka zákazníka má terminálnu rakovinu a môžete sa rozhodnúť, že túto osobu neprijmete na súd. Je to vaša spoločnosť; môžete sa rozhodnúť.
Možno budete tiež chcieť vypočítať pomer obchodnej analýzy nazývaný " priemerné obdobie zberu ". Tento výpočet ukazuje počet dní, ktoré v priemere trvá zhromažďovanie predaja vo vašej firme. V priebehu času môžete zistiť, či tento pomer stúpa (trvá dlhší čas na zhromažďovanie.)
Ak pracujete na zlepšení sadzieb inkasa, pomocou výkazu starnutia pohľadávok a ďalších nástrojov finančnej analýzy, ako je priemerné obdobie zberu, môžete zlepšiť platby a mať väčšiu hotovosť vo vašej firme.
Na záver môžete použiť správu o starnutí pohľadávok, aby ste mohli prijímať rozhodnutia o ďalších krokoch pre všetkých zákazníkov, ktorí vám dlhujú peniaze. Použite proces zberu, ktorý ste nastavili, a vždy si pamätajte na pravidlo č. 1.