Kroky na hľadanie miesta pre perfektné podujatie
Za predpokladu, že ste už určili typ plánovanej udalosti a jej účel, existuje veľa ďalších faktorov, ktoré treba brať do úvahy pri začatí procesu výberu samotného miesta konania.
Nasledujúci tento plán vám pomôže viesť kroky pri výbere dokonalého priestoru pre podujatia.
Identifikujte cieľové publikum a poznaj svojho hosťa
Keď plánujete koncert, jedným z najdôležitejších informácií, ktoré musíte vedieť, je, kto budú vaši hostia a koľko očakávate. Zatiaľ čo typ udalosti určite informuje výber miesta konania, jedným z najväčších limitujúcich faktorov pre priestor podujatia je jeho kapacita. Uistite sa, že viete aspoň presný odhad (môže to byť rozsah) počtu hostí, pretože to okamžite obmedzí vaše možnosti konania. Mali by ste tiež zvážiť vaše publikum. Uistite sa, že miesto konania odráža nielen samotnú udalosť, ale aj vkus a očakávania hostí.
Identifikácia dátumov udalostí
Skontrolujte svoj kalendár, pretože načasovanie ovplyvní mnohé rozhodnutia vrátane vášho výberu. Po vašom zozname hostí bude dátum vašej udalosti ďalším limitujúcim faktorom.
V závislosti od toho, aký typ udalosti plánujete, môžete zistiť, že buď musíte byť flexibilný s dátumom podujatia, aby ste získali miesto, ktoré chcete, alebo budete musieť byť flexibilní s výberom miesta konania, aby ste získali dátum, ktorý chcete. Mali by ste začať plánovať miesto s vedomím, kde ste vy alebo klienti flexibilní.
Tu je niekoľko otázok, ktoré je potrebné zvážiť:
- Kedy sú vaši hostia s najväčšou pravdepodobnosťou k dispozícii na základe svojich plánov?
- Aké priestory majú vhodné a dostupné miesto pre tieto časy?
- Kedy je najlepší čas na to, aby váš tím vedenia usporiadal udalosť?
Vypočítajte svoj rozpočet
S otvoreným rozpočtom si každý môže naplánovať skvelú udalosť a mať nekonečný výber možností konania. Ale viac než pravdepodobné, že vaše finančné prostriedky sú obmedzené a mali by ste si byť vedomí od začiatku toho, čo sú vaše finančné obmedzenia - aj keď váš rozpočet na podujatie je jednoduchý odhad alebo rozmedzia. Plánovač udalostí môže vždy naplánovať skvelú udalosť v rámci primeraného rozpočtu.
- Majú miesta podliehajú vašim rozpočtovým parametrom priestorové, technické a stravovacie výdavky?
- Vyjednali ste výhodnú sadzbu za služby a preukázali hodnotu vašej úlohy?
- Povolili ste flexibilitu vo vašom rozpočte v prípade, ak náklady na riadkové položky prekročia plán?
Rozložte rôzne miesta
Po zúžení počtu čísel hostí a možných dátumoch udalostí je dôležité určiť miesta, kde by sa udalosť mohla držať. Hotely a akcie alebo konferenčné centrá sú jedným z najobľúbenejších priestorov pre firemné akcie a svadobné hostiny, ale nie sú to jediné možnosti.
To je čas byť kreatívny vo svojom myslení. Zvážte nasledujúce skutočnosti:
- Na základe témy vašej schôdzky, aké tri najlepšie miesta vám prídu na myseľ?
- Kde by sa vaši hostia radšej zúčastnili tohto stretnutia?
- Čo bude pre vašich hostí najvhodnejšie?
- Iné ako hotel, aké neočakávané miesta by mohli zvýšiť mieru RSVP?
Nájdite správny typ priestoru pre udalosti
Miesto, ktoré si vyberiete, musí mať vhodný priestor pre typ udalosti, ktorú plánujete. Vaša udalosť bude vyžadovať tanečný parket? Potrebujete systém PA? A čo pódium reproduktora alebo obrazovka projektora? Aké nastavenie tabuľky potrebujete? Okrem uváženia týchto druhov otázok, tu sú niektoré z najlepších miest plánovania otázok sa pýtať sami seba:
- Spĺňa miesto podujatia špeciálne kritériá vášho programu alebo udalosti?
- Môže sa miesto konať vaša produkcia, zábava, A / V, zvuk a iné technické potreby?
- Podmienka zariadenia odráža vysoké štandardy vašej organizácie?
Zvážte služby a obmedzenia miesta konania
Okrem nájdenia správneho typu priestoru pre podujatia si budete chcieť pozrieť aj typy ďalších služieb ponúkaných miestom a určiť ich hodnotu pre vašu udalosť. Niektoré miesta budú mať aj preferovaný zoznam dodávateľov, z ktorého musíte pracovať, aby ste našli predajcov alebo dodávateľov pre ďalšie služby. Ďalšie miesta majú obmedzenia na výzdobu alebo iné aspekty samotnej udalosti. Niektoré otázky, ktoré môžete položiť, zahŕňajú:
- Má toto miesto dobrú možnosť parkovania alebo komorníka?
- Poskytuje toto miesto bezpečnosť?
- Poskytuje toto miesto dodatočné služby, ako je catering, kvetinové zariadenia, požičovne posteľnej bielizne a tabaku atď.?
- Má toto miesto s nastavením a vyčistiť posádku?
- Má toto miesto obmedzenie toho, s akými inými predajcami pracujete?
- Má toto miesto miesto pre potraviny a nápoje?
Zvážte reputáciu miesta
Reputácia miesta konania je kritická. To je často rozdiel medzi držaním dobrej udalosti a vytváraním skvelých udalostí. Spôsob, akým miesto spravuje svoje zariadenia, zamestnancov a klientov, bude vždy zapamätané. Ak chcete získať zmysel pre dobrú povesť miesta konania, zvážte tieto otázky:
- Aká je funkcia manažéra konferencie, manažéra stravovania alebo šéfkuchára?
- Správa vás bude považovať za VIP klienta alebo za jeden z viacerých programov?
- Koľko flexibility je miesto, ktoré vás chce rozšíriť?
- Majú svedectvá alebo recenzie k dispozícii?
- Ponúka miesto fotografie z udalostí podobných vašim?
Naplánujte si návštevu miesta konania
Pokiaľ logistika a čas absolútne nebránia tomu, každý plánovač udalostí by mal vykonať inšpekciu na mieste pred uzavretím akéhokoľvek miesta konania. Obrázky môžu byť veľmi užitočné, ale existuje veľa aspektov, ktoré je možné hodnotiť iba osobne. Požiadajte o prehliadku miesta konania vrátane všetkého od parkoviska až po vchod a priestor na podujatie do kúpeľne. Budete radi, že ste to urobili!
Zapracovať predvoľby klienta
Na konci dňa musia plánovatelia podujatia predkladať svoje odporúčania týkajúce sa miesta konania svojmu klientovi (či už ide o interného klienta, ako sú vedúci pracovníci spoločnosti alebo manažment, alebo externý klient) a získať schválenie. Jediná otázka sa opýtať sa so sebou na klienta počas fázy plánovania konania je klient schválený mojím odporúčaním (odporúčaniami)? Aby ste mohli odpovedať na túto otázku s istou istotou, musíte sa uistiť, že od začiatku rozumiete očakávaniam a preferenciám klienta.