Na úspech vašej firmy nie je nič dôležitejšie ako váš systém pre správu pohľadávok, fakturácie a inkasá. Niekedy sa tento systém nazýva systém správy kolekcií. bez ohľadu na to, čo sa nazýva, musíte ho nastaviť a usilovne pracovať.
Tu je dôvod, prečo: Ak máte veľa zákazníkov, ale žiadny príjem od týchto zákazníkov, vy odchodíte z podnikania. Tu je zoznam krokov, ktoré musíte urobiť na zavedenie systému riadenia kolekcií pre vaše podnikanie:
Vytvorenie spôsobov platby
Ako vás ľudia zaplatia? To závisí predovšetkým od typu podnikania a od toho, či sú vaši zákazníci jednotlivci alebo spoločnosti, alebo oboje. Existuje niekoľko určených spôsobov, ako prijať peniaze od zákazníkov všetkých typov: Čím viac rôznych typov platieb akceptujete, tým je užitočnejšie pre zákazníkov. Ale budete musieť platiť poplatok za spracovanie niektorých typov platieb, ako sú kreditné a debetné karty.
- Platby v hotovosti, najmä od fyzických osôb v maloobchode
- Kontroly od jednotlivcov v maloobchodnom prostredí a od obchodných zákazníkov
- Platby kreditnými a debetnými kartami od fyzických osôb a podnikov
- On-line platobné metódy ako PayPal, od jednotlivcov a spoločností.
- Úverové alebo platobné plány od fyzických osôb aj od podnikových zákazníkov.
- Ostatné externé zdroje platieb, ako napríklad poisťovne, v určitých typoch spoločností.
Nastaviť spracovanie platieb "Pravidlá Thumb"
Potom, čo ste určili, aké druhy platieb máte vykonať, musíte stanoviť pre svojich zamestnancov niektoré pravidlá týkajúce sa prijatia a zaobchádzania s týmito typmi platieb.
Aké sú napríklad pravidlá prijímania šekov? Robíte úverové kontroly nových zákazníkov? Kedy povolíte zákazníkom platiť v priebehu času? Kedy privediete zákazníka do súdu pre malé nároky?
Odoslať účty
Odošlite účty zákazníkom, ktorí vám dlhujú peniaze. Pošlite fakturáciu aspoň raz mesačne, alebo častejšie, ak ste naozaj vážne pri zbere peňazí.
Správa Správa o starnutí účtov
V závislosti od typu vášho podnikania môžete mať zákazníkov, ktorí neplatí pri nákupe alebo ktorí platia v priebehu času. Spustenie správy o starnutí pohľadávok vám ukáže, kedy chcete zasielať faktúry a kedy začať silnejšie metódy zhromažďovania.
Zahájenie zberných konaní pre neplatičov
Pre zákazníkov, ktorí neplatí v primeranom čase (podľa vašich "pravidiel"), začnite konanie o zbierkach. Možno budete chcieť poslať účet na inkasnú agentúru alebo na súd pre malé nároky. Rozhodnite sa, čo je najlepšie pre každý typ účtu.
Zriadenie a fungovanie systému správy kolekcií vám môže pomôcť zbierať peniaze, ktoré máte splatné, a udržať peňažný tok, ktorý sa pohybuje vo vašej spoločnosti.