Vytvorenie efektívnej stratégie riadenia pohľadávok je kľúčovou súčasťou úspešného podnikania. Napriek tomu sa bežne venujeme malým a stredným podnikom, ktoré nedokážu prijať metodický prístup k situácii a sú pre ne horšie. Zlepšenie a optimalizácia procesov pohľadávok prináša do tabuľky veľa prínosov a neplatí len pre AR. Zjednodušený a efektívny AR proces tiež pozitívne ovplyvňuje marketing, predaj, zákaznícky servis a celkové operácie.
Takže stojí za to venovať čas a úsilie, aby ste to zlepšili.
Prečo Optimalizácia záležitostí pohľadávok
Podobne ako mnohí vlastníci podnikov, nemusíte okamžite vidieť výhody proaktívnej optimalizácie procesov pohľadávok. Ako už bolo spomenuté vyššie, toto môže drasticky zlepšiť mnohé aspekty vášho podnikania. Zabraňuje tomu, aby sa existujúci kapitál dostal do odpadu, čo zvyšuje likviditu. Na druhej strane je podnik schopný lepšie znížiť dlh, znížiť náklady, zvýšiť fond a v mnohých prípadoch prekonať konkurenciu.
Rozhodujúcou súčasťou optimalizácie procesov prijímania pohľadávok je pretrvávanie pri začatí procesu včas. Príliš často sa podniky snažia o to, aby zaobchádzali s predajmi, aby zaobchádzali s pohľadávkami ako o náhľade. Spustenie procesu včas znamená diskutovať veci ako platobné podmienky v počiatočných fázach zákazníckeho vzťahu. Získanie nového zákazníka na palube s elektronickými platbami v začiatkoch tohto procesu je ďalším príkladom proaktívneho prístupu k situácii.
Predtým, ako urobíte čokoľvek iné, zaviažejte svoju spoločnosť, aby čo najskôr v rámci tohto procesu dala prioritu čo najskôr.
Typické úskalí prijímaných účtov
Majitelia podnikov často tlačia pohľadávky na spätný horák, za predpokladu, že ponechanie dostatočne dobre samo je úplne v poriadku. Avšak zlé AR postupy spôsobujú podnikom množstvo problémov.
Z predĺženia úveru na nekvalifikovaných zákazníkov, aby nedošlo k včasnému sledovaniu účtov v minulosti, chudobné postupy AR sužujú čas, peniaze a produktivitu z podnikania. Často produkujú zvlnené efekty, ktoré sa dotýkajú prakticky každého aspektu riadenia spoločnosti. Najhoršou časťou toho je, že mnohé z problémov sa dá ľahko vyhnúť.
Medzi ďalšie bežné problémy súvisiace s AR patrí nesprávne uplatňovanie a prideľovanie peňažných platieb, nedodržanie správnosti faktúr a účtov a nevygenerovanie a správne používanie prehľadov na nulové hodnoty v súvislosti s potenciálnymi problémami. Každá z týchto a iných skreslení môže spôsobiť ďalekosiahle problémy aj pre veľmi úspešné a výnosné podniky, takže je to viac, ako stojí za to, aby podnikli kroky na ich nápravu v čo najskoršom možnom čase.
Optimalizujte tieto päť činností na zlepšenie spracovania pohľadávok
Optimalizácia procesov pohľadávok sa od začiatku zdá byť dosť skľučujúca. Avšak metodickým prístupom k situácii môžete vykonať zmeny, ktoré povedú k pomerne rýchlemu a dramatickému zlepšeniu. Pre vaše pohodlie sme identifikovali päť aktivít, ktoré pri správnej optimalizácii výrazne zlepšia celkové fungovanie procesu prijímania vašich účtov a na druhej strane prinesú mnohým zaujímavým výhodám pre vaše podnikanie ako celok:
- Udržiavať presné údaje o zákazníkoch - Centralizovať proces hlavných údajov na zabezpečenie presnosti účtov zákazníkov a informácie sú kľúčovou súčasťou vytvárania a udržiavania efektívneho procesu prijímania účtov. Napríklad nepresné adresy môžu spôsobiť, že faktúry budú odoslané na nesprávne miesto, čo spôsobí oneskorené platby. Zákaznícke účty by mali byť dôsledne kontrolované, aby sa zistili anomálie ako neobvyklé alebo nevhodné platobné podmienky, úverové limity, zľavy a podobne. Zmeny údajov o zákazníkoch by mali byť správne zdokumentované a mali by sa zaviesť kontroly, ktoré zabránia prístupu neoprávnených osôb k údajom alebo ich úpravám.
- Vytvorte jasný a stručný proces schvaľovania úverov - príliš často sa podniky dostávajú do nepriaznivých úverových návykov s cieľom zvýšiť predaj. Samozrejme, toto vedie k začarovanému cyklu, ktorý môže byť pre spoločnosť v konečnom dôsledku katastrofálny. Rozšírenie úveru môže byť veľmi dobrá vec, ale musí byť stanovený jasný postup. Malo by obsahovať jasné pokyny týkajúce sa toho, kedy a ako sa majú hodnotiť a prekonať úverové limity, kedy sa pozastavia účty a ako funguje proces podávania žiadostí. Pravidelné kontroly procesu schvaľovania úverov by sa mali vykonávať, pretože okolnosti sa menia.
- Vytvorenie efektívneho procesu fakturácie - fakturácia a fakturácia zákazníkov musí byť presná a efektívna, aby bola efektívna. Chyby v cenách, meracích jednotkách a podobne môžu spôsobiť vážne zmätok. Ďalej musia byť faktúry vytvárané a zasielané včas a spôsob ich tvorby by mal byť konzistentný a definovaný. Jeden spôsob, ako zlepšiť fakturáciu a fakturáciu, je automatizovať toľko, koľko je to možné, takže sa nebojte sa spoliehať na technológiu tu. Na určenie problémových účtov použite prehľady výnimiek. Ak je to možné, vytvorte zákaznícky portál, aby ste časť zákazníckej práce posunuli k zákazníkom a poskytli im pocit samostatnosti.
- Vyrovnať proces podávania žiadostí o platbu - pri príchode musia byť platby správne. Mali by sa uplatňovať na správneho zákazníka a na príslušné faktúry. V opačnom prípade, ak nastane nesúlad alebo problém neskôr, bude snaha o nulovú odpoveď na počiatočný problém veľmi ťažké. Platby by sa mali tiež uplatňovať rýchlo, aby ste zaistili, že v každom okamihu viete, ktoré účty sú aktuálne a ktoré sú splatné. Jedným z možných spôsobov optimalizácie procesu je ponuka obmedzeného počtu platobných možností pre jednoduchosť. Zverejňujte príspevky v denníku rýchlo a dlho pred dátumami uzávierky. Kedykoľvek je to možné, vyhýbajte sa dumpingu hotovosti na pozastavené účty, kým nebudete mať čas na to, aby zistili, kam má skutočne ide.
- Optimalizácia procesu inkasa - Správne optimalizácia pohľadávok umožňuje oveľa jednoduchšie inkasovať platby včas a efektívne. Pri správnom používaní platieb je napríklad jednoduché určiť, ktoré účty sú vystavené riziku, že začnú platiť. Úsilie o zber by malo byť konzistentné a metodické. Mal by sa stanoviť jasne vymedzený proces rokovania o platobných plánoch, aby sa zabezpečilo, že bude v súlade s celkovými cieľmi spoločnosti. Procesy by mali byť čo najviac automatizované, aby sa znížilo riziko chyby pri ručnom vstupe.
Osem osvedčených postupov na prijatie na zlepšenie procesov účtovania pohľadávok
Americké centrum produktivity a kvality, alebo APQC, vytvorilo súbor štandardov nazývaných Otvorené štandardy. Očrtávajú osvedčené postupy pre spracovanie pohľadávok a mali by sa ukázať ako neoceniteľné pri práci na vylepšovaní vašich AR procesov. Pre vaše pohodlie sme zhrnuli osem najdôležitejších bodov z otvorených štandardov APQC:
- Odstránenie prekážok pri prijímaní platieb - Vyskúšajte napríklad svojich zákazníkov, aby zistili, ktoré spôsoby platby pre nich najlepšie fungujú. Odtiaľ zvážte možnosť ponúknuť iný výber platobných možností, aby zákazníkom uľahčili platiť faktúry včas.
- Uprednostňujte riadenie úverov - Neposkytujte úver vôľu nulu len preto, aby ste udržali tržby spojené s predajom. Táto stratégia sa zhoršuje a je len jedným príkladom mnohých potenciálnych problémov, ktoré môžu vzniknúť v dôsledku zlých procesov riadenia úverov.
- Pravidelne posudzovať účtovné pohľadávky - Stanovte osobitný harmonogram monitorovania a hodnotenia stavu Vašich pohľadávok. V ideálnom prípade by sa malo robiť aspoň raz týždenne. Čím skôr zistíte chyby, tým skôr ich môžete opraviť - a tým menej pravdepodobné, že spôsobia veľké problémy pre vaše podnikanie.
- Zvážte skrátenie platobných podmienok - neexistuje zákon, ktorý by hovoril, že všetci zákazníci musia mať platobné podmienky netto-30. Často sa používajú kratšie platobné podmienky, ktoré pomáhajú pomaly plateným zákazníkom platiť aspoň o niečo rýchlejšie, takže je to užitočná možnosť zvážiť.
- Vytvorte proces vyriešenia sporu o fakturáciu - vytvorte špecifický proces riešenia fakturačných sporov. To nielen zjednoduší proces, ale zlepší celkovú spokojnosť zákazníkov, pretože váš tím bude presne vedieť, čo robiť, keď vznikne spor.
- Automatizovať - skúmať rôzne druhy softvéru a iné formy technológie na automatizáciu čo najväčšieho počtu procesov pohľadávok. Čím viac, než môžete odstrániť ľudský prvok, tým bude presnejší a spoľahlivejší celý proces. Mnohé programy sú drahé, ale návratnosť investícií je značné, pretože sa vyskytuje menej chýb a v mnohých prípadoch sa zvyšuje aj produktivita zamestnancov.
- Vytvorte proaktívny proces zhromažďovania - Vyzdvihnite zbierky najvyššou prioritou a presadzujte ich vytvorením jasnej a stručnej stratégie zbierok. V ideálnom prípade sa snažíme zasiahnuť skoro. Keď účet prejde do stĺpca v minulosti, váš tím by mal byť po celom svete a vedieť, čo má robiť.
- Bill elektronicky - Ak máte k dispozícii prostriedky, začnite účtovať zákazníkom elektronicky. Hoci tam budú niektorí, ktorí nemôžu podporovať elektronické faktúry a platby, väčšina spoločností je na palube s týmto v týchto dňoch. Čím menej papierov kontroluje, že musíte spracovať a odoslať poštu, tým jednoduchšie a presnejšie bude celý proces.
Ako môžete vidieť, nemusíte začať od začiatku, aby ste zlepšili a optimalizovali svoje pohľadávky. Môžete si vybrať, aby ste si vzali jednu oblasť naraz, alebo sa môžete ponoriť plnou parou dopredu a prebudovať ju naraz. Či tak alebo onak, akékoľvek kroky, ktoré urobíte na optimalizáciu svojich pohľadávok, sa dlhodobo splatia.