Ako môžem účtovať zákazníkov?
Keď začnete podnikať, jednou z vašich prvých úloh by malo byť rozhodnúť, ako budete zbierať peniaze od zákazníkov.
Získanie peňazí od zákazníkov závisí od typu vašej firmy.
- Ak získate peniaze od zákazníkov prostredníctvom kreditných alebo debetných kariet, nemusíte sa obávať zhromažďovania.
- Niektoré podniky prijímajú iba hotovosť, ale existujú problémy s hotovostným podnikaním, vrátane nevedenia dobrých obchodných záznamov.
- Ak sa v čase predaja nedostanete, musíte účtovať zákazníkov (vrátane iných podnikov), čo znamená, že budete musieť nájsť spôsob, ako zabezpečiť, aby sa tieto faktúry zaplatili.
Pravidlo č. 1 pre platené zákazníkmi
Najdôležitejšia vec na zapamätanie a zhromažďovanie od zákazníkov je, že čím dlhšie je účet nezaplatený, tým menej je pravdepodobné, že dostanete svoje peniaze. Takže budete musieť nastaviť konkrétny proces zberu a uistiť sa, že ho budete dodržiavať s každým zákazníkom.
Systém pre fakturáciu zákazníkov
Pred poskytnutím úveru zákazníkom začnite vytváraním niektorých zásad týkajúcich sa prijímania úverov, vykonávania úverových kontrol a komunikácie so zákazníkmi o procese fakturácie a inkasovania.
Potom nastavte systém na zachytenie informácií o zákazníkoch - kto vám dlhuje peniaze, koľko dlhuje a ako dlho je dlžná suma.
Väčšina softvérových programov pre podnikové účtovníctvo má zákaznícky modul, ktorý vám umožňuje zadávať tieto údaje.
Môžete zadať faktúry, keď vykonáte prácu alebo doručiť výrobok, a zadávať platby v čase, keď prichádzajú. Musíte však držať krok s týmito papiermi, aby ste sledovali pohľadávky ( dlžné sumy).
Správa o starnutí pohľadávok je váš nástroj na rozhodovanie o stratégii fakturácie pre zákazníkov.
Odosielanie účtov
Nezabudnite na kolekciu Pravidlo č. 1, keď uvažujete o odosielaní účtov. Mnoho firiem zasiela zákazníkom účty len raz za mesiac, čo znamená, že môžu čakať až šesť týždňov na zaplatenie (mesiac na odoslanie účtu, potom niekoľko týždňov pred tým, ako zákazník platí).
Vysielajte faktúry častejšie, alebo medzi nimi telefonujte, aby ste upozornili zákazníkov na zaplatenie. Niektoré spoločnosti odosielajú účty v dávkach, pričom časť zákazníkov sa každý týždeň fakturuje. Táto dávková fakturácia pomáha udržiavať hotovosť na vyššej úrovni.
Naplánujte si stratégiu fakturačného listu
Systém zbierok môže obsahovať telefonické hovory, písmená alebo oboje v závislosti od typu zákazníka. Jednou stratégiou je začať s nižšou intenzitou a znepokojením a postupne sa stávať asertívnejšími, potom agresívnejšími. Táto stratégia rastúcej úrovne môže fungovať buď pre telefónne alebo listové alebo e-mailové fakturačné pripomienky.
- Prvá úroveň - "Oops"
Tento list predpokladá, že zákazník zabudol odoslať platbu; je to "pravdepodobne ste to poslali, ale platba musí byť zaslaná poštou.
- Druhá úroveň - čo je nesprávne?
Tento list predpokladá, že zákazník chce platiť, ale neobvyklé okolnosti zabraňujú platbe. Druhý list navrhuje alternatívy platieb, ale stanovuje pevný dátum, kedy musí byť platba uskutočnená.
- Tretia úroveň - Ultimatum
Táto úroveň by mala byť list. Predpokladá sa, že zákazník nebude platiť a uvádza pevný dátum, do ktorého sa musí uskutočniť platba, alebo sa začnú inkasné procesy . Neodosielajte tento list, ak nemáte v úmysle skutočne ísť do zbierok na tento dlh.
Ak zákazník jednoducho nezaplatí, budete musieť urobiť posledný krok - odovzdaním osoby do súdu pre malé nároky alebo prenesením faktúry na inkasnú agentúru. Prečítajte si viac o vašich alternatívach i fa zákazník jednoducho nezaplatí.
Zákazníci fakturácie: Všetko spolu
Na záver urobte rozhodnutie o celkovej stratégii fakturácie. Posielate listy? Používate telefón? Kombinácia? Kedy budete posielať účty alebo telefonovať?
Dajte dohromady všeobecný systém s písmenami a telefónnymi skriptami, potom všetko preskúma váš právnik, aby ste sa uistili, že dodržiavate zákon.
Potom, ako budete pracovať s týmito účtami zákazníkov, použite správu o starnutí pohľadávok, ktorá vás prevedie a rozhodne o stratégii fakturácie.