Faktúra, niekedy nazývaná faktúra za predaj, je dokument odoslaný poskytovateľom produktu alebo služby kupujúcemu. Faktúra zakladá povinnosť kupujúceho zaplatiť a vytvoriť pohľadávku . Inými slovami, faktúra je písomné overenie dohody medzi kupujúcim a predávajúcim tovarov alebo služieb.
Faktúry sú dôležitou súčasťou účtovného a účtovného systému vášho podnikania, pretože zaznamenávajú predajné transakcie.
Čo zahŕňa Faktúra?
Zvyčajné časti vo faktúre zahŕňajú:
- Dátum , kedy bola faktúra vytvorená. Nezabudnite na to! Dátum faktúry začína plynúť hodinami na zákazníkovi. Ak máte termíny (časový limit pre platbu), chcete uviesť dátum tak, aby každý vedel, kedy má byť platba zaplatená.
- Mená a adresy zákazníkov a dodávateľov. Ak vytvárate faktúru v účtovnom softvéri, môžete potrebovať len e-mailovú adresu zákazníka, ale je dobré zistiť a zahrnúť fyzickú adresu v prípade, že potrebujete odoslať skutočný list alebo dokument.
- Kontaktné mená osôb v dvoch podnikoch (alebo podnikateľských a individuálnych). Je to dobré pravidlo zákazníckych vzťahov, aby ste sa uistili, že správne názvy pravopisu.
- Popis zakúpených položiek , buď produktov alebo služieb vrátane cien a množstiev. Často budete mať štandardné popisy položiek a čísla inventára. Ale pri vytváraní faktúry by ste mali byť čo najpresnejšie a najpodrobnejšie. Tým sa zabráni zmätku a problémom "ja som nevedel".
- Platobné podmienky. Poskytovateľ môže napríklad uviesť "čisté 30 dní", čo znamená, že celá suma je splatná do 30 dní.
Ako faktovať zákazníka
Možno používate on-line firemný účtovný softvér alebo možno používate predtlačenú faktúru, ktorú dokončíte. Tento proces funguje rovnakým spôsobom pre oba procesy fakturácie.
Faktúru pripravíte až po tom, ako zákazník odošle alebo dodá výrobok alebo službu.
- Začnite identifikáciou zákazníka . V niektorých prípadoch môžete tiež chcieť identifikovať sub-zákazníka alebo prácu v rámci súboru zákazníka.
- Zahrňte predchádzajúce čísla dokumentov súvisiacich s týmto predajom vrátane objednávky alebo zmluvy o predaji alebo odhadu.
- Určte predané a dodané predmety . Zvyčajne by ste uviedli názov produktu alebo služby, množstvo (alebo čas pre služby) a sadzbu (za položku alebo za hodinu). Ak používate softvér online, vypočíta sa celková suma za každú položku. Toto je miesto, kde možno budete musieť klasifikovať položku ako " spätne objednanú ".
- Každá položka dostane svoju vlastnú linku a pridá sa celkový počet všetkých riadkov.
- Ďalej uveďte informácie o všetkých vkladoch , ktoré zákazník už urobil, alebo akékoľvek zľavy uplatňované na túto faktúru.
- Možno budete chcieť ponúknuť zákazníkom rôzne spôsoby platby, prípadne poskytnúť zľavu za platbu v hotovosti.
- Zahrňte dodacie podmienky pre odoslané produkty. Existujú dva typy: farebný dopravný bod alebo cieľ FOB. (F OB znamená "voľné na palube". ) Ak sú termíny FOB expedičné body, odosielateľ (to je predávajúci) zaplatí zásielku. Ak sú podmienky FOB, kupujúci zaplatí zásielku. Je tiež dobré si uvedomiť, či zákazník pozbiera predmet alebo položky v prípade akýchkoľvek otázok o prijatej položke.
- Zahrňte podmienky predaja. To znamená, kedy chcete, aby kupujúci zaplatil a poskytnete akúkoľvek zľavu za predčasnú platbu? Termíny sú vyjadrené ako toto 2/10 Net / 30. Znamená to, že dostanete 2% zľavu, ak je platba prijatá do 10 dní, a celý zostatok je splatný za 30 dní.
Faktúry môžu byť odoslané poštou, e-mailom alebo faxom zákazníkovi.
Ak zákazník platí, číslo faktúry by malo byť uvedené v doklade o predaji a priradené k dokladu o predaji vo vašom účtovnom softvéri, takže je jasné, že faktúra bola zaplatená. Platba zaberá neuhradenú sumu z účtu pohľadávok.
Faktúry vs. nákupné objednávky
Faktúry sú niekedy zamieňané s objednávkami . Kupné objednávky (PO) sú pred transakciou a faktúry sú po transakcii. Nákupné príkazy zaznamenávajú objednávku zákazníka na dodávateľa alebo dodávateľa.
Faktúra na druhej strane zaznamenáva prijatie produktu alebo služby a, ako je uvedené vyššie, platobné podmienky. Nákupné príkazy používa veľa spoločností ako súčasť schvaľovacieho procesu. Niektoré spoločnosti vyžadujú nákupné objednávky na produkty alebo služby v určitej výške.
Faktúry verzus účty
Rozdiel medzi faktúrou a účtom je zameranie a stanovisko. Faktúra je vytvorená dodávateľom a je to vyhlásenie o službách alebo produktoch, ktoré boli vyrobené a dodané zákazníkovi vrátane dlžnej sumy. Faktúra môže byť vytvorená pred alebo po prijatí produktu alebo služby. Je obvyklé, aby bola faktúra zahrnutá do dodávaných produktov, takže príjemca môže tieto položky skontrolovať, aby sa ubezpečil, že sú tam všetky.
Účtovanie je žiadosť o platbu. Z pohľadu zákazníka sa zvyčajne zvažuje účet. Bežné je prijímanie faktúry bez faktúry, ako v reštaurácii alebo obchode. Zvyčajne sa účtuje s očakávaním okamžitej platby.
Niektoré príklady faktúr
Táto vzorová faktúra obsahuje kanadské informácie, ale poskytuje vám predstavu o tom, čo obsahuje faktúra .
Tu sú niektoré pokyny krok za krokom na vytvorenie faktúry.