Nie je potrebné začať čoskoro
Prodleva je tvoj nepriateľ. Toto je jedna z najčastejších chýb plánovania udalostí, ktoré sa chcete vyhnúť.
Neschopnosť spustiť proces plánovania udalostí na začiatku môže spôsobiť celý rad problémov. Akonáhle sa vyberie dátum a máte všeobecnú pôsobnosť vašej udalosti a rozpočtu, prejdite do práce. Hotely a iné miesta knižnice vopred tak bezpečné, že je to čoskoro, ako je to možné. Ak tak neučiníte, obmedzíte voľbu miesta konania a budete, bohužiaľ, ponechať miesto, kde je k dispozícii. Hosťujúci hovoriaci a živá zábava si taktiež vyhradzujú rezervácie tak, aby sa dali pred samotným dátumom podujatia. Akonáhle je dátum vašej udalosti bezpečný, vykonajte svoj výskum a keď sa rozhodnete pre vášho výkonného umelca, okamžite podpíšte zmluvu.
Organizácia s kontrolným zoznamom plánovania udalostí je ďalšou úlohou, ktorú je potrebné okamžite riešiť. Zmapovaním všetkých krokov v procese plánovania udalostí, určením, kedy je potrebné ich dokončiť, a vypracovaním rozvrhu pre každého, budete mať cenný sprievodca, ktorý vám umožní začať a udržať krok na ceste.
Začiatok príliš neskoro je jednou z najčastejších chýb pri plánovaní udalostí.
Nezahŕňa kontrolu konkurenčných udalostí
Naplánovali ste niekedy vašu udalosť len na to, aby ste sa dozvedeli - akonáhle začne proces plánovania a dátum udalosti - že v ten istý deň existuje iná konkurenčná udalosť? Iba jedna udalosť bude čerpať dav, takže sa nemusíte vziať vaše šance a prekrížiť prsty, že pozvaní si vyberú vaše podujatie.
Vyhnite sa situácii úplne.
Vykonajte svoju náležitú starostlivosť a skontrolujte konflikty všetkých udalostí skôr, než bude príliš neskoro. Pozrite sa na rozvrhy pre priemyselné stretnutia (veľké aj malé), blízkosť dovoleniek, veľké športové podujatia a miestne stretnutia, ktoré môžu spôsobiť zmätok pre tých, ktorí jazdia na podujatie. Akonáhle sa rozhodnete o termíne pre vašu udalosť, obraťte sa na svojich hostí. Oznámenia "Uložiť dátum" a "Nadchádzajúce udalosti" dávajú záujemcom možnosť označiť vašu udalosť na svojich kalendároch.
Nepotvrdenie dodávateľov
Podpísaná zmluva o dodávateľovi je právne záväzná zmluva a poskytuje vám niečo písomné, aby ste držali dodávateľa zodpovedného za služby, ktoré majú poskytovať. V čase udalosti však nič nerobí pre vás, keď si uvedomíte, že predajca je ne-show. Táto zmluva o udalosti v ruke nebude slúžiť jedlom pre vašich hladných hostí alebo doručiť stoly a stoličky do prázdnej tanečnej sály. Potvrďte s každým dodávateľom nie raz, ale dvakrát. Áno, dvakrát . Potvrďte prijatie podpísanej zmluvy v čase, keď obaja súhlasíte s podmienkami. Pred samotnou udalosťou potvrďte ešte raz. Toto nie je rozhovor, ktorý budete mať, pokiaľ ide o podrobnosti o dodaní alebo dekorácii potravín. toto je následné upozornenie, aby ste sa ubezpečili, že vaša udalosť je stále v kalendári.
Dodávatelia udalostí rezervujú viacero udalostí a je veľmi jednoduché, aby sa vaša papierová dokumentácia stratila v premiešavaní alebo bola nesprávne vybavená niekým iným v spoločnosti. Takže sa uistite, že sa to nestane tým, že sa k nim priblížite, aby ste sa mohli prihlásiť a potvrdiť, že vaša udalosť a špecifiká týkajúce sa dátumu, času a služieb, ktoré sa majú poskytnúť, sú v skutočnosti v ich harmonograme. A udržiavajte takú dodávateľskú zmluvu ľahko dostupná.
Nemáte "plán B"
Plán pohotovosti je nevyhnutný pre každú udalosť, ale konkrétne pre tie udalosti, ktoré sa majú uskutočniť vonku. Poveternostné podmienky sú nepredvídateľné a ak hurikán, ťažký vietor poradca alebo freak krupobitie hrozí, že zrušiť vašu udalosť, mať zálohovací plán. Dátumy dažďa, alternatívne miesta podujatí a upravené plány činností sú všetky možnosti, ak vaša outdoorová udalosť - alebo jej časť - musí byť presunutá do interiéru.
Okrem pripravenosti na nepredvídateľnosť počasia je možné predčasne riešiť aj iné nezvyčajné okolnosti. Výpadky prúdu môžu byť znížené tým, že je generátor na mieste. Prečerpávacie parkovanie sa môže presunúť do inej, vopred stanovenej polohy. Problémy s dostupnosťou hotelových izieb je možné vyriešiť tým, že v rámci svojho hotelového bloku necháte pár rezervovaných izieb. Zvážte špecifiká vašej udalosti a zamyslite sa nad týmito oblasťami, ktoré sú náchylnejšie na problémy. Plánovaním vopred a vývojom alternatívnych scenárov sa môžete vyhnúť jednému z najdrahších chýb plánovania udalostí.
Nedávajte dostatok pomoci
Pokiaľ ide o prijímanie zamestnancov podujatia, je lepšie. Bude to stáť viac peňazí, ale môže to ušetriť vašu udalosť. Vyfotografujte to: zálohovanie automobilov čakajúcich na vstup na parkovisko, zatiaľ čo účastníci parkoviska sa zúfalo snažia držať krok. Rad frustrovaných hostí čaká na objednanie nápoja, pretože jeden server sa snaží udržať krok s dopytom. Pracovníci zaoberajúci sa registráciou udalostí boli ohromení veľkým počtom hostí, ktorí práve prišli, takže zaneprázdnení cestujúci čakajú príliš dlho na to, aby sa mohli prihlásiť. Máte nápad. Ak potrebujete personál navyše navyše, aby ste pomohli počas náročných časov, poskytnite dodatočné služby v oblastiach, ktoré sú v núdzi, vyriešte problémy, ktoré sa vyskytnú, alebo privítajte prítomných hostí s otázkami, môžete pozdvihnúť vašu udalosť z dobrej udalosti na vynikajúcu udalosť.
Pri prijímaní zamestnancov udalostí vyhľadajte tých pracovníkov, ktorí majú skúsenosti s prácou na type akcie, ktorú plánujete. Zamestnávajte len profesionálnych, vysoko odporúčaných pracovníkov. Informujte ich o tom, čo je vaša udalosť, o hosťoch, ktorí sa budú zúčastňovať, o vašich očakávaniach ao tom, kto má kontaktné miesto, ak majú otázku alebo problém. Zamestnanci podujatí - aj keď ich poskytuje externý predajca - reprezentujú vás a vaše podnikanie v oblasti plánovania udalostí. Negatívne stretnutie so zamestnancami podujatia bude prebiehať v pamäti hosťa aj klienta a môže vydržať aj tie najdôležitejšie udalosti.