Ako pripraviť plán kontinuity podnikania pre vašu firmu
Plán, ktorý chráni pred narušením podnikania v prípade nepredvídaných udalostí. Alebo, ak sa Vám to páči, "... postupy používané na zabezpečenie včasného a riadneho obnovenia podnikateľského cyklu organizácie prostredníctvom jeho schopnosti realizovať plány s minimálnym alebo žiadnym prerušením podnikateľských alebo servisných operácií citlivých na čas" ( Facility Management Journal).
Ciele plánovania kontinuity podnikania zahŕňajú:
- Zabezpečenie zdravia a bezpečnosti všetkých pracovníkov
- Minimalizácia prerušenia podnikateľskej schopnosti poskytovať svoje produkty a / alebo služby
- Minimalizácia finančných strát
- Schopnosť obnoviť kritické operácie v určenom čase po katastrofe
Dobre premyslený plán kontinuity podnikania môže znamenať rozdiel medzi prežitie vášho podnikania a zlyhaním, ak katastrofa zasiahne. Požiar, záplava, zlyhanie pevného disku alebo krádež dát - niektoré alebo všetky z nich by mohli vašu firmu zabrániť. Získanie času na zostavenie plánu kontinuity podnikania pomôže zabezpečiť, aby vaše podnikanie mohlo pokračovať v operáciách v čo najkratšom čase.
Vytvoriť plán pre podnikateľské nepredvídané udalosti:
1) Určite, aké sú hlavné riziká pre vašu malú firmu.
Je to krádež dát? Záplavy? Zemetrasenie? Zistenie toho, aké typy katastrof sú s najväčšou pravdepodobnosťou, vám pomôžu zamerať sa na plán kontinuity a nestrácajte čas a peniaze, ktoré sa pripravujú na niečo, čo je veľmi nepravdepodobné.
Nemá zmysel plánovať, ako sa zotaviť zo zemetrasenia, napríklad ak sa vaša firma nenachádza v zemetrasenom pásme. Ale nezabudnite na rastúce riziká, ktoré často prehliadajú malé podniky, ako sú kybernetické útoky, hackerská aktivita a sabotáž.
2) Rozhodnite sa, aké by bolo absolútne nevyhnutné, aby vaša malá firma začala opäť fungovať, ak by vás obchodná katastrofa zatvorila a podnikli kroky na to, aby ste zabezpečili, že tieto náležitosti budú rýchlo dostupné.
Tieto náležitosti môžu zahŕňať personál, údaje, vybavenie, pridelené finančné prostriedky a ochranu infraštruktúry.
Ktorí ľudia sú kľúčom k vašim operáciám? Aké zariadenie potrebujete, aby ste ďalej vyrábali a dodávali svoje kritické produkty a / alebo služby? Možno sa dá urobiť dohoda s iným podnikom, ktorý má vybavenie, ktoré potrebujete. Aké dodávky sú potrebné? Vopred zistite, kto by boli alternatívni dodávatelia alebo prepravcovia, ak vaše súčasné usporiadanie nemusí byť funkčné. Ako dlho by mohla vaša firma fungovať, ak by bol jej tok príjmu vypnutý? Odkiaľ by ste dostali peniaze, aby ste to udržali?
2) Vypracujte plán evakuácie v prípade fyzickej katastrofy.
Prejdite to s personálom a pošlite ho viditeľne vo všetkých obchodných priestoroch. Ako budú ľudia vedieť, že potrebujú evakuovať? Čo majú robiť, keď sú oboznámení s evakuáciou? Aké trasy sú k dispozícii z budovy (budov)? Kde by sa mali stretávať ľudia mimo budovu (budov)? Kto je zodpovedný za kontrolu, či je každý bezpečne?
3) Vytvorte systém komunikácie s fanúšikmi.
Ak sa vo vašom podnikaní stane niečo, kto by bol zodpovedný za oznamovanie každej osobe, ktorá tam pracuje? Zabezpečte, aby telefónne a e-mailové zoznamy kontaktov boli aktuálne a aby ľudia zodpovední za kontaktovanie ostatných mali vytlačené zoznamy, pretože všetky technológie skôr alebo neskôr zlyhajú a zvyčajne v najviac nepohodlnom čase.
Takisto rozhodnite, kto bude zodpovedný za komunikáciu s verejnosťou a ako (aktualizácia firemných webových stránok , uverejňovanie na sociálnych médiách , tlačové správy, označenia v oknách, rozhlasové správy atď.)
4) Uistite sa, že sú vaše núdzové súpravy na mieste úplné a aktuálne.
Tieto pracoviská Prvotné súpravy Kontrolné zoznamy zo St. John Ambulancie ukazujú presne, aké súpravy prvej pomoci pre rôzne veľké firmy musia obsahovať na základe počtu zamestnancov. V závislosti od toho, aké typy katastrof sa môžu vo vašej oblasti vyskytnúť, možno budete chcieť pridať ďalšie zásoby. Napríklad jeden galón vody na osobu a deň je jedným z odporúčaných dodávok na tomto zozname núdzových zásob pre maloobchod.
5) Teraz urobte kroky na ochranu vašich firemných údajov.
Vaše firemné údaje sú najcennejším majetkom. Ak by to bolo ukradnuté alebo zničené, vaše podnikanie by sa mohlo rýchlo dostať späť do prevádzky alebo dokonca pokračovať vôbec?
3 kroky k úspešnému zálohovaniu údajov vysvetľujú, ako si môžete pokojne uvedomiť, že vaše obchodné údaje sú chránené a budú rýchlo prístupné. Ochrana dát je jednou z mnohých výhod prepnutia vašej firmy na cloud computing .
6) Zabezpečte, aby vaša firma vykonávala primerané poistenie.
Požiarne poistenie je typ, ktorý mi praje, ale oheň určite nie je jedinou možnou katastrofou, ktorú by mal váš malý podnik. Okrem iných zjavných fyzických katastrof, ako sú záplavy alebo poškodenie vetrom, zvážte napríklad škody spôsobené krádežou. A potom existuje potenciálny faktor zodpovednosti, ak sa vaša malá firma venuje aktivitám, ktoré vás môžu otvoriť súdnym sporom.
Výber správneho typu poistenia na pokrytie vašich rizík a dobré, aktuálne poistné krytie bude znamenať dlhú cestu k tomu, aby sa vaša malá firma vrátila späť do prevádzky, ak by došlo k katastrofe.
8) Spoznajte svojich susedov.
Otvorenie komunikačných línií s vlastníkmi firiem okolo vás môže naozaj prínosom pre plánovanie kontinuity podnikania. Dajte im vedieť, čo dúfame, že urobíte, a uvidíte, či ich môžete zapojiť. Možno budete môcť zdieľať náklady na niektoré výdavky súvisiace s plánovaním kontinuity alebo urobiť dohodu tit-for-tat, aby si navzájom pomohli v prípade katastrofy. Koordinované havarijné plány sú obzvlášť dôležité pre podniky, ktoré zdieľajú priľahlé priestory, ako napríklad v obchodných centrách alebo po uliciach mesta.
9) Pozrite sa na miestne programy a zdroje.
Vaše mesto, mesto alebo výbor pre podnikanie v akcii môžu mať na svojom mieste plány pre pohotovostné plány / reakcie na katastrofy alebo vám poskytnú zdroje, ktoré vám uľahčia zostavenie vášho plánu. Napríklad mesto Ottawa ponúka na svojej webovej stránke informácie o havarijnej pripravenosti pre podniky z Ottawy a ponúka školenia na túto tému. Pozrite sa, čo je k dispozícii vo vašom meste skôr, ako začnete písať svoj vlastný podnikateľský plán.
10) Dajte všetko dohromady.
Keď pracujete na pláne kontinuity, dajte všetky kusy do tlače. (Digitálne kópie sú pekné, ale nie príliš užitočné, ak sa prístroj vypne a / alebo digitálne zariadenia sa nedajú použiť.) Trojkrúžkové spojivo funguje dobre. Zahrňte plán evakuácie vášho podniku, komunikačný plán, informácie o núdzových balíčkoch a poistných zmluvách, opatrenia na ochranu údajov a základné informácie o prevádzke, ako aj podrobnosti o akýchkoľvek opatreniach, ktoré ste urobili na udržanie alebo obnovenie prevádzky.
11) Udržujte svoj podnikateľský plán pohotovostný.
V neposlednom rade sa chcete uistiť, že budete mať plán na katastrofy na ľahko dostupnom mieste a ubezpečiť sa, že každý, kto potrebuje vedieť, kde je, vie svoju polohu. Mali by ste tiež priradiť jednu osobu a druhú, aby ste chytili pohotovostný plán pre podnikanie na ceste, ak by podnikateľská katastrofa vyžadovala opustenie priestorov.
12) Použite webové stránky firmy a sociálne médiá
Vaše firemné webové stránky a platformy sociálnych médií ako Facebook , LinkedIn a Twitter sú vynikajúce spôsoby komunikácie so zákazníkmi a obchodnými partnermi v prípade núdze. Nenechajte svojich zákazníkov premýšľať, či ste otvorení alebo nie, keď katastrofa zasiahne - rýchly príspevok na Facebooku ich môže aktualizovať.
Plánovanie kontinuity činnosti sa vyplatí
Je ľahké odložiť plánovanie kontinuity. Vždy existujú okamžité "krízy", ktoré vyžadujú našu pozornosť. Ale aké významné sú v skutočnosti v porovnaní s udalosťou, ktorá zatvára vaše podnikanie na niekoľko hodín, dní alebo týždňov? Získať čas na prípravu plánu kontinuity podnikania bude mať obrovské výnosy, ak katastrofa niekedy zasiahne.