Aké sú možnosti nastavenia systému riadenia pre moju firmu?
Zamestnanci spoločnosti sa stávajú čoraz mobilnejšími a viac denných zamestnancov vedú k podnikaniu.
Pre vašu firmu máte dve alternatívy : program vozového parku vo vlastníctve spoločnosti alebo program náhrady zamestnancov, ktorí riadia svoje vlastné autá.
Program pre vozový park (firemné vozidlá) je príťažlivá voľba pre zamestnávateľov, ktorí potrebujú zabezpečiť prepravu pre špecifické funkcie, ako sú servisné vozíky, dodávky, dodávkové vozidlá alebo vozidlá s inými požiadavkami na vybavenie. Program flotily poskytuje vašu obchodnú kontrolu a dohľad nad vecami ako poistenie a údržba vozidla a možnosť výberu vlastností vozidla, ktoré spoločnosť považuje za dôležité. Patria medzi ne prvky, ako je firemná značka, bezpečnostné prvky a telematika, ktoré umožňujú získať informácie 24/7 o tom, kde sa nachádzajú a riadia svoje vozidlá.
Program výdavkov pre zamestnancov, ktorí riadia svoje vlastné autá, používa spoločnosť spoločnosti, ktoré nevyžadujú pre svojich zamestnancov špecializované vozidlá alebo nákladné vozidlá, ako napríklad obchodné a servisné podniky.
Náhrada poskytuje pracovníkom flexibilitu a voľbu, vyžaduje menej vnútornej administratívy a nevyžaduje žiadne náklady vopred alebo nevyčerpá kapitál.
Čo je dôležité pri rozhodovaní o tom, ktorý systém sa má používať?
Bez ohľadu na model - flotilu alebo úhradu - potrebujete riadne preplácať zamestnancov za obchodné použitie súvisiace s ich vozidlami alebo čeliť následkom, ako sú nákladné IRS audity alebo horšie triedy žaloby .
V prípade programu flotily sa opýtajte hlavného účelu programu - ako zamestnaneckého benefitu alebo na zabezpečenie prepravných potrieb vášho podniku. Ak je vaším hlavným cieľom poskytnúť obchodný nástroj, mal by vám umožniť znížiť výdavky na flotilu tým, že zotavíte náklady spojené s osobným používaním vozidiel zamestnancami.
S programom preplácania si môžete vybrať buď príspevok na plochý automobil, program centov za míľ, alebo štandardný počet kilometrov IRS na preplatenie svojich pracovníkov. Ale všetky tri z týchto možností môžu spôsobiť, že spoločnosti stratia každý rok tisíce dolárov za zamestnanca, pretože nesprávne nezodpovedajú každému jednotlivým nákladom vodiča, ako sú rôzne ceny plynu a počet riadených míľ.
Čo je FAVR a prečo je to najlepšia alternatíva pre úhradu najazdených kilometrov?
FAVR je postup príjmov IRS, ktorý zamestnancom hradí bez dane fixné a variabilné náklady spojené s riadením podniku. Fixné náklady môžu zahŕňať poplatky za poistenie, licencie a registráciu, zatiaľ čo variabilné náklady zahŕňajú palivo a údržbu.
FAVR je najpresnejšie riešenie preplácania úhrady, pretože poskytuje prispôsobenú úhradu každému mobilnému zamestnancovi na základe miestnych nákladov a obchodných kilometrov, ktoré sa môžu meniť každý mesiac.
Ale presné zaznamenávanie všetkých fixných a variabilných nákladov môže byť zložité na spravovanie - a preto väčšina zamestnávateľov ho nepoužíva.
Mnohí zamestnávatelia sa namiesto toho rozhodli pre jednoduchšie príspevky na ploché autá ako prístup "jedna veľkosť pre všetkých" (napríklad 500 dolárov mesačne na zamestnanca). Táto metóda však nezohľadňuje skutočnosť, že dve pracovné cesty nie sú rovnaké, takže žiadnym dvom zamestnancom by sa nemala platiť rovnaká suma. Splácanie centier za míľ je spravodlivejšie, ale stále nie je presné.
Prečo štandardná miera kilometrov IRS nie je najlepšou alternatívou?
Väčšina spoločností používa mieru kilometrov IRS na výpočet toho, čo by mal byť každý zamestnanec vrátený. Sadzba IRS však nie je požadovanou mierou úhrady, pretože vychádza z priemerných vnútroštátnych nákladov na prevádzku vozidla počas predchádzajúceho roka.
Sadzba IRS je časový priemer nákladov na základe údajov z predchádzajúcich rokov, nie skutočná miera úhrady. Zamestnanci by mohli vynakladať viac na cestovanie, než by im boli hradené, alebo by mohli byť preplatené, keby ceny zemného plynu klesli - a nebolo by možné vykonať žiadne úpravy v tom, čo sa platia, pretože sa zakladalo na minuloročnom počte.
Čo robí väčšina firiem nesprávne, pokiaľ ide o paušálne príspevky na automobily a náhradu?
Paušálne príspevky na auto nie sú spravodlivé, pokiaľ ide o úhradu zamestnancov žijúcich na rôznych miestach. Napríklad jeden zamestnanec môže žiť v oblasti, kde ceny plynu sú o 12 centov lacnejšie ako ceny v ďalšom meste, kde žije iný zamestnanec. Rovnako sa fixné náklady na služobné cesty , ako napríklad cena poistného na poistenie automobilov a dane, značne líšia podľa miesta.
Ostatné náklady na jazdu sa tiež líšia. Napríklad, poistné na poistenie automobilov sa výrazne líši podľa štátu, od 825 dolárov v Charlotte v Severnej Karolíne po 3,150 dolárov v Detroite v štáte Michigan. Dane za rovnaký sedan vo výške 21 000 dolárov stojí v Nevade 249 dolárov, zatiaľ čo v Rhode Island môže stáť až $ 1,689. Ročné náklady na opravu nie sú rovnaké v každom štáte, a to v priemere 393 dolárov v New Jersey, ale len vo výške 270 dolárov vo Vermonte. Platenie rovnakej paušálnej sadzby zamestnancom žijúcim na rôznych miestach úplne ignoruje tieto odchýlky.
Keďže príspevky na autá sa považujú za odškodnenie, sú zdaniteľné aj pre zamestnávateľa, ktorý platí dane FICA ( dane zo sociálneho zabezpečenia a Medicare), a zamestnanec, ktorý platí FICA aj dane z príjmov. Znamená to, že spoločnosť vypláca príspevok na vozidlo plus súvisiaci daňový príspevok FICA, zatiaľ čo zamestnanec si odvedie výšku príspevku na vozidlo, mínus daň z príjmu a príspevok FICA. V režime preplácania bez dane mám rád FAVR, zamestnanec "odoberie domov" presne sumu, ktorú zamestnávateľ prepláca.
Aké chyby robia spoločnosti pri účtovaní za osobné použitie vozového parku?
Niektorí zamestnávatelia umožňujú svojim zamestnancom používať firemné vozidlá vozového parku ako perk pre svoje osobné riadenie. Ale budete prekvapení, koľko spoločností si neuvedomuje, že toto osobné použitie je zdaniteľné zamestnancovi. Spoločnosti tiež nemajú dobrý spôsob výpočtu sumy, ktorú by mal každý vodič účtovať za túto zdaniteľnú dávku.
Často sa organizáciám jednoducho účtujú paušálne sumy na pokrytie osobných potrieb vo všetkých ich vodičoch, bez ohľadu na to, koľko osobných míľ jazdia. To môže byť veľkou peňažnou výhodou pre zamestnancov, ktorí používajú vozidlá flotíl do značnej miery na osobné použitie. Zamestnanci, ktorí riadia vozidlá flotíl výlučne na obchodné účely a udržiavajú svoje vlastné autá na osobné použitie mimo pracovných podmienok, môžu byť nespravodlivo preťažení.
Čo sa stane, ak firma nebude presne uhrádzať svojich zamestnancov?
Nesprávne preplácanie pracovníkov za výdavky spojené s podnikaním stojí mnoho firiem tisíce dolárov ročne (asi 3 000 dolárov na zamestnanca ročne, ako to vypočítava spoločnosť Motus). To však nie je nič v porovnaní s nákladmi súdnych sporov. V posledných rokoch robotníci úspešne žalovali svojich zamestnávateľov až na sumu 7 miliónov dolárov na kompenzáciu nespravodlivých postupov preplácania. V štáte Kalifornia sa tieto súdne konania rýchlo stávajú pravidlom, nie výnimkou, pretože časť 2802 Kalifornského kódexu práce je obzvlášť prísna.
Kalifornský zákonník zabezpečuje, že "zamestnávateľ odškodní [svojho zamestnanca] za všetky potrebné výdavky alebo straty, ktoré vznikli zamestnancovi v priamom dôsledku plnenia jeho povinností." Toto bolo bežne interpretované zamestnávateľmi ako obmedzené na náklady na vybavenie alebo nástroje používané v práci, ale v súčasnosti sa stále viac a viac využíva v prípadoch uhrádzania najazdených kilometrov (Radio Shack a Toys "R" Us).
Programy flotily tiež prinášajú vlastný súbor výziev, pokiaľ ide o presné spoplatnenie zamestnancov pre osobné použitie týchto vozidiel. Osobné použitie firemných vozidiel musí byť primerane zdokumentované a zamestnanci musia byť spätne vyúčtovaní za osobné použitie. Nedostatok osobného kilometra vystavuje spoločnosti riziku nákladných IRS auditov a môže stáť spoločnosť za zmeškané spätné platby.
Aké sú niektoré zdroje, ktoré môžu pomôcť mojej firme?
Vaša firma môže používať rovnakú technológiu, ktorá umožňuje novému digitálnemu pracovisku sledovať výdavky na kilometrovú prevádzku. Tu sú niektoré príklady:
- Inteligentné zariadenia s funkciou GPS zhromažďujú a ukladajú informácie o služobných cestách zamestnancov
- Mobilné aplikácie na automatizáciu sledovania najazdených kilometrov zamestnancov a presné vyúčtovanie presného obchodu, dochádzania a osobných míľ zamestnancov.
Vďaka správnym mobilným aplikáciám a softvérovej platforme môžete eliminovať ručné úlohy pre vodičov s cieľom zvýšiť produktivitu, znížiť náklady a zabezpečiť dodržiavanie pravidiel IRS - a zároveň získať prehľad o správaní vozidla a efektívnosti mobilnej pracovnej sily.