Ušetrite čas, peniaze a bolesti hlavy vyhýbaním sa týmto bežným chybám
Aj keď môže byť užitočné rýchlo spracovať transakcie pomocou vysoko výkonného účtovného softvérového programu, platiť za opravu chýb je niečo, čo by ste sa chceli vyhnúť. Často je to, že vedieť, aké chyby hľadať, je to rozdiel medzi platbou, aby sa opravila chyba a získala to správne po prvýkrát. Dokonca môžete ušetriť čas a peniaze pre svoje malé firmy tým, že sa vyhnete bežným chybám, ktoré majitelia malých podnikov robia pri vedení svojich účtovných záznamov . Tu je päť bežných chýb v účtovníctve, ktoré majitelia podnikov robia, a niekoľko návrhov, ako ich opraviť:
01 - Náhodné zaznamenávanie transakcií v predchádzajúcom období
Skontrolujte bilanciu priorít za zmeny
Ak ste zaznamenali transakcie v predchádzajúcom období, zmena sa zmení. Preto môžete skontrolovať bilanciu za predchádzajúce obdobie, aby ste sa uistili, že sa nezmenila od posledného zatvorenia kníh. Ak sa zmenilo, budete musieť vyšetriť.
02 - Nesprávny zostatok v bilancii aktív alebo pasív
Majetkové účty by mali mať debetné zostatky, zatiaľ čo účty zodpovednosti by mali mať kreditné zostatky. Najčastejšie príčiny nesprávneho zostatku v týchto účtoch bilancie sú odosielanie záznamov na nesprávny účet, nesprávne klasifikovanie účtov a duplicitné úpravy položiek.
Skontrolujte svoj súvah o chyby
Kontrolujete súvahu, aby ste sa uistili, že majetok a záväzky majú správne zostatky. Ak je účet s nesprávnym zostatkom, môžete vytiahnuť detail tohto účtu a nájsť položky, ktoré spôsobili chybu. Táto kontrola by sa mala vykonať najmenej raz za mesiac.
03 - Nesprávny zostatok výnosov alebo nákladov
Príjmové účty by mali mať kreditné zostatky, zatiaľ čo nákladové účty by mali mať debetné zostatky. Niektoré príčiny tejto chyby sú účtovanie záznamov na nesprávny účet, nesprávne klasifikovanie účtov a duplicitné úpravy záznamov, čo je rovnaké dôvody pre nesprávne zostatky na účtoch bilancie.
Skontrolujte výkaz výkazu ziskov a strát
Skontrolujte výkaz ziskov a strát, aby ste zistili, že výnosy a náklady majú správne zostatky. Ak je účet s nesprávnym zostatkom, môžete vytiahnuť detail tohto účtu a nájsť položky, ktoré spôsobili chybu. Táto kontrola by sa mala vykonať najmenej raz za mesiac.
04 - Nesprávne zaradenie výdavkov
Účtovné systémy pre malé firmy šetria čas, pretože záznamy môžu byť uverejnené rýchlo a ľahko. Pri zadávaní informácií je tiež jednoduché vybrať nesprávny účet výdavkov alebo popis výdavkov. Nesprávne klasifikácia výdavkov znamená, že účtovný systém nemusí správne odrážať to, čo sa deje vo vašom podnikaní, ale môže spôsobiť skutočné bolesti hlavy, ak finančné a daňové výkazy nie sú presné.
Pozrite sa na svoje výdavky výkazov pravidelne
Priraďte niekoho, kto pravidelne kontroluje vaše výdavky, aby ste sa uistili, že dáta sú primerané. Napríklad, ak je na účte lízingu vyúčtovaný poplatok za stravu , zvyčajne sa to vynáša kvôli opisu položiek. Ďalším náznakom, že výdavky môžu byť nesprávne klasifikované, sú nevysvetlené rozdiely medzi rozpočtom a skutočnosťou.
05 - Nepotrebujete pomoc, keď je to potrebné
Počuli ste výraz "penny múdry a dolár chudobný" vo vzťahu k ľuďom, ktorí strávia niekoľko hodín svojho času, aby ušetrili pár dolárov. Musíte si uvedomiť, že vašou úlohou je prevádzkovať vaše podnikanie - staviteľ zhotoviteľ, maliarske farby a realitné predáva. Niekedy nestojí za to, že budete tráviť hodiny v priebehu hodín, keď prechádzate podrobnosti o vašich účtovných záznamoch alebo skúmate, ako opraviť chybu, ktorú ste urobili.
Nasaďte sa na profesionálneho účtovníka
Ak môžete vynaložiť viac, než ste vynaložili na iné problémy ako vaše účtovné problémy, mali by ste zvážiť outsourcing problému profesionálnemu účtovníkovi alebo účtovníkovi.
06 - Úspora príjmov
Úspešne ste zaznamenali všetky svoje výdavky vo svojich účtovných záznamoch. Výkaz výdavkov je umelecké dielo bez akýchkoľvek chýb alebo opomenutí. Potom vás požiada IRS; bez potvrdení, vaše výkazy výdavkov sú zbytočné.
Uchovávajte svoje príjmy
Uložte si príjmy alebo urobte naskenované kópie všetkých z nich.
07 - Chyba pri plánovaní záloh
Mnoho malých firiem sa spolieha na softvér, aby vykonával účtovnú prácu za ne, ale nezodpovedá za zlyhania alebo chyby systému. Jeden problém môže vymazať súbory.
Plánovanie bežných záloh
Naplánujte týždenné automatické zálohovanie pomocou úložiska v cloude alebo konkrétneho servera určeného pre túto úlohu.
08 - Nie školení zamestnanci
Bez ohľadu na to, aký je váš softvér, váš personál potrebuje školenie, aby bolo účinné. Neoprávnene vyškolený zamestnanec môže neúmyselne zničiť vaše záznamy a vyradiť všetky vaše výdavky a výkazy ziskov.
Vykonajte pravidelné školenia
Počas procesu na palube organizujte komplexné tréningové tréningy a štvrťročné osviežovače, ktoré zabezpečia, aby všetci zamestnanci mohli presne zadávať a prevádzkovať informácie.