Čo je Petty Cash?
Peňažné hotovosť popisuje malé transakcie podniku.
Termín "drobný" sa používa, pretože ide o malé (malé) sumy hotovosti alebo peňažných transakcií. "Petty" už nie je tak malý, takže premýšľajte nad ním ako na malé sumy, ktoré by ste nemali premýšľať o sledovaní. V tomto článku budeme používať termín "drobné hotovosť", aby zahŕňal celý rad malých obchodných transakcií.
Napríklad:
- Nákup kávy pre kancelárske kávovary
- Platenie mýtneho alebo parkovacích meračov
- Liečba zamestnancov na pizzu s cieľom osláviť úspech
- Nákup malého darčeka na ceste na obchodné stretnutie.
Prečo je Petty Cash dôležitá?
Drobné hotovostné transakcie sa zvyšujú. Nie dokladovanie a sledovanie týchto malých nákupov môže znamenať veľa potenciálnych obchodných výdavkov, ktoré zostali bez nároku na náhradu, ako napríklad ich odhodenie.
Pozrime sa na pár príkladov:
- Ak používate šálky Keurig pre vašu kancelársku kávu, aj keď nakupujete lacno a hromadne, bude to stáť asi 26 centov za šálku. Pre priemerného zamestnanca na konzumáciu kávy sú to dva poháre denne asi 200 dní v roku, čo je viac ako 100 dolárov za jedného zamestnanca. Vynásobte to počtom zamestnancov a máte veľké množstvo peňazí.
- Pizza pre 10 ľudí môže stáť 50 dolárov. Ak to robíte raz za mesiac, to je 600 dolárov ročne. Neudržiavanie záznamu znamená 600 dolárov za stratené výdavky.
Ako by sa mali zaznamenávať drobné hotovostné transakcie?
Môžete nahrávať na záznamy alebo zoznam, podľa toho, čo je jednoduchšie. Dôležité je mať na pamäti, že Každá transakcia musí byť zaznamenaná a musí obsahovať:
- Dátum transakcie
- Výška transakcie
- Všeobecný opis transakcie (napríklad "šišky na stretnutie v kancelárii")
Nemusíte zaznamenávať číslo účtu v čase transakcie.
Keď doplníte drobné hotovosti , zoskupujte transakcie podľa čísla účtu a zadajte ich do svojho účtovného programu.
Môžem sledovať drobné hotovostné transakcie online?
Vlastníci inteligentných podnikov v týchto dňoch platia za obchodné transakcie s podnikovými kreditnými kartami alebo debetnými kartami a aplikáciami. Môžete sledovať parkovanie pomocou aplikácie a môžete použiť automatický systém platenia mýtneho, aby ste vylúčili čas strávený v pruhu "iba na hotovosť" na cestných komunikáciách. Samozrejme, platba s vašou firemnou debetnou alebo kreditnou kartou umožňuje ľahké sledovanie malých výdavkov. Nezabudnite si uvedomiť obchodný účel na potvrdení.
Čo ak moja firma ešte má pokladničnú krabičku?
Mnoho firiem má v kancelárii malý peňažný fond, najmä maloobchodné podniky, ktoré majú zákazníkov, ktorí platia v hotovosti. Pokladničná pokladňa sa používa na uskutočňovanie zmien a v niektorých prípadoch aj pre transakcie s malými podnikmi. Krabica zvyčajne začína s peňažným zostatkom vo vhodných nominálnych hodnotách. Potom, keď je pokladničná pokladnica nízka, je doplnené.
Ak sa fondy v hotovosti používajú pre malé nákupy, nechajte si v krabici zaznamenať, aby mohli byť tieto nákupy zaznamenané.
Ako zabezpečím, aby sa zaznamenali všetky drobné hotovostné transakcie?
Je vašou zodpovednosťou ako vlastník firmy vytvoriť pravidlá pre používanie drobných hotovosti, sledovať drobné hotovostné transakcie a zabezpečiť, aby zamestnanci používali drobné hotovosť zodpovedne. Niektoré možnosti:
- Poskytnite dôveryhodným zamestnancom firemnú debetnú kartu a požiadajte ich, aby podrobili obchodným účelom všetky svoje debetné nákupy.
- Požiadať zamestnancov, ktorí používajú vlastné autá na podnikanie, aby mali mýtny sledovač. Môžete ju poskytnúť a získať podrobnosti. Budete potrebovať zamestnanca na overenie obchodného účelu.
- Ak majú zamestnanci inteligentné telefóny na obchodné účely, vyžadujú, aby zahŕňali aplikácie na zachytenie účtovných kníh na fotkách alebo ich odosielanie do oddelenia účtovníctva.
Zrátané podčiarknuté peňažné hotovosti:
Zriadenie a sledovanie malých peňazí by malo byť súčasťou celkového systému vedenia záznamov pre vašu spoločnosť.
Pamätajte, že ak ho nezaznamenáte, nemôžete ho odpočítať ako výdavky na podnikanie. Uistite sa, že využívate všetky tie drobné hotovostné transakcie, takže môžete požadovať viac legitímnych obchodných nákladov a znížiť dane z podnikania.