Čo je objednávka banketovej udalosti (BEO)?

Je to kľúč k úspešnej udalosti

Miestnosti si chcú byť istí, že veľké udalosti idú bez problémov, alebo ak je to ťažké, chcú si byť istí, že to nie je ich chyba. S ohľadom na to vytvárajú starostlivo vytvorené bankrotové objednávky (BEOC), ktoré musia koordinátori podujatí podpísať. Hoci by bolo ťažké žalovať, ak sa k listu nenachádza BEO, je to so všetkými zámermi a účelom právna zmluva; určite by mal byť starostlivo prečítaný pred jeho podpísaním.

Čo je objednávka banketovej udalosti (BEO)?

Takmer každá významná udalosť plánovaná v hoteli alebo špeciálnom zariadení vyžaduje objednávku banketovej udalosti alebo BEO, čo je zmluva, ktorá načrtáva každý detail udalosti. Ak ste plánovač udalostí, budete sa chcieť oboznámiť so spoločnosťami BEO, aby ste sa mohli uistiť, že všetky podrobnosti sú správne zahrnuté.

Dohoda sa často uvádza na formulári, ktorý obsahuje podrobnosti o výbere potravín a nápojov, audio / vizuálnom nastavení miestnosti vrátane stredových tabuliek stolov, požiadavkách na personál a všetkých ďalších položiek týkajúcich sa vašej udalosti. Zahrnuté v BEO je rozdelený zoznam nákladov, ktoré budete musieť zaplatiť.

Dohoda s najväčšou pravdepodobnosťou zahŕňa "bloky" informácií pod podpoložkami, ako sú kontaktné informácie, harmonogram, opatrenia týkajúce sa jedla a nápojov, nastavenie miestnosti, audiovizuálne zariadenia, podmienky a bloky podpisov.

Prečítanie objednávky banketovej udalosti

Aj keď je zrejmé, že musíte čítať BEO a súhlasiť s podmienkami uvedenými v dohode, uistite sa, že si môžete prečítať aj jemný výtlačok.

Uistite sa, že ste plne informovaní o tom, s čím súhlasíte, vrátane všetkých nákladov.

Skontrolujte, či je v všeobecnej časti BEO uvedené nasledujúce:

• Informácie o kontakte na mieste vrátane čísla mobilného telefónu
• Použitie priestoru na deň udalosti (skontrolovať, aby ste sa uistili, že uvedené priestory sú miesta, ktoré ste práve prehliadli)

• Nastavenie, začiatok a koniec udalosti
• Celkový počet hostí sa očakával

Potravinové a nápojové opatrenia

Časť BEO sa bude venovať usporiadaniu potravín a nápojov. Chcete sa uistiť, či sú v tejto časti uvedené podrobnosti:

• Celé menu , vrátane všetkých kurzov
• Každá položka na bufet a ako bude každá stanica nastavená a umiestnená v miestnosti
• Ako sa miesto konania bude zaoberať potrebami hostí, ktorí majú zvláštne obavy v súvislosti s výživou (ako bezlepková alebo vegetariánska strava)
• Časy služby
• Špeciálne položky týkajúce sa služieb, ako je víno a šumivá voda na stoloch
• Rozpis všetkých cien potravín
• Podrobný zoznam alkoholu, značky alkoholu a piva je k dispozícii v bare

Nastavenie miestnosti

Program BEO by mal špecifikovať celú miestnosť. Obsahuje:

• Umiestnenie tabuliek
• Počet miest na stôl
• Umiestnenie potravinových staníc
• Umiestnenie zábavy (a ak je to potrebné, podrobnosti týkajúce sa ubytovania zábavných umelcov vrátane skladovania vybavenia, prístupu k jedlu a nápojom, meniaceho sa miesta atď.)
• Umiestnenie bar / s

Niektoré spoločnosti BEO môžu dokonca obsahovať schému miestnosti.

Audio Visual a Outside Predajcovia

Audiovizuálne dohody sa niekedy objavia v BEO, ale keďže mnohé miesta kontraktuujú a / v služby tretej strane, môže existovať aj samostatná zmluva.

Ak je zahrnuté v BEO, uistite sa, že všetky podrobnosti sú dokončené pred podpísaním zmluvy .

Podmienky

Všetky zmluvy vrátane BEO majú zmluvné podmienky, ktoré musíte dodržiavať. Pred podpísaním dokumentu sa uistite, že ste si boli vedomí všetkých zmluvných podmienok. Aké sú napríklad podmienky zmluvy v prípade zrušenia? Ako sa riešia spory, ak napríklad hosť uviaže a padne?

Je dôležité položiť si otázky s manažérom zariadenia a potvrdiť podrobnosti s klientom pred podpisom. Akonáhle ste podpísali BEO, je to záväzná zmluva.