Dobré uchovávanie daňových dokladov môže byť najdôležitejším vedením záznamov, ktoré robíte pre vašu spoločnosť. Služba Interné výnosy (IRS) vyžaduje, aby ste uchovávali určité daňové záznamy za určité časové obdobia a iné záznamy za rôzne časové obdobia. Nechcete, aby sa daňová doba vrátila a aby ste sa panikatili, pretože vaša spoločnosť nemá svoje daňové záznamy v poradí. Daňové záznamy v neporiadku môžu spôsobiť zľavy a ak by ste boli auditovaný, môže to spôsobiť problém a náklady na peniaze. Koniec koncov, chcete získať všetky zrážky, ktoré môžete a môžete ich zálohovať.
Tu je osem tipov na to, aké daňové záznamy si ponechajte, ako ich uchovávať a ako dlho ich udržiavať:
01 - Nastavenie systému správneho účtovného softvéru
Vaše konečné daňové priznanie je výsledkom vášho dobrého vedenia záznamov prostredníctvom vlastného účtovného softvérového systému.
02 - Dôkaz o dani z podnikania
Keď urobíte vstup, ako sú príjmy, výdavky a zrážky, na vašom daňovom priznaní, máte za to, čo je známe ako dôkazné bremeno. Musíte byť schopní preukázať, že máte nárok na určité zrážky a výdavky, aby ste ich mohli považovať za odpočítateľné.
Ako dokážete dokázať? Prostredníctvom dobrého vedenia záznamov, samozrejme. Ak máte záznamy, ktoré potvrdzujú tieto zrážky a výdavky, splnili ste svoju zodpovednosť, aby ste mali IRS dôkazné bremeno. Neberte odpočty alebo nárok na príjmy bez toho, aby ste mali doklady o tom, že máte dôkazné bremeno.
03 - Zdrojové dokumenty pre účtovné časopisy
Východiskové dokumenty pre nákupy pre vaše firmy, ako sú zrušené šeky, príjmy, pokladničné pásky a iné, sú to, čo spravujete z účtovnej knihy a účtovných zápisov. Sú tiež vašou dokumentáciou pre daňové zrážky pre vaše podnikanie, ktoré prijmete na konci daňového roka. Zdrojové dokumenty, ktoré sa správne uchovávajú, vám môžu pomôcť s dobrým vedením záznamov.
Originálne papierové dokumenty by mali byť uložené v knihách, kde zaznamenáte transakciu. Ako záloha v prípade požiaru alebo inej katastrofy by mal byť každý zdrojový dokument naskenovaný do správneho počítačového súboru a uložený na jednotke flash.
04 - EFT a vaše podnikové platby
Technológia mení spôsob fungovania našich podnikov. Namiesto písania kontrol papierov na transakcie často používame kreditné alebo debetné karty alebo elektronický prevod peňazí (EFT) na zaplatenie účtov. Ako sa ubezpečujeme, že za týchto okolností máme správne podklady pre IRS?
Ak používate EFT alebo kreditné / debetné karty, použite finančné výkazy vydané bankou ako zdrojové dokumenty. V prípade EFT musí byť v prehlásení uvedené nasledujúce údaje: prevedená suma, meno príjemcu a dátum, kedy bola finančná inštitúcia zaúčtovaná na účet. V prípade kreditných / debetných kariet musí byť v prehľade uvedené nasledujúce údaje: suma účtovaná, meno príjemcu platby, dátum transakcie.
Samotný doklad o platbe nemusí nutne znamenať, že máte nárok na daňový odpočet. Udržujte úchytky a faktúry na kreditných kartách, aby ste odôvodnili svoj nárok na odpočítanie.
05 - Denné a mesačné zhrnutie peňažných príjmov a výdavkov
Váš denný a mesačný pokladničný doklad a hotovostné hotovostné výdavky sú v hodnote zlata. Všetko, čo ste vynechali v účtovných knihách a časopisoch, pravdepodobne nájdete tu. Opäť budete potrebovať zdrojovú dokumentáciu. Úhrady ako sú výdavky na telefónne a internetové služby a náklady na nákladné automobily / auto sa tu môžu vyzdvihnúť ako možné daňové odpočty.
06 - Venujte pozornosť svojmu peňažnému peňažnému fondu
Akékoľvek transakcie uskutočnené z drobného peňažného fondu sa musia považovať za hotovostné úhrady so zdrojovým dokumentom. Niektoré môžu byť daňovo odpočítateľné .
07 - Zrážky zo zamestnaneckej dane z miezd
Zrážky dane zo mzdy zamestnanca sú zložité. Daňová príručka sa zvyčajne zameriava na daň z príjmov fyzických osôb, ale tento článok sumarizuje daňové dôsledky dane z podnikania. Udržiavajte neobvykle dobré záznamy pre svojich zamestnancov.
08 - Ako dlho by ste mali mať svoje daňové záznamy?
Podľa zákona o daniach z príjmov právnických osôb musíte uchovávať svoje záznamy tak dlho, ako môžu byť potrebné na správu ktorejkoľvek časti daňového poriadku.
Ak máte zamestnancov, musíte viesť ich záznamy najmenej 4 roky. Ak chcete byť v bezpečí, uchovávajte záznamy zamestnancov na obdobie najmenej 7 rokov. Ak dlžíte dane, uchovávajte svoje záznamy najmenej 3 roky. Ak vlastníte majetok, uchovávajte si záznamy o ňom až do uplynutia premlčacej lehoty za rok, v ktorom ste majetok zlikvidovali v zdaniteľnom usporiadaní. Ak nevykazujete príjmy, ktoré by ste mali ohlásiť a to je viac ako 25% hrubého príjmu z daňového priznania, uchovajte svoje záznamy na 6 rokov.