V konečnom dôsledku bude zmluva dokumentom, ktorý bude obsahovať všetky pravidlá, ktoré budú riadiť váš vzťah v budúcnosti a čím jasnejší a najúčinnejší, tým lepšie je možné ho implementovať a dodržiavať. Cieľom je dosiahnuť rovnováhu s dodávateľom a zobraziť ich ako partnera, aby ste obaja splnili svoje firemné ciele a ciele podpísaním zmluvy.
Úspešné rokovanie o zmluvách znamená, že obidve strany hľadajú pozitíva, ktoré prinášajú úžitok obom stranám v každej oblasti a zároveň dosahujú spravodlivé a spravodlivé riešenie. Podpísaná zmluva, ktorá prináša prospech obom stranám, poskytne pevný základ pre budovanie dlhodobého vzťahu s vašim predajcom. Nižšie sú uvedené jednoduché a ľahko realizovateľné ciele a stratégie pre úspešné rokovania o zmluvách.
Ciele rokovaní o zmluve
Ciele rokovaní o zmluvách možno použiť na vyhodnotenie zmluvy na základe každého z týchto kritérií:
- Jasne vysvetlite všetky základné predpoklady, podmienky a podmienky.
- Tovary alebo služby, ktoré sa majú poskytnúť, sú podrobne a definované.
- Kompenzácia je jasne uvedená vrátane celkových nákladov, harmonogramov platieb a podmienok financovania.
- Načrtnutie všetkých hlavných míľnikov, ako sú dátumy účinnosti, dátumy ukončenia / ukončenia a možné dátumy obnovenia.
- Identifikácia a riešenie potenciálnych rizík a záväzkov.
- Definovanie a stanovenie primeraných očakávaní partnerstva vrátane komunikačnej stratégie a časovej osi.
Stratégie Zmluvných rokovaní
1. Priority zoznamu, ako aj alternatívy: Zoznam najdôležitejších položiek v porovnaní s položkami, ktoré nemusia byť tak dôležité, vám v prípade potreby umožňujú kompromis. Tento zoznam by mal byť dynamický zoznam, ktorý sa uchováva v čerstvom stave na základe potrieb podniku, pokiaľ ide o prácu s týmto dodávateľom. Nie je praktické predpokladať, že budete schopní efektívne rokovať všetky oblasti zmluvy naraz. Preto sa chcete uistiť, že to, čo je pre vás najdôležitejšie, sa prejednáva a dohodne predtým, ako prejdete na menej dôležité veci.
2. Rozpoznať rozdiel medzi tým, čo potrebujete a čo chcete: Prehodnoťte svoje priority často počas celého procesu plánovania rokovaní o zmluvách a posledný čas na konci. Nezabudnite položiť tvrdé otázky: "Je to naozaj prioritou našej spoločnosti, alebo je to" pekné mať "?" "Bola táto priorita výsledkom niektorého vnútorného politického žokejingu, alebo je to skutočné?" "Ak by sme museli obetovať túto položku, môže táto dohoda byť obojstranne výhodná?"
3. Získajte vedomosti o vašom dolnom riadku, aby ste vedeli, kedy odísť: Existuje nejaká cena alebo hodinový poplatok, ktorý vaša spoločnosť nemôže prekročiť?
Zistili ste, že jedna alebo dve z najvyšších priorít sú skutočne neprenosné a budete lepšie odísť z tejto zmluvy, ak s tým predajca nesúhlasí? Uveďte ich spolu so zdôvodnením, aby ste ich mohli použiť na vyjednávanie o optimálnej dohode.
4. Definujte ľubovoľné časové obmedzenia a referenčné kritériá: Nastavte štandardy merania výkonnosti, ktoré očakávate od dodávateľa. Toto bude kľúčová metóda na sledovanie výkonnosti dodávateľa. Úspech predajcu bude rozhodujúci pre získanie dobrej hodnoty z tejto zmluvy. Preto budete chcieť vyjednávať spravodlivé a spravodlivé sankcie, keď nie sú splnené kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPI).
5. Vyhodnoťte potenciálne záväzky a riziká: Zoznámte sa s potenciálom, aby sa niečo pokazilo alebo nebolo vykonané tak, ako sa očakávalo pri vzniku zmluvy.
Čo ak sa vyskytnú nepredvídané náklady? Kto bude zodpovedný za porušenie vládnych nariadení? Ktoré poistenie bude zahŕňať zmluvných pracovníkov? To sú len niektoré z najčastejších otázok, ktoré je potrebné riešiť v akejkoľvek zmluve. Rovnako, ako bolo dôležité pochopiť priority, je rovnako dôležité nielen poznať možnosť, že sa niečo pokazí, ale byť proaktívny, čo s tým urobiť v prípade, že to bude.
6. Dôvernosť, nekonkurovanie, riešenie sporov a zmeny požiadaviek: Na zaokrúhlenie zoznamu tieto položky predstavujú len niekoľko ďalších vecí, ktoré je potrebné zvážiť pri rokovaní o zmluve dodávateľa. Pri proaktívnom prístupe by sa tento zoznam mohol stať dobrým miestom na vytvorenie spoločného stanoviska s predávajúcim namiesto položiek, ktoré by mohli byť potenciálnymi kameňmi úrazu. Ak napríklad predajca alebo zástupca predávajúceho má možnosť byť vystavený firemným dôverným informáciám, malo by existovať doložka o mlčanlivosti, ktorá obmedzí zodpovednosť pre vás aj predávajúceho. Je nevyhnutné, aby boli okrem citlivých finančných údajov prijaté všetky opatrenia na ochranu duševného vlastníctva a patentov.
Napokon, predtým, ako obe strany sadnú, aby prehodnotili, prerokovali a rokovali o podmienkach zmluvy, uistite sa, že ste tiež zvážili niekoľko ďalších kľúčových kritérií, ktoré môžu viesť k plynulému procesu.
7. Zistite, či by vaše záujmy spoločnosti boli najlepšie chránené prostredníctvom právneho poradcu: Rokovanie o zmluve na jeden rok úverových služieb v malej kancelárii je veľmi odlišné od rokovania o zmluve na outsourcing pomerne veľkého call centra. Ak sa cítite trochu nepríjemné pri posudzovaní zmluvy "legalese", neváhajte si ponechať právnika, ktorý sa špecializuje na zmluvné rokovania.
8. Zistite, či zmluva bude vyžadovať dohľad prostredníctvom alebo prostredníctvom účtovníka alebo iného finančného znalca: Rovnako dôležité, ako si ponechať príslušného právneho poradcu, môže byť aj to, že si ponechá alebo pridelí z odborníka, ktorý môže riadiť finančné podmienky zmluvy na začiatku rokovaní, ako aj počas celého procesu. Robiť proformu pre samotnú transakciu, ako aj prebiehajúce finančné výkazníctvo môže byť celkom zložitá, ale životne dôležitá úloha. Urobte si čas, aby ste pochopili, ako môže tento proces spravovať in-house účtovník, alebo ak to musí byť outsourcované účtovnej firme.
Ďalšou výhodou dôkladného sledovania finančných prostriedkov pre konkrétnu zákazku je to, že by to mohlo byť použité ako KPI a objektívne prostriedky na monitorovanie výkonnosti.