Realita plánovania konferencie spočíva v tom, že bez akýchkoľvek skúseností môžete stratiť veľa času, keď premýšľate nad každým malým detailom a zároveň prehliadnete dôležitejšie otázky.
Ak chcete tento proces zjednodušiť pre prvých časovačov, načrtli sme najdôležitejšie kroky a súčasne sme vám poskytli odkazy na naše podrobnejšie návody o každej konkrétnej téme. Výsledkom je sprievodca plánovania konferencií, ktorý vám pomôže začať s pevnou šablónou na mieste.
Krok 1: Vyzdvihnite víziu vašej konferencie
Každá udalosť začína víziou, ale musíte zmeniť svoju víziu na slová a čísla, aby ste mohli merať náklady a urobiť informované rozhodnutia o plánovaní. Po prvé, musíte začať so základmi, ako kto, čo, kedy, kde a prečo.
Čítajte viac: Plánovanie udalostí 101: Návrh základných detailov
Krok 2: Vytvorenie podnikateľského plánu
Ak vaša konferencia nie je financovaná grantom alebo organizáciou, budete musieť zmapovať, odkiaľ pochádzajú vaše peniaze a na čo sa používajú. Prvá časť tejto rovnice, príjmy, by mala byť vypočítaná na začiatku plánovacieho procesu.
Ak chcete dať cenu na konferenciu, potrebujete mať predstavu o tom, čo plánujete ponúknuť účastníkom. Vaša trasa a ponuka reproduktorov bude predajným faktorom pre potenciálnych registrujúcich.
Krok 3: Porovnanie miest a služieb
Keď budete mať konkrétnejšiu predstavu o tom, kedy sa vaša konferencia uskutoční a koľko ľudí sa chcete zúčastniť, potom môžete začať nakupovať vhodné miesto.
Majte na pamäti, že výber miesta určenia určuje aj vaše stravovacie a audio / vizuálne náklady. Je to preto, lebo väčšina konferenčných centier a hotelových akcií vyžaduje, aby ste používali svoje vlastné služby pre akékoľvek udalosti na mieste.
Väčšina konferencií bude musieť poskytnúť nejaký druh nočného ubytovania pre hostí cestujúcich mimo regiónu. Táto potreba vytvorí iný súbor úvah, aby ste mohli zohľadniť vaše rozhodnutie .
Čítaj viac:
Krok 4: Nábor a správa registrujúcich
Dokonca aj najpopulárnejšie konferencie musia účinne uvádzať na trh svoju udalosť, aby naplnili každé miesto v dome. Účasť je najdôležitejším faktorom úspechu vašej akcie. Dobrá návštevnosť prináša príležitosti a možnosti sponzorstva. A čím viac registrovaných ľudí vytvoríte väčší dopyt po reklamách a účasť. Dlhý príbeh krátky, ak môžete nakresliť dav, potom všetko ostatné padne na miesto oveľa jednoduchšie.
Spravovanie registrácie sa stáva oveľa ťažšie, ako vaša udalosť rastie vo veľkosti. Práve v tomto prípade vám online systém registrácie pomôže sledovať číslo, spracovať platby a usporiadať dáta.
Čítaj viac:
Krok 5: Plánovanie podrobností na mieste
Nakoniec, po usporiadaní a implementácii obchodných prvkov konferencie môžete začať premýšľať o podrobnostiach na mieste. Zahŕňa to, ako účastníci budú navigovať na konferencii, všeobecné usporiadanie každej miestnosti a distribúciu jedál a nápojov. Toto je časť plánovania konferencie, ktorú väčšina ľudí spája s plánovaním udalostí. Najlepší spôsob, ako koordinovať všetky detaily, je prechádzať sa vašou trasou ako vaši hostia. Objavte, ako budú premýšľať a konať v každom bode dňa, aby vyriešili problémy skôr, než sa objavia.
Čítaj viac:
- Populárne schôdzky priestorových plánov
- Nápady pre tabuľku efektívnej registrácie
- Strategie signalizácie na riadenie toku konferencie
Krok 6: Tipy na správu výstavy
Konferencie zvyčajne obsahujú výstavnú plochu alebo konferenčnú podlahu, kde sponzori a predajcovia prenajímajú priestor na propagáciu svojich produktov.
To môže byť veľmi lukratívna príležitosť pre vašu konferenciu, ak organizujete všetko dobre. Majte však na pamäti, že výstavná plocha bude vyžadovať značný záväzok času a zdrojov, takže sa uistite, že ste pripravení zvládnuť potreby viacerých dodávateľov skôr, ako sa zaviažete k tomuto formátu.
Čítaj viac: