7 tipov pre správne stretnutie
Rozlúčte sa s týmito nudnými stretnutiami a naučte sa, ako uskutočňovať efektívne stretnutia, ktoré zamestnávajú a motivujú zamestnancov.
7 tipov pre efektívne stretnutia
Stanovte cieľ stretnutia
Pred odoslaním upozornenia na stretnutie a jeho uvedením do kalendára sa opýtajte, prečo chcete usporiadať stretnutie a určiť cieľ. Je to stretnutie, ktoré prináša zamestnancom rýchlosť na zmenu v riadení? Robíte rozhodnutie o projekte? Ide o brainstorming pre novú obchodnú stratégiu? Uistite sa, že zhromažďovanie zamestnancov v miestnosti pre osobnú diskusiu a interakciu je nevyhnutné pre váš cieľ; ak účel stretnutia je aktualizácia stavu, možno posielanie skupinového e-mailu je lepším využitím času každého.
Komunikujte účel stretnutia
Pri pozvaní ďalších na vaše stretnutie je jasné, aký je účel stretnutia. Tým sa nielen budete držať zamerania, ale umožníte zamestnancom navštevovať stretnutie pripravené buď s dokumentmi, alebo s myšlienkami na túto vec.
Komunikácia je nevyhnutná pre efektívne stretnutie.
Byť selektívny pre účastníkov
Nikto nemôže oceniť účasť na stretnutí, ktoré nemá žiadnu súvislosť s nimi ani s ich prácou. Určte, kto naozaj musí byť tam a prečo. Ktorý vstup potrebujete? Ktorí kolegovia sa musia zúčastniť a pravdepodobne budú mať otázky v tejto oblasti?
Ak je niekto vo vašom zozname, ktorý jednoducho potrebuje byť informovaný o tom, čo bolo prediskutované, urobte im láskavosť a odoberte ich zo zoznamu. Môžu byť ľahko aktualizované následným e-mailom. Čas je cenný a žiaden zamestnávateľ nechce mať negatívny vplyv na produktivitu tým, že zamestnanci sedia na stretnutiach, ktoré sú zbytočné.
Musíte vytvoriť schôdzu programu
Vedenie stretnutia bez agendy schôdzky je podobné tomu, že ste šli do plachetnice a dúfam, že vietor vás vezme na miesto, kam chcete ísť. Budete - úplne doslova - stratiť na mori. Agenda schôdzky vás prevedie na cieľovú destináciu. Zahrňte témy, ktoré sa majú prerokovať a kto sa bude venovať každej položke, ak sa zúčastňujú ďalšie. Pošlite e-mailovú agendu účastníkom včas, aby všetci vedeli, čo očakávať a pripravuje sa.
Držte sa svojho plánu
Dokonca aj najlepšie naplánované stretnutie bude zbytočné, ak dôjde k vykoľajeniu diskusie a dôjde k tangenciálnym témam. Preto väčšina schôdzí nedosiahne svoj cieľ - nezostávajú na ceste. Na začiatku vašej schôdze stanovte základné pravidlá a špecifikované časové rozdelenie pre každú položku vo vašom programe, ako aj celkovú schôdzu. Napríklad: "Ďakujem vám, že ste prišli dnes. Každý človek má čas a je mi cielom, aby toto stretnutie trvalo menej ako hodinu.
Pridržiavame sa k predmetom a rezervujeme si diskusiu o ďalších témach neskôr. "Rein v každom, kto monopolizuje diskusiu alebo predstavuje témy, nie je na programe.
Keep them engaged
Vizuálna pomôcka dlhú cestu vedie k tomu, aby sa všetci sústredili na stretnutie, a nie na svoje telefóny ani na hodiny. Pošlite program na Smart Board v prednej časti miestnosti. Projekt vizualizuje na veľkej obrazovke pomocou počítača; čokoľvek, aby si pred očami udržali oči.
Zhrňte stretnutie
Niekedy opúšťaš schôdzu a máš úplne inú túžbu ako tvoj kolega? Uistite sa, že sa to nestane s vašou schôdzou odoslaním e-mailu do 24 hodín. Zahrňte súhrn, zvýraznite kľúčové témy, ktoré ste riešili, zadané úlohy a označte termíny. Odoslanie tejto informácie včas zabezpečí, že účastníci nebudú viesť správnym smerom.