Registrácia je prvým kontaktným miestom s vašimi hosťami a hladký proces registrácie udrží vysoké úrovne vzrušenia a nastaví tón pre skvelú udalosť. Na druhej strane, dezorganizované a časovo náročné skúsenosti môžu ponechať dav, ktorý sa trápí až do chvíle, kým sa vaša udalosť nevydá. S toľkými jazdami na registračnej tabuľke si určite chcete, aby ste si to prvýkrát vybrali. Postupujte podľa tohto kontrolného zoznamu, ktorý je nevyhnutný na to, aby ste sa dostali k dobrému štartu.
Väčšie je lepšie
Jednoduchá matematika nám hovorí, že veľké davy budú vyžadovať viac pracovných síl, ak sa chcete vyhnúť dlhým čiaram. Odporúčam jeden sprievodca pre každých sto hostí a jeden plavec pre každých 200 hostí. Pokiaľ ide o potreby tabuľky , predpokladajme dvoch obslužných pracovníkov na stôp s priemerom osem stôp a pridajte dodatočnú tabuľku k tomuto výpočtu zásob a pracovného priestoru.
Zostaň pripojený
Nechcete, aby ste bežali cez haly hľadajúc elektrickú zásuvku alebo pripojenie k internetu, takže sa uistite, že tieto linky sa dostanú do vášho stola vopred. Budete tiež chcieť priniesť notebook, aj keď neplánujete používať ho. On-line prístup vám môže pomôcť, ak potrebujete skontrolovať e-maily alebo pomôcť strateným hosťom nájsť si cestu z miesta konania. V neposlednom rade skontrolujte svetelnú situáciu. Ak je chodba slabo osvetlená, možno budete chcieť pridať niekoľko stolových svetiel, ktoré vám pomôžu pri čítaní zoznamov.
Nezabudnite na kancelárske potreby
Každý plánovač by mal mať krabicu s náradím naplnenou kancelárskymi potrebami, ako je páska, nožnice a sortiment značiek.
Ďalšie pozoruhodné položky pre váš baliaci zoznam obsahujú prázdne označenia, tabuľkové čísla a rezervované značky, ktoré sa podľa potreby používajú. Áno, vaše miesto bude mať prístup k väčšine z týchto vecí, ale čas a frustrácia, ktorú ušetríte tým, že ich budete mať vedľa teba, je neoceniteľná.
Získajte odpovede
Jeden z najväčších narušiteľov vášho "registračného rytmu" bude prekážkou jednoduchých otázok pochádzajúcich od dobrovoľníkov aj od účastníkov.
Tieto otázky môžete zabrániť spomaleniu registračnej linky nastavením tabuľky pomoci. Budete sa diviť, o koľko efektívnejšie check-in tabuľka môže bežať, keď máte špecializované osoby odpovedať na otázky ako "kde je kúpeľňa?"
Zostaňte otvorený
Je nevyhnutné, aby sa celá udalosť uchovávala aspoň jedna osoba v registračnej tabuľke. Nechcete, aby sa snehová guľa pomerne malý problém dostala do niečoho väčšieho, pretože nikto nemohol pomôcť. Toto sa zvyčajne stáva, keď sú hostia nútení hľadať inde, keď sa váš tím nedá nájsť. Trvá to len vtedy, keď sa v miestnosti v kuchyni vysiela netrpezlivý návštevník, aby si vyžiadal šalát bez cibule!
Udržujte svojich priateľov blízko
Existuje niekoľko kontaktných čísel, ktoré budete chcieť dostať dobre pred udalosťou začína. Prvým je mobilné číslo vášho koordinátora. Nebude čas čistiť budovu, keď papierové uteráky vybehnú v kúpeľni, takže toto číslo je absolútne nevyhnutné. Ďalším dobrým číslom, ktoré má mať pre potravinárske otázky, je manažér stravovania. Nakoniec potvrďte najlepšie čísla tiesňového volania pre políciu a požiarne oddelenia. Niektoré hotely majú vlastný bezpečnostný personál, ktorý je často v týchto situáciách najlepší kontaktný bod.
Registračné tabuľky by mali poskytovať viac ako len vítaný znak a menovku. Z pohľadu hosťa predstavujú centrum zákazníckych služieb pre vaše podujatie. Ale aby ste splnili toto očakávanie, musíte byť pripravení. Koniec koncov, ak sa to nedá prekonať, zaregistrujte sa, zvyšok vášho plánovacieho úsilia zostane bez povšimnutia.