Návrh základných detailov
Tak ako každý obchodný projekt, prvým krokom je usporiadať všetky informácie, ktoré máte k dispozícii, a identifikovať najnaliehavejšie záležitosti.
Skôr než začnete s výberom miesta konania alebo s prenájmom reproduktora , potrebujete poznať základné parametre udalosti. Je takmer nemožné hovoriť o podrobnostiach a nákladoch s treťou stranou, kým nebudete viac vyriešený. Tu sú kľúčové informácie, ktoré by ste mali definovať pred kontaktovaním externých dodávateľov.
dátum
Všetko sa točí okolo dátumu vašej špeciálnej udalosti. V ideálnom prípade by ste chceli mať tri potenciálne dátumy, aby ste mohli porovnať dostupnosť a ceny v celej oblasti. Pokúste sa zahrnúť rôzne dni v týždni pre maximálnu flexibilitu.
Časový rámec
Dokonca aj jedna hodina rozdiel môže mať vplyv na vaše plánovanie, takže je potrebné získať konkrétne o vaše očakávané časové rámce. Napríklad od 10.00 hod. Namiesto 8.00 hod. Znamená, že nebudete musieť prideliť rozpočet na raňajky.
Počet účastníkov
Je to jeden detail, ktorý je často príliš široko odhadovaný pre produktívne rokovania. Získajte realistické informácie o svojich návštevných projektoch . Diskutujte vopred, kto pozvete a umiestnite svoje projekcie do tabuľky. Účasť a rozpočet sú priamo korelované, takže sa nehádajte o tom, koľko ľudí si myslíte, že sa zúčastní.
Oddychové relácie
Môžete potrebovať iba jednu banketovú miestnosť, ak hosťujete večeru, ale konferencia v plnom rozsahu bude pravdepodobne vyžadovať ďalšie miestnosti na oddych a výstavný priestor. Opäť nebudete môcť merať náklady, kým neurčíte, koľko miesta potrebujete. Pri konferenciách je najlepším prístupom naplánovať falošnú trasu na vašom prvom stretnutí. Zdieľanie nápadov a ich zapracovanie na papieri vám pomôže nasmerovať ďalšie rozhodnutia o plánovaní.
Rozpočet vs. náklady
Zdá sa byť nepraktické pracovať na rozpočte predtým, než budete vedieť o miestach konania a stravovacích nákla- dách, ale práca týmto spôsobom poskytuje meradlo pre meranie všetkých návrhov predajcov. Začnite so zdrojmi výnosov. Koľko by ste účtoval za účasť? Zavoláte sponzorov, aby pomohli kompenzovať náklady? Čo budú vystavovatelia platiť za účasť? Príjmy v konečnom dôsledku diktujú váš rozpočet, takže má zmysel chrániť ich najprv.
marketing
Po identifikovaní zdrojov príjmov, ďalším krokom je načrtnúť svoj marketingový plán . Aký je najlepší spôsob, ako osloviť generátorov výnosov? Možno máte zoznam potenciálnych účastníkov ako zamestnávateľ alebo členská asociácia. To by samozrejme bolo užitočné, ale čo sponzori a vystavovatelia?
Ak plánujete prilákať viac ako 20 vystavovateľov, musíte sa k nim dostať. Cielené marketingové kampane stojí peniaze, a to znižuje vaše príjmy.
Doprava a ubytovanie
Spustenie miestnej konferencie zvyčajne eliminuje akékoľvek obavy týkajúce sa dopravy. Musíte však stále riešiť ubytovanie pre rečníkov, vystavovateľov a špeciálnych hostí. Niektoré hotely poskytujú zľavy v priestoroch stretnutia, ak si rezervujete dostatok miestností . Jediný spôsob, ako využiť túto skutočnosť, je poznať vaše potreby ubytovania vopred. Vráťte sa späť k údajom o návštevnosti a ukážte, koľko hostí je mimo vašej oblasti.
Teraz to všetko pravdepodobne znie ako veľa informácií na zhromaždenie vpredu, a to je. Majte však na pamäti, že ide o detaily, ktoré ovplyvňujú všetko ostatné v procese plánovania.
Na začiatku by ste mohli prilákať viac "očarujúce" úlohy, ako sú návštevy na mieste a plánovanie ponúk. Len si pamätajte, že príde ich čas. Pre túto chvíľu sa však zamerajte na fakty, aby ste mohli urobiť to najlepšie rozhodnutie neskôr.