Cenové sadzby pre európske štýlové stretnutia sa stávajú populárnejšie v USA
Táto prax môže byť nielen efektívnejšia pre tých, ktorí sa podieľajú na plánovaní podujatia, ale spravuje a predvída náklady spojené s miestom konania oveľa jednoduchším procesom.
Naproti tomu v Spojených štátoch je pre hotely stále oveľa bežnejšie zostavovať riadkovú položku na konferenčné náklady podľa riadkovej položky na základe podrobných a prispôsobených potrieb každého stretnutia alebo udalosti. Hoci prax umožňuje plánovač udalostí mať väčšiu kontrolu nad každým detailom udalosti, často vytvára komplikované objednávky banketových udalostí a väčšie problémy pri riadení nákladov a celkový rozpočet udalosti .
Hoci významní hráči v tomto sektore naďalej menia spôsob podnikania, európsky model a americký model stále odrážajú tieto rozdiely v prístupe k konferenčným a firemným akciám. Pri hlbšom ponore sa pozrime na dva príklady firemných akcií a konferenčných balíčkov: jeden z bývalého Fira Palace v Barcelone (európsky príklad) a druhý v Wynn Resorts v Las Vegas (americký príklad).
Príklady európskych konferencií a stretnutí
Denné balené sadzby sú populárne v Spojenom kráľovstve a dali sa do kontinentálnej Európy. "Na trhu v Spojenom kráľovstve sme ako prvý žiadali o tento typ balíka a vždy sa snažíme prispôsobiť naše návrhy tak, aby vyhovovali potrebám našich klientov," vysvetľuje bývalý generálny riaditeľ spoločnosti Fira Palace v Barcelone (teraz Crowne Plaza Barcelona) hotel, ktorý je obľúbený medzi firemnými udalosťami a plánovačmi stretnutí, ktorí organizujú medzinárodné stretnutia.
Európsky hotel Clientele
Späť, keď Crowne Plaza Barcelona stále fungovalo ako palác Fira, asi 20% klientov hotela pochádza zo Španielska. Zvyšok ročnej klientely pochádza z Veľkej Británie (19%), USA (17%), Francúzska (7%), Talianska (6%), Japonska (4%) a Nemecka (4%). Okrem toho približne polovica podnikateľských podujatí, ktoré tam boli, bola z farmaceutického priemyslu so zvyškom vrátane technológií, potravín a nápojov , bankovníctva a klientov automobilového priemyslu .
Európska dopyt po cenách konferenčných balíkov
V tomto čase sa denný balíček stretnutí v zariadení Fira Palace týkal využitia zasadacej miestnosti, prestávky na kávu, obed, obrazovku a ďalšie. K dispozícii bol balík stretnutí v podstate všetko, čo by plánovač mohol zahrnúť do schôdze.
Pri vývoji odvetvia sa žiadosti o balíky konferencií a stretnutí naďalej časom menili. Spočiatku plánovači firemných akcií žiadali o ploché konferenčné ceny pre zasadacie miestnosti a jedlo a nápoje. Časom sa tieto požiadavky rozšírili o ďalšie položky, ako sú obrazovky, prístup k internetu, flip charty a zvukové systémy. Ale dopyt bol stále pre balené, paušálne ceny.
Pre tých, ktorí požadovali pre hostí jednodňové izby, požiadali aj o špeciálnu / dohodnutú sadzbu za ubytovanie v celkových sadzbách konferencie.
Zatiaľ čo tieto balíčky pokryjú väčšinu potrieb udalostí, plánovači budú ešte rokovať o ďalších požiadavkách na podujatia, ako sú výstavné priestory, gala večere, recepcie s koktailmi a iné položky programu pre udalosti.
Klady a zápory európskeho prístupu
Je jasné, že predovšetkým európsky prístup k plánovaniu a oceňovaniu konferencií môže byť užitočný pre plánovačov udalostí z niekoľkých dôvodov, vrátane vnímania úspor nákladov, predvídateľnosti nákladov a jednoduchosti prezentácie a schválenia klienta.
To znamená, že takýto prístup rozhodne prináša zvýšenú záťaž pre hotel, aby mohol predpovedať potreby svojich klientov pri riadení vlastného zdola. "Z nášho pohľadu je oveľa jednoduchšie robiť" à la carte "akcie, operácia je oveľa komplikovanejšia, ale pre nás je pre nás spokojnosť," hovorí bývalý generálny riaditeľ Fira Palace.
Príklady amerických konferencií a stretnutí
Zatiaľ čo európsky trh je relatívne vyspelý s prijatím a používaním konferenčných balíčkov alebo balíčkov stretnutí, môže viac hotelov v USA začať zvažovať zmenu spôsobu, akým balíky a cenové konferencie a stretnutia tiež. Toto je obzvlášť dôležité, keď sa od plánovačov udalostí vyžaduje, aby rozhodnutia o schôdzkach v kratších termínoch čoraz častejšie.
V máji 2009 iniciovala spoločnosť Wynn Las Vegas iniciatívu na zavedenie troch typov, ktoré nazývajú sadzby za všetky konferenčné a zasadacie balíčky pre menšie stretnutia, čo znamená, že majú menej ako 80 účastníkov. Dnes tieto balíky ponúkajú. Zahŕňajú:
- Deň celého balíčka delegovaných konferencií
- "AM" Half Day Conference Delegate Package
- PM "Half Day Conference Delegate Package
Rovnako ako európski plánovači udalostí očakávajú, balíčkové možnosti spoločnosti Wynn sú ocenené sadzbou za delegátov (napr. Účastník) vrátane zasadacej miestnosti, jedla a nápojov, občerstvenia na prestávky a LCD projektor a obrazovku.
Myšlienka, aby Wynn rozvinula svoje možnosti konferenčného balíka, vyrastala z prístupu na európskom trhu. V skutočnosti André Link, bývalý manažér predaja Wynn, predtým prišiel z Európy. "Z veľkej časti v Európe je to jediný spôsob, akým sme predávali stretnutia ... Veľmi zriedkavo sme pripravili návrhy à la carte, ktoré by zahŕňali náklady na F & B, prenájom izieb, poplatky za AV, atď." Vysvetľuje Link.
Posun v americkom firemnom podujatí a konferenčnom priemysle
Vďaka spusteniu balíčka malých schôdzok Wynn Resorts očakával, že balíky konferenčných sadzieb by boli obľúbenejšie pre ich firemných klientov, pretože väčšina združení stretnutí je väčšia. Mali pravdu. Odvtedy niekoľko významných amerických hotelových reťazcov začalo ponúkať firemné stretnutia a konferenčné balíky, ktoré lepšie odrážajú európsky model v prípade plánovania firemných udalostí.
Samozrejme, sadzby pre stretnutia a konferencie nebudú vyhovovať potrebám každej udalosti. Väčšina plánovačov v skutočnosti uvedomuje, že sa vzdajú niektorých detailných preferencií pre svoj program alebo vyžadujú, aby miesto prispôsobenia balíka obsahovalo ďalšie prvky. Vždy existuje opatrnosť pri spoliehaní sa na sadzby balíkov, ak plánovači očakávajú, že ich programy môžu bežať dlhšie, ako sa pôvodne očakávalo, čo môže spôsobiť dodatočné poplatky. Ale pre tých stretávateľov a plánovačov udalostí, ktorí pozorne sledujú svoj rozpočet, tieto balíky stretnutí a konferencií ponúkajú jasnú predvídateľnosť pre rozpočet konferencie.