P2P spája obstarávanie až po zaplatenie tovaru
Proces nákupu a platenia, známy aj ako P2P proces, spája procesy obstarávania a celého dodávateľského reťazca v spoločnosti prostredníctvom procesu príjmu tovaru a nakoniec platbu vydanú predávajúcemu.
Spoločnosti v posledných rokoch starostlivo skúmali svoje nákupy a platili procesy, aby:
- Znížte celkové náklady na dodávateľský reťazec a zásoby
- Uvoľnite potrebnú hotovosť
- Zlepšiť prevádzkový výkon
- Vykonajte lepšie finančné rozhodnutia
Okrem zníženia celkových nákladov na dodávateľský reťazec a inventarizáciu môže zlepšenie procesu nákupu k platbe pridať viditeľnosť, ktorá umožňuje manažmentu príležitosť lepšej komunikácie s dodávateľom o tom, kde sa položky nachádzajú v procese doručenia, a platby predávajúcemu.
Prvky procesu nákupu na zaplatenie
Existuje veľa prvkov procesu P2P, z ktorých každý je dôležitý v celom procese. Proces začína pri získavaní položiek a končí platbou vybranému dodávateľovi.
sourcing
P2P proces začína nákupným oddelením, ktorý je požiadaný výskumom a vývojom alebo výrobným oddelením, aby našiel dodávateľa pre špeciálnu položku alebo službu. Oddelenie výskumu a vývoj môže vytvoriť špecifikáciu, v rámci ktorej musí dodávateľ vykonať.
V niektorých prípadoch môže byť položka bežná položka zásob, ktorá je potrebná pre výrobný proces, a môže vyžadovať, aby oddelenie nákupu vyhľadalo najkvalitnejšiu položku za najvýhodnejšiu cenu.
V závislosti od požadovanej položky alebo služby môže nákupné oddelenie vydať žiadosť o ponuku (RFQ) alebo môže vybrať vhodných dodávateľov na základe predchádzajúcich vzťahov.
zmluvy
Keď nákupné oddelenie vybralo vhodného predajcu alebo predajcu, dôjde k procesu uzatvárania zmlúv, kde dodávatelia a nákupné oddelenie vyjedná zmluvu na základe ceny, platobných podmienok a plánov dodávok.
nákup
Po podpísaní zmlúv medzi spoločnosťou a predávajúcim sa môžu nákupné objednávky zvýšiť a odoslať predajcovi. Ak chcete skrátiť čas doručenia položiek, spoločnosť môže odoslať nákupnú objednávku elektronicky, a nie odosielať alebo faxovať.
Odoslaním elektronickej objednávky možno informácie zadať priamo do počítačového systému dodávateľa. Aby sa zabezpečilo viditeľnosť, dodávateľ by mal poskytnúť spoločnosti informácie o priebehu, ako sú napríklad aktualizované dátumy dodania a dokumenty, ako je upozornenie na dodatočnú dodávku (ASN).
Príjem tovaru
Po odoslaní zásielok od predávajúceho je ďalším krokom, aby tieto položky dorazili k zákazníkovi . Položky sa skontrolujú, aby sa zabezpečilo, že množstvo je rovnaké ako objednávka, ako aj kontrola položiek za poškodenie a kvalitu.
Ak sa vyskytnú nejaké problémy s prijatými položkami, zákazník bude informovať dodávateľa, aby bolo možné vrátiť niektoré položky alebo zariadiť zľavu.
fakturácia
Dodávateľ môže zákazníkovi faktúrovať kedykoľvek po odoslaní zásielok. Použitím riešenia elektronickej fakturácie môže byť P2P proces zjednodušený tak, aby sa informácie vložili do systému platenia účtov zákazníka.
Po prijatí položiek, priradených k faktúre a nákupnej objednávke, môže začať spracovanie faktúry.
Fakturácia
Pri procese P2P by sa malo spracovávať faktúry tak, aby sa získali akékoľvek zľavy ponúkané predávajúcim. V dohodnutej zmluve môže predajca ponúkať zľavy na úhradu, ktoré uskutočňuje zákazník pred splatnosťou platby.
Napríklad predajca môže ponúknuť päť percentnú zľavu za platby uskutočnené menej ako desať dní po prijatí zásielky.
analytika
Ako súčasť procesu P2P by spoločnosť mala mať plnú životaschopnosť na svoje nákupné výdavky. Neustále monitorovanie výdavkov identifikuje oblasti, ktoré by mohli byť dôvodom na obavy, ako sú dodávatelia zvyšujúci ceny alebo neoprávnené výdavky.
P2P proces, ktorý zahŕňa najlepšie postupy, môže spoločnosti ušetriť peniaze.
To by malo zahŕňať obmedzenia na to, čo možno zakúpiť mimo štandardného P2P procesu.
Povolením neštandardných nákupov sa zvýši výskyt zbytočných nákladov a kontrola týchto nákupov môže spôsobiť ubúdanie zdrojov, ktoré by mohli byť uložené, ak by bol použitý správny postup P2P.
Získajte informácie o Zelle pre P2P.
Tento článok bol aktualizovaný Gary W. Marionom, odborníkom na logistiku a dodávateľský reťazec spoločnosti The Balance.