Existuje celá rada rôznych programov kariérnych kariet, niektoré zahŕňajú iba používanie predajcov schválených spoločnosťou, zatiaľ čo iní umožňujú použitie ktoréhokoľvek predajcu.
Nákupy vykonávané zamestnancom na karte nákupu sú všeobecne malé a nízke. Veľa negatívnych reakcií týkajúcich sa programov kariet s kartami sa zameriava na zneužitie karty zamestnancami. Výhody programov obstarávania sú však oveľa väčšie ako riziká a náklady spojené s prevádzkou programu.
Výhody kariet obstarávania
Vláda Spojených štátov zistila, že nákup pod 2500 dolárov sa skladá iba z 2 percent celkových vládnych výdavkov, ale predstavuje 85 percent všetkých nákupov. Keďže administratívne náklady týchto malých nákupov často prevyšovali skutočné výdavky v dolároch, používanie kariet na obstarávanie sa zvýšilo v mnohých vládnych oddeleniach. Jedna vládna agentúra, Ministerstvo obchodu, odhaduje, že používanie kariet obstarávania ich ušetrilo viac ako 22 miliónov dolárov ročne z administratívnych nákladov a znižovania doby spracovania nákupu.
Použitie kariet umožnilo nákupným oddeleniam sústrediť svoje úsilie na 15 percent celkových výdavkov na obstarávanie, ktoré predstavujú 98 percent celkových výdavkov.
Implementácia vnútorných kontrol
Zneužívanie kariet pre verejné obstarávanie je hlavnou správou, ale často tieto zneužívania, najmä vo vládnych oddeleniach, zvyčajne vykazujú vysokú hodnotu v dolároch, často však predstavujú menej ako polovicu jedného percenta celkových výdavkov.
Avšak dochádza k zneužívaniu, ale môže byť kontrolované zavedením riadnych vnútorných kontrol na zníženie odpadu a zneužívania.
Silný smer riadenia je kľúčový pre úspešný program kariet v oblasti nákupov. Vedenie by malo jasne určiť, aké povolené spôsoby používania karty sú a definovať a ukladať sankcie za platobnú kriminalitu, podvod a zneužitie. Samozrejme, postupy implementácie back-office a zdroje musia byť zavedené na vykonanie kontrol. Ak nie sú k dispozícii dostatok prostriedkov na monitorovanie a riešenie zneužívania kariet na základe kúpnej zmluvy, zneužívanie bude pokračovať a bude sa zvyšovať, pretože jej používatelia vnímajú nedostatok záväzku v programe.
Kto dostane kartu?
Ďalším negatívom v programoch kariérneho nákupu je, že spoločnosti si myslia, že potrebujú dať karty všetkým svojim zamestnancom, ktorí nakupujú. Toto nie je ten prípad; Vydanie karty na obstarávanie je dôvera. Spoločnosť musí byť schopná dôverovať používateľovi karty, pretože v skutočnosti vynakladá peniaze spoločnosti . Mala by existovať schvaľovací proces, v ktorom musia byť zamestnanci vybraní, prehodnotení a schválení. Ak má zamestnanec zlý kredit, mal by mu byť poskytnutý firemný preukaz?
Ukladanie limitov výdavkov
Podobne ako každá kreditná karta, používateľ by mal mať kreditný limit.
Spoločnosti poskytujúce kreditné karty dávajú držiteľom kariet limit na základe ich schopnosti platiť. V prípade držiteľov kariet obstarávania by mali spoločnosti poskytnúť držiteľom kariet limit výdavkov, ktorý zodpovedá ich pozícii a pravdepodobnému výdavku. Napríklad osoba, ktorá je zamestnaná ako IT analytik, môže požadovať iba nákup atramentu tlačiarne a malých počítačových periférií, ktoré môžu mať len sumu niekoľko stoviek dolárov ročne. Limit výdavkov pre tohto zamestnanca by mal odzrkadľovať túto skutočnosť a nebol by mu poskytnutý celkový výdavkový limit vo výške 2500 USD, ktorý by mohol byť poskytnutý všetkým zamestnancom IT. Obmedzenia výdavkov by sa mali periodicky revidovať, aby zamestnancom bola poskytnutá primeraná úroveň na základe ich skutočných výdavkov.