Čo potrebujete zachrániť a organizovať
Do určitej miery závisia položky, ktoré potrebujete na to, aby ste vytvorili systém podávania žiadostí, a to vo veľkej miere závisí od vašej firmy.
Ak napríklad predávate hmotný produkt, potrebujete niečo, čo sleduje váš inventár. Tu je však všeobecný zoznam položiek, ktoré budete potrebovať, aby ste mohli sledovať svoju domácu firmu:
- Obchodné a marketingové plány.
- Právne dokumenty (tj papierové, obchodné licencie a registrácie duševného vlastníctva, zmluvy)
- Kontakty (profesionáli, klienti, dodávatelia, poskytovatelia služieb atď.)
- Finančné informácie (výkazy ziskov a strát, súvahy, účty splatné / prijaté)
- dane
- Obchodné náklady (príjmy)
- projekty
Spolu s týmto zoznamom budete chcieť pridať položky, ktoré sú špecifické pre vašu firmu.
Systémy pre organizáciu vašej domácej firmy
Kurzom budete používať rôzne metódy na ukladanie a spracovanie vašich dokumentov a ďalších dôležitých informácií. Kľúčovým faktorom je vybrať si metódu, ktorá vám najlepšie vyhovuje. Každý má iný spôsob myslenia a organizácie. Napríklad pre niektorých ľudí je viac zmysluplné usporiadať súbory abecedne, ale pre ostatných je jednoduchšie organizovať podľa dátumu.
Ak si nie ste istí tým, čo vám bude najlepšie pracovať, vyskúšajte jeden z nich a ak sa budete snažiť udržať ho, použite iný systém. Tu sú tri spôsoby usporiadania súborov a informácií:
Jednoduchý systém podávania obálok
Pre malé podniky, ktoré nevytvárajú príliš veľa papierov, je systém viazania dobrou voľbou.
Je tiež ideálny pre ľudí, ktorí majú radi všetko na jednom mieste alebo potrebujú informácie, aby boli mobilné. Systém spojovacích materiálov používa veľké trojzávitové spojivo, chrániče fólií a deliace úseky.
Použite rozdeľovače úsekov na usporiadanie kategórií vašej firmy, ako sú čakajúce objednávky, dokončené objednávky, hlavné kópie rôznych foriem ... atď. Odtiaľ začnete zhromažďovať súbory v ochranných fóliách. Akonáhle sa spojivo dostane naplno - na konci týždňa, mesiaca alebo troch mesiacov - to bude čas na očistenie. Stačí previesť súbory zákazkových objednávok a iné historické záznamy do tradičného systému podávania, ktorý dôkladne odzrkadľuje organizáciu vášho sprostredkovateľa.
Tradičný archivačný systém
Tradičné filingové systémy používajú kartotéku, visiace súbory a manilové priečinky. Takmer každý podnik bude v konečnom dôsledku potrebovať tento typ podania, pretože ich podnikanie rastie. V priebehu času je príliš veľa papierov, aby ste ich nemali. A keďže daňové záznamy je potrebné uchovať po dobu siedmich rokov, potrebujete miesto na uloženie všetkých týchto záznamov. Tradičné systémy archivovania sú ideálne pre položky, ktoré je potrebné uchovávať, ale nie pravidelne pristupovať, ako napríklad dane z predchádzajúceho roka a obchodné licencie. Tu je niekoľko tipov, ako získať tradičný systém podávania a úspech:
- Premýšľajte o tom, aký typ systému skutočne použijete. Môžete ísť o orechy nakupovať chladné kancelárske potreby a navrhnúť najkomplikovanejší a farebný systém archivovania na svete, ale ak to nebude vyhovovať vášmu štýlu práce, bude to plytvanie časom a peniazmi.
- Vytvorte systém na správu vášho papiera, ktorý umožňuje minimálne množstvo dotykov. Chcete sa vyhnúť vytváraniu hromádiek papiera a niekoľkokrát sa zaobchádzať s každým kusom. Namiesto toho sa snažte rozhodnúť o tom, kde musí papier potrebovať prvýkrát, keď sa ho dotknete.
- Vyčlenenie času na podanie . Je ľahké vyhnúť sa tejto úlohe ako mor, ale je to potrebné a pomôže vašej firme bežať oveľa hladšie. Najmä príjmy a iné položky, ktoré sa používajú v daňovej dobe, udržiavanie týchto vecí organizované, robí podanie vašich daní oveľa jednoduchšie.
Elektronický archivačný systém
Digitálny svet úplne nevylučuje potrebu ukladania papiera, ale uľahčuje ukladanie informácií. Digitálne systémy môžu vytvárať, odosielať a spravovať faktúry a môžu sledovať finančné prostriedky domácej firmy a následne ich dovážať do daňového softvéru pre elektronické podanie. Môžete skenovať príjmy a nechať ich uložiť do súboru vo vašom počítači (aj keď pravdepodobne by ste mali uchovávať aj papierovú verziu). Elektronické systémy dokážu ukladať klientov, zákazníkov a informácie o prospektoch v systéme riadenia vzťahov so zákazníkmi pre jednoduchý prístup, zasielanie e-mailov, účtovanie a ďalšie. Online systémy môžu byť použité na ukladanie vašich nápadov, pomoc pri spravovaní projektov, organizácii informácií alebo pri výskume.
Ale ako systémy papierových súborov, váš digitálny systém archivovania musí mať organizačnú štruktúru, pomocou priečinkov a súborov uložených vo vašom počítači alebo v oblakoch . Pre najjednoduchšiu správu použite v digitálnom systéme rovnakú štruktúru a názvy súborov, ako to robíte v papierovom systéme. Ak chcete chrániť digitálne súbory, zálohujte ich na samostatný pevný disk alebo na online úložný systém.
Kombinácia všetkých vyššie uvedených
Je pravdepodobné, že budete musieť použiť viac ako jeden systém na správu všetkých údajov a materiálu, ktoré potrebujete na ukladanie vo vašej firme. Najprv sa musíte rozhodnúť, čo vám najlepšie vyhovuje, a potom ho implementovať. Môžete mať napríklad systém viazania, ktorý vám pomôže zorganizovať každodenné riadenie vašej firmy, napríklad plán, marketing a kópie vašich formulárov.
Váš tradičný systém môže obsahovať všetky dlhodobé doklady, ako sú dane z predchádzajúcich rokov, povolenia a obchodné licencie a registrácie duševného vlastníctva. Môžete použiť digitálny systém na ukladanie vašich nápadov, ako je Evernote , a sledovanie projektov.
Na druhej strane, možno budete chcieť byť čo najviac digitálny, pomocou online zoznamu úloh a kalendára , skenovaním všetkých potvrdení do počítača a použitím softvéru alebo online služieb pre všetky ostatné potreby vášho podnikového riadenia. Napriek tomu budete stále chcieť, aby systém spravoval papier, ktorý sa generuje. Kľúčom je nájsť systém, ktorý je pre vás ľahký, aby sa držal a nájsť informácie, ktoré potrebujete, keď ho potrebujete.
Aktualizované v septembri 2016 Leslie Truex