Vydávanie týchto kariet zamestnancom znamená, že môžu vykonávať určité transakcie v mene podniku a neskôr podajú všetky príjmy hlavnému finančnému manažérovi na konci každého mesiaca. Ako spoločnosť, namiesto poskytovania hotovostných záloh pre každého zamestnanca, firemné kreditné karty sa ukážu byť najlepšou voľbou, pretože nebudete zapojení do problémov s rozdávaním hotovosti.
Pred vydaním firemných kariet však musíte zaviesť preventívne opatrenia. Bez toho, aby to bolo možné, môžu niektorí zamestnanci zneužiť obchodné prostriedky . Riziko neoprávneného nákupu sa zvyšuje, keď sú v rukách firemné kreditné karty a neexistujú ochranné opatrenia. Na kontrolu tohto rizika pomôžu nasledujúce pravidlá:
Na začiatku nastavte očakávania
Pri vydávaní kariet je vhodné nastaviť a informovať všetkých zamestnancov o tom, čo sa od nich očakáva, pokiaľ ide o používanie kariet. Musíte vytvoriť politiku, ktorá jasne vysvetľuje zodpovednosť držiteľa karty, druh výdavkov, ktoré by mali byť použité kartami a typ dokladov, ktoré by ste mali predložiť na každý výdavok.
To je jeden z kľúčových vecí, ktoré by každá spoločnosť mala zaviesť, aby obmedzila spôsob, akým držiteľ karty používa kartu. Bez toho by vaše podnikanie prinieslo mimoriadne náklady, ktoré nikdy neboli zahrnuté do rozpočtu, čo z dlhodobého hľadiska zvyšuje náklady na prevádzku podniku.
Uistite sa, že pravidlá karty sú správne pochopené
Ako vieme, väčšina zamestnancov nemá čitateľskú kultúru. To znamená, že ak ste práve vyčistiť firemné karty zamestnancov s právnou pokutou tlačou pravidiel bez toho, aby ste ich prebrali na to, ako alebo čo sa očakáva v súvislosti s používaním kariet, nepomôže, pretože mnohí z nich môžu používať kartu bez toho, aby si prečítali pravidlá.
Aby sa predišlo vyššie uvedenému scenáru, je dobré usporiadať stretnutie so zamestnancami a prijať ich prostredníctvom tejto politiky. Po tom by bolo dobré, keby sa písomne vyjadrili o pochopení politiky. To znamená, že v prípade, že zamestnanec nesúhlasí s tým, čo konštatuje politika, musia sa prijať vhodné opatrenia.
Buďte spokojní s výdavkami
Niekedy väčšina zamestnancov má tendenciu ísť proti pravidlám a skončiť s tým, že vynakladá viac, ako je to uvedené v politike. S týmto vo svojej mysli, je dobré, aby ste sa držali úzke karty o používaní obchodných kreditných kariet . Vedúci finančný úrad by mal informovať dozorných orgánov v každom oddelení, že im bude dané zodpovednosť za dohľad nad zamestnancami s kartami v tomto oddelení.
Týmto spôsobom sa minimalizuje zneužitie kariet zo strany zamestnancov. Keď zamestnanec vie, že existuje nejaká kontrola výdavkov na kartu, obáva sa, že sa zapojí do akýchkoľvek nepovolených nákupov, ktoré nie sú uvedené v politike.
Zabezpečte ochranné opatrenia na mieste
Peniaze sú hospodárskym zdrojom, a preto sú veľmi vzácne. To znamená, že ak zamestnanec zneužije svoje privilégiá na používanie karty, bremeno sa okamžite prenesie z podniku na spoločnosť. Vzhľadom na túto skutočnosť je v poriadku, aby ste na každej karte stanovili limity výdavkov.
Tí v riadiacich pozíciách by mohli mať vyššie limity v porovnaní s nižšími. Toto opatrenie má znížiť riziko neautorizovaných transakcií. Stanovený limit výdavkov by sa nikdy nemal prekonávať a mal by sa uviesť v politike. Ak niektorý zamestnanec prekročí tento limit, musí byť dodatočná čiastka odpočítaná z miezd plus sankcie.
Vždy vykonajte ročný prehľad
Program kreditných kariet spoločnosti sa musí každoročne revidovať. Je to preto, že niektorí zamestnanci sa mohli presťahovať z jedného oddelenia do druhého a keďže každé oddelenie má špecifický výdavkový limit, je potrebné vykonať každoročnú revíziu programu.
Týmto umožňuje aj vedúcim oddelení vydávať nové limity výdavkov v súlade s povinnosťami každého zamestnanca. Ak zamestnanec pracuje v oddelení, ktoré už nepotrebuje podnikovú kreditnú kartu, potom môže byť z programu odstránený.
Zvýšte efektivitu tým, že budete robiť sledovanie Ups
Je dobré, aby ste mali niekoho, kto nie je súčasťou vašej spoločnosti, ani držiteľ karty, aby ste urobili zhrnutia transakcií v mene spoločnosti a predložili vám ich na konci každého mesiaca. Hlavným účelom tejto určenej osoby bude uvádzať mená zamestnancov, ktorí neodovzdali včasné vysvetlenia a vyhlásenia o používaní karty.
To je jednoduchý spôsob, ako môžete sledovať, ktorí zamestnanci dodržiavajú pravidlá kariet a ktoré nie. Po uplynutí určitého časového obdobia sa môžete rozhodnúť, že na tých trvalých držiteľoch kariet budete bičovať, a to vždy proti pravidlám, či už dočasne alebo natrvalo odoberiete karty.
Vyhodnoťte Outliers
Pamätajte si, že zamestnancovi vydaná firemná karta by sa mala používať iba na niektorých položkách, ktoré sú užitočné pre spoločnosť a nikdy by sa nemali používať pri nákupe osobných predmetov, pokiaľ v núdzi. Preto je potrebné sledovať všetky výdavky, ktoré každý zamestnanec používa na karte na konci každého mesiaca.
Ak jeden alebo viacerí zamestnanci používajú kartu na osobné položky, malo by dôjsť k dôkladnému posúdeniu s cieľom zistiť, či ide o núdzovú situáciu alebo nie. Ak to nie je núdzový prípad, mali by sa voči držiteľovi karty prijať disciplinárne opatrenia. Naopak, ak by to bolo v dôsledku núdze, vzniknuté výdavky budú musieť byť odpočítané z platu držiteľa karty bez akéhokoľvek disciplinárneho opatrenia voči nim.
Rozdeľte riziko
Pravidlá vašej firemnej karty by mali zabezpečiť, že používateľ zamestnanca bude osobne zodpovedný za všetky zostatky kreditných kariet na vlastné riziko. Pri takejto politike bude spoločnosť potrebovať iba uhradiť finančné prostriedky jednotlivým držiteľom kariet podľa výšky schválených výdavkov.
To je to, o čom hovoríme ako zdieľanie rizika medzi spoločnosťou a zamestnancami. Je to dobrý spôsob, ako zaobchádzať so zamestnancami, ktorí majú tendenciu kupovať svoje osobné veci pomocou karty, pretože im bude poskytnutá len suma, ktorá zodpovedá iba schváleným výdavkom.